Rengöring Grunderna för din QuickBooks Company File - dummies

När du förstår vad arkivering i QuickBooks handlar om, är processen ganska enkel. För att kondensera QuickBooks företagsfil, följ dessa steg:

1. Välj kommandot Arkiv → Verktyg → Kondensdata.

   QuickBooks visar den första kondensdata-dialogrutan.

   

2. Välj alternativet Transaktioner före en specifik datum.

   Det här alternativet berättar QuickBooks om att du vill göra två saker: skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och smala ner arbetsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på arbetsversionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, slutna transaktioner om du väljer i steg 3 för att ta bort transaktioner.

3. Ange borttransaktioner före datum.

   För att ange det datum för vilket stängda transaktioner ska tas bort, ange datumet i datumrutan. Om du vill kondensera filen genom att ta bort transaktioner senast den 31 december 2016, skriv till exempel 1/1/2017 i datumrutan. Du behöver emellertid inte känna dig tvungen att ta bort en massa stängda transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks företagsfil som är 25 MB, 50 MB eller till och med 100 MB (megabyte).

   Även om du typiskt kondenserar en QuickBooks-fil genom att ta bort gamla stängda transaktioner skapar Condense-kommandot även filer utan transaktioner och filer med endast ett specificerat transaktionsintervall. Om du vill skapa en fil som innehåller listor och preferenser men inga transaktioner väljer du alternativknappen Alla transaktioner.

   Förresten kan du använda alternativet Alla transaktioner för att bygga en nästan tom fil som du kan återanvända (t.ex. för träning). Om du vill skapa en QuickBooks-fil som innehåller ett visst antal transaktioner väljer du alternativknappen Transaktioner utanför en datumintervall och anger sedan de datum som bokar intervallet i fönstren före och efter.

4. Klicka på Nästa när du slutar specificera vilka transaktioner QuickBooks ska ta bort.

   QuickBooks visar den andra kondensdata-dialogrutan.

   

5. Ange hur transaktioner ska sammanfattas.

   Om du vill sammanfatta historiska transaktioner använder QuickBooks en andra Condense Data-dialogruta för att fråga hur den ska sammanfatta historiska data: med en enda sammanfattande journalpost, med månatliga sammanfattande journalposter eller ingen sammanfattning alls. Välj den radioknapp som motsvarar det sammanfattande tillvägagångssätt som du vill ha.(Vanligtvis använder du det andra alternativet som anges - med QuickBooks skapas månatliga sammanfattande journalposter - så att du fortfarande kan generera meningsfulla jämförande månadsrapporter.)

6. Klicka på Nästa när du slutar specificera hur QuickBooks ska sammanfatta transaktioner.

   QuickBooks visar den tredje kondensdata-dialogrutan.

   

7. Ange hur lagertransaktioner ska kondenseras och klicka på Nästa.

   Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den tredje kondensdata-dialogrutan kan du berätta QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativknappen Summarize Inventory Transactions (Rekommenderad). (Om du inte vill ta bort gamla transaktioner, välj alternativknappen Behåll transaktionstransaktioner.)

   När du klickar på Nästa fortsätter du till den fjärde kondensdata-dialogrutan, vilken frågar vilka transaktioner som bör anses vara stängda.

8. Ange vilka transaktioner som ska tas bort och klicka på Nästa.

   QuickBooks ber om lite mer information om exakt vad som utgör en sluten eller gammal transaktion som ska tas bort. Du markerar kryssrutor för att ange huruvida transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är ofullständiga, markerade för att vara utskrivna, flaggade som att skickas och så vidare.

   När du klickar på Nästa flyttar du vidare till den femte kondensdata-dialogrutan.

   

9. Ange eventuell listrengöring som ska inträffa och klicka på Nästa.

   Använd den femte kondensdatadialogrutan för att berätta QuickBooks att förutom att ta bort gamla stängda transaktioner ska det rensa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor som berättar QuickBooks om att ta bort oanvända konton, oanvända kunder, oanvända leverantörer och så vidare. Genom att städa upp din lista genom att ta bort oanvända listobjekt reducerar du inte bara storleken på företagsfilen utan gör det också lättare för personer att arbeta med listan.

   När du klickar på Nästa visar QuickBooks den sjätte Condense Data dialogrutan. Dialogrutan berättar att arkivprocessen börjar med QuickBooks att göra en kopia av datafilen och att kondensoperationen kan ta flera minuter eller till och med flera timmar att slutföra.

   

10. Klicka på Start Condense.

    QuickBooks börjar processen med att kondensera datafilen.

11. Säkerhetskopiera datafilen när du blir ombedd.

    I början av kondensprocessen uppmanas QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks-företagsfilen som en del av en kondensoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks-företagsfilen när som helst.

    När du har säkerhetskopierat QuickBooks-företagsfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rengör sedan arbetsversionen av företagsfilen med hjälp av dina instruktioner. Återigen, som noteras i de tidigare stegen, kan rengöringsprocessen ta bara några minuter, eller det kan ta flera timmar om filen är väldigt stor.