Skapa ett index i Word 2011 för Mac - dummies

Kanske jobbar du med ett långt dokument i Word där du vill ha ett index med sidnummer. Ord i Office 2011 för Mac kan automatisera denna uppgift för dig. Denna procedur innebär tre steg:

1. Generera en tabell med ord eller fraser som ska indexeras, sparas som en särskild fil som heter concordance-fil.

2. Markera de ord eller fraser som ska användas i indexet.

3. Generera indexet.

Skapa en tabell med ord och fraser till index

Word är ganska smart, men du måste berätta ord eller ord som ska användas i indexet och vilka indexrubriker som ska göras. Du säger Word de ord eller fraser som ska användas i indexet genom att skapa en concordance-fil. Följ dessa steg för att skapa en concordance-tabell:

1. I Word väljer du Arkiv → Nytt tomt dokument.

2. Välj Tabell → Infoga → Tabell i menyn.

3. I dialogrutan Infoga tabell anger du Antal kolumner till 2.

4. Klicka på OK för att stänga dialogrutan Infoga tabell.

5. Fyll i cellerna:

   Vänster kolumn: Sätt alla orden från ditt dokument som ska markeras för indexering i den vänstra kolumnen, ett ord eller en fras per cell.

   Höger kolumn: Ange lämpligt dokumentindexrubrik som motsvarar varje ord i den vänstra kolumnen.

   Använd inte kolumnrubriker: Inget annat kan finnas i concordance-filen utom din tabell med två kolumner.

6. Välj Arkiv → Spara för att spara tabellen som ett Word-dokument och välj sedan Arkiv → Stäng för att stänga konformanstabelldokumentet.

Markera orden eller fraserna som ska användas i indexet

När du har sparat din concordance-fil kan du använda den för att skapa ett index från ett långt dokument. Följ dessa steg för att använda en concordance-fil:

1. I Word, välj Arkiv → Öppna.

2. Välj det Word-dokument du vill indexera, men öppna inte det ännu.

3. I dialogrutan Filåter Öppna väljer du Kopiera från popupmenyn Öppna och sedan på Öppna-knappen för att öppna en kopia av dokumentet som du vill indexera.

4. I dokumentets kopia väljer du Infoga → Index och tabeller.

   

5. Klicka på fliken Index och klicka sedan på knappen AutoMark.

6. Navigera till den konkordansfil du sparade tidigare och klicka sedan på Öppna-knappen.

Generera indexet

Följande steg skapar indexet:

1. Klicka i dokumentet för att ställa in infogningsmarkören till den plats där du vill skapa indexet.

2. I Word väljer du Infoga → Index och tabeller.

3. Klicka på Index-fliken om den inte redan är vald.

4. Välj typ, format, flikslagsstil och så vidare; eller gå med standardinställningarna för att formatera ditt index.

5. När du har gjort alla dina val klickar du på OK.

   

När du gör ditt index, tänk på hur du vill att underrubriker ska fungera i ditt dokument. Experimentera fritt tills du får precis det rätta resultatet.