Villkorlig formatering Vid jämförelse av listor i Excel - dummies

Du kan bli ombedd att jämföra två listor och välja de värden som finns i en lista men inte den andra, eller du kan behöva jämföra två listor och bara välja ut de värden som finns i båda listorna. Villkorlig formatering är ett perfekt sätt att uppnå endera uppgiften.

Markera värden som finns i List1 men inte List2

Figuren illustrerar en villkorlig formateringsövning som jämför kunder från 2013 och 2014 och markerar de kunderna 2014 som är nya kunder (de var inte kunder 2013).

Gör följande för att bygga den här grundläggande formateringsregeln:

1. Välj datacellerna i ditt målområde (celler E4: E28 i det här exemplet), klicka på fliken Hem i Excel-bandet, och välj sedan Villkorlig formatering → Ny regel.

   Här öppnas dialogrutan Ny formateringsregel.

   

2. I listrutan högst upp i dialogrutan klickar du på Använd en formel för att bestämma vilken cell som ska formateras.

   Detta val utvärderar värden baserat på en formel du anger. Om ett visst värde utvärderas till TRUE används den villkorliga formateringen på den cellen.

3. I formulärinmatningsrutan anger du formeln som visas med detta steg.

   Observera att du använder COUNTIF-funktionen för att utvärdera om värdet i målcellen (E4) finns i ditt jämförelsegrad ($ B $ 4: $ B $ 21). Om värdet inte hittas returnerar COUNTIF-funktionen en 0, vilket utlöser den villkorliga formateringen. Som med standardformler måste du se till att du använder absoluta referenser så att varje värde i ditt intervall jämförs med lämplig jämförelsecell.

   = COUNTIF ($ B $ 4: $ B $ 21, E4) = 0
   

   Observera att i formuläret exkluderar du de absoluta referensdollsymbolerna ($) för målcellen (E4). Om du klickar på cellen E4 istället för att skriva in cellreferensen gör Excel automatiskt din referensreferens absolut. Det är viktigt att du inte inkluderar de absoluta referens dollarn symbolerna i din målcell eftersom du behöver Excel för att tillämpa denna formateringsregel baserat på varje cells eget värde.

4. Klicka på knappen Format.

   Här öppnas dialogrutan Formatceller där du har en komplett uppsättning alternativ för att formatera teckensnittet, gränsen och fyllningen för målcellen. När du har valt dina formateringsalternativ klickar du på OK för att bekräfta dina ändringar och återgå till dialogrutan Ny formateringsregel.

5. I dialogrutan Ny formateringsregel klickar du på OK för att bekräfta din formateringsregel.

   Om du behöver redigera din villkorliga formateringsregel, placera du bara markören i någon av datacellerna i ditt formaterade område och gå sedan till fliken Hem och välj Villkorlig formatering → Hantera regler.Detta öppnar dialogrutan Villkorlig formateringsregleradministratör. Klicka på regeln du vill redigera och klicka sedan på knappen Redigera regeln.

Markera värden som finns i List1 och List2

Figuren illustrerar en villkorlig formateringsövning som jämför kunder från 2013 och 2014, och belyser de kunderna 2014 som finns i båda listorna.

Så här bygger du den här grundläggande formateringsregeln:

1. Välj datacellerna i ditt målområde (celler E4: E28 i det här exemplet), klicka på fliken Hem i Excel-bandet och välj Villkorlig formatering → Ny Regel.

   Här öppnas dialogrutan Ny formateringsregel.

   

2. I listrutan högst upp i dialogrutan klickar du på Använd en formel för att bestämma vilken cell som ska formateras.

   Detta val utvärderar värden baserat på en formel du anger. Om ett visst värde utvärderas till TRUE används den villkorliga formateringen på den cellen.

3. I formulärinmatningsrutan anger du formeln som visas med detta steg.

   Observera att du använder COUNTIF-funktionen för att utvärdera om värdet i målcellen (E4) finns i ditt jämförelsegrad ($ B $ 4: $ B $ 21). Om värdet hittas returnerar COUNTIF-funktionen ett tal som är större än 0, vilket utlöser den villkorliga formateringen. Som med standardformler måste du se till att du använder absoluta referenser så att varje värde i ditt intervall jämförs med lämplig jämförelsecell.

   = COUNTIF ($ B $ 4: $ B $ 21, E4)> 0
   

   Observera att du i formeln utesluter de absoluta referensdollsymbolerna ($) för målcellen (E4). Om du klickar på cellen E4 istället för att skriva in cellreferensen gör Excel automatiskt din referensreferens absolut. Det är viktigt att du inte inkluderar de absoluta referens dollarn symbolerna i din målcell eftersom du behöver Excel för att tillämpa denna formateringsregel baserat på varje cells eget värde.

4. Klicka på knappen Format.

   Här öppnas dialogrutan Formatceller där du har en komplett uppsättning alternativ för att formatera teckensnittet, gränsen och fyllningen för målcellen. När du har valt dina formateringsalternativ klickar du på OK för att bekräfta dina ändringar och återgå till dialogrutan Ny formatering.

5. Tillbaka i dialogrutan Ny formateringsregel, klicka på OK-knappen för att bekräfta din formateringsregel.

   Om du behöver redigera din villkorliga formateringsregel, placera du bara markören i någon av datacellerna i ditt formaterade område och gå sedan till fliken Hem och välj Villkorlig formatering → Hantera regler. Detta öppnar dialogrutan Villkorlig formateringsregleradministratör. Klicka på regeln du vill redigera och klicka sedan på knappen Redigera regeln.