Skapa ett pivottabell i Excel 2007 - dummies

En pivottabell är en speciell typ av sammanfattande tabell som är helt unik för Excel 2007. Pivottabeller är bra för att sammanfatta värden i en tabell eftersom de gör sin magi utan gör att du skapar formler för att utföra beräkningarna. Pivottabeller låter dig också leka med arrangemanget av de sammanfattade data. Det är denna förmåga att ändra arrangemanget av de sammanfattade data i flygningen genom att bara rotera rader och kolumnrubriker som ger pivottabellen sitt namn.

1. Öppna det kalkylblad som innehåller tabellen du vill sammanfatta med pivottabellen och välj vilken cell som helst i tabellen.

   Kontrollera att tabellen inte har några tomma rader eller kolumner och att varje kolumn har en rubrik.

2. På fliken Infoga, klicka på kommandoknappen PivotTable i tabellen Grupp.

   Klicka på den övre delen av knappen; Om du klickar på pilen klickar du på PivotTable i rullgardinsmenyn. Excel öppnar dialogrutan Skapa pivottabell och väljer alla tabelldata som indikeras av en markering runt cellområdet.

3. Justera intervallet i textrutan Tabell / Räckvidd under alternativknappen Välj en tabell eller Räckvidd, om det behövs.

4. Välj plats för pivottabellen.

   Som standard bygger Excel pivottabellen på ett nytt arbetsblad som läggs till i arbetsboken. Om du vill att pivottabellen ska visas på samma kalkylblad klickar du på alternativknappen Existerande kalkylark och anger sedan placeringen av den första cellen i den nya tabellen i textrutan Plats.

   

   Ange datakällan och pivottabellens plats i dialogrutan Skapa pivottabell.

5. Klicka på OK.

   Excel lägger till ett tomt rutnät för det nya pivottabellen och visar en PivotTable Field List-arbetsruta på höger sida av kalkylbladsområdet.

   Fältlistens arbetsruta är uppdelad i två områden: fältet Välj fält att lägga till i rapportlistan med namnen på alla fält i källdata för pivottabellen och ett område uppdelat i fyra droppzoner (rapportfilter, Kolumn etiketter, rad etiketter och värden) längst ner.

   

   Ny pivottabell som visar tomtabellnätet och aktivitetsfönstret PivotTable Field List.

6. För att slutföra pivottabellen, tilldela fälten i arbetsfönstret PivotTable Field List till de olika delarna av tabellen. Du gör det genom att dra ett fältnamn från fältet Välj fält för att lägga till i rapportlistan och släppa det i ett av de fyra områdena nedan kallade dropzoner:

   • Rapportfilter: Detta område innehåller de fält som gör att du kan sidan genom de datasammanfattningar som visas i själva pivottabellen genom att filtrera ut uppsättningar data - de fungerar som filter för rapporten.Så om du till exempel anger årsfältet från ett bord som ett rapportfilter kan du visa datasammanfattningar i pivottabellen för enskilda år eller för alla år som representeras i tabellen.

   • Kolonnetiketter: Detta område innehåller de fält som bestämmer arrangemanget för data som visas i kolumnerna i pivottabellen.

   • Rödetiketter: Detta område innehåller de fält som bestämmer arrangemanget av data som visas i raderna på svängbordet.

   • Värden: Det här fältet innehåller de fält som bestämmer vilken data som presenteras i pivottabellerna. De är de värden som sammanfattas i sin sista kolumn (totalt som standard).

7. Fortsätt att manipulera pivottabellen efter behov tills önskad resultatvisning visas.

   

   Slutfört pivottabell efter att fälten från anställdbordet till de olika droppzoner har lagts till.

Så snart du skapar ett nytt pivottabell (eller välj en cell i en befintlig tabell i ett kalkylblad), visar Excel fliken Alternativ på kontextfliken PivotTable Tools. Bland de många grupperna på den här fliken hittar du Visa / Dölj-gruppen som innehåller följande användbara kommandoknappar:

• Fältlista för att dölja och återuppspela fönstret PivotTable Field List på höger sida i arbetsbladet.

• +/- Knappar för att dölja och återuppspela knapparna expandera (+) och kollapsa (-) framför specifika kolumnfält eller radfält som gör att du tillfälligt kan ta bort och sedan återuppspela deras speciella sammanfattade värden i pivot tabell.

• Fälthuvud för att dölja och återuppspela fälten som tilldelats kolumnetiketterna och radmärkningarna i pivottabellen.