Skapa en revisors kopia av QuickBooks datafil - dummies

QuickBooks 2012 gör det lättare för revisorer att arbeta med klientdatafiler. Din klient skapar revisorns kopia av QuickBooks datafil genom att använda sin version av QuickBooks och den verkliga datafilen och skapar antingen en fil som klienten skickar till dig (t.ex. via mail eller via e-post) eller Intuit, tillverkaren av QuickBooks, skickar till dig.

Här är vad din klient behöver göra om kunden kommer att ta hand om att skicka filen till dig:

1. Välj Arkiv → Revisor Kopia → Klientaktiviteter → Spara filkommando.

   QuickBooks visar först ett meddelande som frågar klienten om han vill ha antingen en

   • En revisors kopia av filen

   • A portabel eller backup kopia av filen

   Du kan också skapa en revisors kopia genom att välja Arkiv → Skapa kopia och sedan välja Accountant's Copy-knappen.

   En portabel -fil är en riktig, levande kopia av QuickBooks-datafilen som har blivit lite skrynklig i storlek så att det är lättare att flytta runt (till exempel genom att skicka filen som en bilaga). En backup -fil är en säkerhetskopia, andra kopia av QuickBooks-filen du skapar (vanligtvis) så att du har en kopia av QuickBooks-datafilen om något händer med den ursprungliga QuickBooks-datafilen.

   

2. Välj Revisor Kopia och klicka sedan på Nästa för att fortsätta.

3. Ange ett delningsdatum.

   När en klient klickar på knappen Nästa för att fortsätta med att skapa en revisors kopia frågar QuickBooks honom för delningsdatumet. Transaktioner som faller före detta datum kan redigeras endast i revisorns kopia. Transaktioner som faller efter dessa uppgifter kan redigeras inuti både revisorens kopia och klientens kopia.

4. Klicka på Nästa för att fortsätta.

   Ett annat meddelande visas och berättar för klienten att QuickBooks måste stänga alla fönster för att skapa en revisors kopia. QuickBooks kan också berätta för klienten att sätta i en skiva.

5. Klicka på OK och sätt i disken (om det behövs).

   QuickBooks visar dialogrutan Spara kontoansökarens kopia.

   

6. Namn på revisorns kopia.

   Använd rutan Filnamn i dialogrutan Spara kontoansökarens kopia för att namnge revisorns kopia av QuickBooks-datafilen. Om det behövs kan klienten också använda rullgardinsmenyn Spara i för att ange var revisorns kopia av QuickBooks-datafilen ska sparas.

   Klienten måste komma ihåg var revisorns kopia av filen sparas. Denna fil ges till revisorn - via e-post, snail-mail eller sparad på en disk - för att revisor ska kunna använda den.

7. Skapa filen.

   Efter att kunden namngav revisorns kopia av datafilen och anger om det behövs, där revisorns kopia ska sparas klickar klienten på Spara. QuickBooks sparar sedan en revisors kopia av QuickBooks datafil.

   Den här datafilen överförs sedan till revisorn av klienten . Med andra ord måste kunden snail-maila eller e-posta filen.

   Din e-postleverantör kan begränsa storleken på bilagor (inklusive QuickBooks-filer) som du kan skicka via e-post. Om storleken saknar dig kan du ladda upp QuickBooks-filen till Intuit-webbplatsen genom att välja Arkiv → Revisors Kopia → Klientaktiviteter → Skicka till Revisor. Intuit skickar sedan din revisor ett meddelande med en klickbar länk som hon kan använda för att ta tag i filen.

   Revisor kopior använder sig av tre filtyper. Revisoröverföringsfilen (med filnamnstillägget. Qbx) är vad en klient skapar och ger till revisorn. Den faktiska revisorns kopia (med QBA-filtillägget) är vad revisorn arbetar med efter att han eller hon öppnat revisorsöverföringsfilen. Och äntligen finns det exportörsfilen för revisor (med filnamnstillägget. Qby).