Konvertera Word eller Excel-filer till PDF - dummies

Adobe Acrobat Creative Suite 5 innehåller verktyg som gör det enkelt att konvertera Microsoft Word och Excel-filer till PDF. När du installerar Acrobat på datorn söker den efter Microsoft Office-program. Om Acrobat lokaliserar Word, Excel, PowerPoint eller Outlook installeras det ett tillägg - PDF Maker - till dessa program som hjälper till att konvertera Microsoft Office-dokument till PDF med ett enda klick.

Även om Microsoft Word och Excel är utbredda standarder på många företagsdatorer, är de inte alltid det bästa valet för distribution av dokument.

Formateringen av Microsoft Word-dokument och Excel-kalkylblad ändras beroende på vilka teckensnitt som finns tillgängliga på användarens dator eller till och med skrivaren som de skriver ut, medan PDF-filer kan hålla filen ser konsekvent på olika datortyper.

Dessutom kan Microsoft Word och Excel-filer enkelt redigeras och användare kan också kopiera och extrahera information från dessa filer med få begränsningar, medan PDF-filer är svåra att kopiera från och de kan säkras med robusta säkerhetsalternativ.

Konvertera en Word- eller Excel-fil till en PDF-fil övervinner dessa begränsningar och är ganska enkel. Välj mellan två metoder:

• Se till att dokumentet som du vill konvertera till en PDF-fil är öppet och klicka sedan på Skapa PDF-knappen i huvudverktygsfältet för att konvertera dokumentet.

• Med Office 2003 eller tidigare väljer du Adobe PDF → Konvertera till Adobe PDF.

Oavsett vilken metod du väljer måste du ange platsen för PDF-filen som skapades och namnge filen om du inte har ändrat inställningarna för PDF Maker.

I Office 2007 klickar du på knappen Inställningar på fliken Acrobat eller med tidigare versioner av Office, väljer du Acrobat → Ändra omvandlingsinställningar. I dialogrutan Adobe PDF Maker avmarkerar du alternativet Fråga för PDF-filnamn så att PDF-filer genereras i ett steg utan att skriva in PDF-filnamnet.

Du kan lägga till funktionalitet i PDF-dokumenten du skapar. Klicka på fliken Preferenser om du arbetar i Office 2007 eller välj Acrobat → Ändra omvandlingsinställningar i tidigare versioner av Office. I dialogrutan som visas ska du granska följande inställningar:

• Bifoga källfil : Gör att det ursprungliga Office-dokumentet blir inbäddat i PDF-filen som en bilaga. När PDF-filen distribueras, ingår den ursprungliga källfilen i PDF-filen.

• Skapa bokmärken : Lägger till interaktiva bokmärken som gör det enkelt att navigera i PDF-filen.Bokmärken läggs till baserat på Microsoft Word-stilar, till exempel text som är utformad som rubrik 1. Bokmärkenna visas i bokmärkespanelen när du tittar på PDF-filen.

• Lägg till länkar : Omvandlar automatiskt Word-länkar, till exempel webbadresser, till PDF-länkar som du kan använda när du tittar på filen i Acrobat eller Adobe Reader. I dialogrutan PDF Maker-inställningar klickar du på fliken Word för att komma åt ytterligare länkalternativ som kan byggas in i PDF-filer som skapats från Word.