Skapa och hantera uppgifter i Outlook - dummies

Du kan använda fönstret Uppgifter i Outlook för att se vad du behöver gör när du behöver göra det och om du borde ha gjort det för en tid sedan. På listrutan Uppgifter visar förfallodagar tydligt hur smart pisken är knäckt och hur nära är det att träffa eller sakna tidsfrister. En grå linje visas över de uppgifter som du fyller i. Uppgifter som är försenade visas i rött.

Ange en uppgift i fönstret Uppgifter

Outlook erbjuder två sätt att ange en uppgift i fönstret Uppgifter:

Det snabba sättet: Följ dessa steg för att snabbt ange en uppgift:

1. Klicka på toppen av fönstret där det står "Klicka här för att lägga till en ny uppgift. ”

2. Skriv några ord för att beskriva uppgiften.

3. Ange förfallodagen i rutan Förfallodatum.

Skriv in datumet, skriv det själv eller öppna rullgardinsmenyn och välj ett datum där.

Det långsammare men noggrannaste sättet: Om du vill få din uppgift att ställa upp precis, följ dessa steg:

1. Klicka på knappen Ny, tryck Ctrl + N eller välj Åtgärd -> Ny uppgift.

Du ser uppgiftsformuläret. Den här blanketten har platser där du kan skriva in alla typer av uppgifter om din uppgift.

2. Beskriv uppgiften i uppgiftsformuläret.

3. Ange start- och förfallodagar.

4. Beskriv uppgifternas status.

5. Prioritera uppgiften.

6. Notera anteckningar om uppgiften.

7. Klicka på Spara och Stäng när du avslutar beskrivningen av uppgiften.

Genom att klicka på Återkommande-knappen i uppgiftsformuläret kan du ange en uppgift som upprepas om och om igen. I dialogrutan Uppgift Återkommande, beskriv hur ofta uppgiften återkommer. Outlook markerar återkommande uppgifter i uppgiftsfönstret med en ovanlig ikon. Det ser ut som om ett urklipp med en toalettpapper som fastnar på den.

Använd fliken Detaljer i uppgiftsformuläret för att spåra timmarna du arbetar på ett projekt, vilka företag du arbetar för, och hur många miles du loggar på kommer du att arbeta med.

Hantering och hantering av uppgifter

När tiden kommer att hantera uppgifterna i fönstret Uppgifter bör du vara en sträng arbetsledare. Här följer några tips för hantering och hantering av uppgifter:

• Markera en uppgift som fullständig: Klicka på kryssrutan bredvid uppgiftsnamnet i Aktivitetsfönstret. Outlook gör en rad genom genomförda uppgifter.
• Radera en uppgift: Välj uppgiften och klicka på Radera eller tryck Ctrl + D.
• Redigera en uppgift: Dubbelklicka på en uppgift i uppgiftsfönstret för att öppna uppgiftsformuläret och ändra uppgifterna där.

Outlook erbjuder ett antal tekniker för att lokalisera uppgifter i ett trångt uppgiftsfönster:

• Ändra vyer i uppgiftsfönstret: Öppna rullgardinsmenyn Nuvarande vy och välj den vy som sannolikt kan visa upp uppgift du letar efter.
• Kategorera uppgifter: Tilldela uppgifter till kategorier och välj Efter kategori i rullgardinsmenyn Nuvarande visning för att ordna uppgifter per kategori.
• Använd kommandot Sök: Om det värre kommer sämst kan du alltid tillgripa kommandot Sök för att hitta en omvänd uppgift.