Skapa en arbetsuppskattning med QuickBooks 2005 - dummies

QuickBooks Pro och QuickBooks Premier har en funktion som är mycket intressant för företag som gör jobb eller projekt för sina kunder: entreprenörer, konsulter, ingenjörer, arkitekter, och så vidare. QuickBooks Pro och QuickBooks Premier (till skillnad från det vanliga Basic QuickBooks-programmet) har möjlighet att göra enkelt projekt eller jobbkostnad. Denna förmåga innebär att ditt företag kan skapa projekt- eller arbetsuppskattningar, spåra kostnader genom projekt eller jobb och fakturera fakturor per projekt eller jobb.

I QuickBooks Pro börjar jobbkostnaden med en uppskattning. En uppskattning är bara en lista över de beräknade kostnaderna du kommer att ådra sig för ett jobb som du ska utföra för en viss kund.

Om du antar att du redan har skapat ett jobb och har sagt till QuickBooks använder du uppskattningar. Här följer stegen som du följer för att skapa en uppskattning:

1. Hämta formuläret.

Välj kunder -> Skapa uppskattningar. QuickBooks öppnar ett formulär för uppskattning, vilket har en otrolig likhet med formuläret Skapa fakturaer som du har sett om du har arbetat med QuickBooks alls.

2. Börja fylla i ämnena.

Välj rätt kund: Jobb i listrutan längst upp i formuläret. QuickBooks Pro fyller automatiskt in så mycket information som möjligt - normalt minst Namn / Adress-rutan - på formuläret.

Om du har konfigurerat QuickBooks Pro för att spåra klasser visas den lämpliga rullgardinsmenyn uppe i det övre mitten av formuläret. Gå vidare och använd rutan, om det är lämpligt.

Glöm inte att ändra standardinställningarna - till exempel datum och uppskattning #.

3. Lägg till raderna - detaljer, detaljer, detaljer.

Du fyller i detaljerna i ett Skapa uppskattningsfönster på samma sätt som du fyller i detaljerna i fönstret Skapa fakturor.

Alla rader som du vill inkludera i din uppskattning av arbetsuppgifter måste beskrivas i listorna. Observera att eftersom du ofta säljer jobb till kunder och kunder, som delvis använder en uppskattning, vill du vanligtvis inkludera fullständiga beskrivningar av objekten. (Vissa entreprenörer, till exempel, använder ofta flera rader av beskrivande text för att fullständigt förklara varje objekt som visar på uppskattningen.)

4. Lägg till valfri information.

Om du vill, använd någon av de andra rutorna som finns i fönstret Skapa uppskattningar för att samla in och lagra ytterligare information. Till exempel, precis som i fönstret Skapa fakturor, kan du klicka på listrutan Kundmeddelande och skriva ett vänligt meddelande, eller du kan använda en i listrutan.

Du kan också använda Memo-fältet för att skriva en anteckning om dig själv om jobbet om du vill. Eller kanske några anteckningar för manuset som du har tänkt på att lägga till studiorna. Vad som helst som passar dig.

Om du vill inkludera andra objekt i fönstret Skapa uppskattningar kan du anpassa det här fönstret. Välj Anpassa från listrutan Mall i övre högra hörnet av fönstret Skapa uppskattningar. QuickBooks ger dig en lista över dina uppskattningsformulär. Välj den du vill redigera. (Du kan bara ha en uppskattningsform på listan om du aldrig har skapat en ny.) Klicka på knappen Ny eller Redigera. Om du klickar på Ny visar QuickBooks dialogrutan Anpassa uppskattning.

Innan du skriver ut denna uppskattning, kom ihåg att fönstret Skapa uppskattningar inte är samma information som visas på den skriftliga uppskattningen. För att se hur den tryckta versionen ser ut, klicka på nedpilen bredvid knappen Skriv ut i fönstret Skapa uppskattningar och välj Förhandsgranska i listrutan. Resultatet är en bild på hela sidan, krympt för att passa på skärmen.

Om du inte har sparat din uppskattning ändå, fortsätt och klicka på Spara & Ny eller Spara & Stäng.

För att undersöka uppskattningen (eller någon form av QuickBooks-formulär på skärmen), klicka antingen på Zooma in-knappen längst upp på skärmen Förhandsgranskning eller flytta muspekaren över bilden. När markören ser ut som ett förstoringsglas med ett plustecken i det, klicka på vänster musknapp. Eftersom du bara kan se en del av förhandsvisningen åt gången så använder du rullningsfälten längst ner och till höger om att flytta till de olika områdena.

Observera att förstoringsglaset nu har ett minustecken i det och Zoom In-knappen växlar till Zooma ut. Om du fyller i mer än en uppskattning kan du använda knapparna Föregående sida och Nästa sida på skärmen Förhandsgranskning för att titta på andra uppskattningar. När du är klar klickar du på Stäng-knappen.

När du kommer tillbaka till fönstret Skapa uppskattningar, klicka på knappen Skriv ut; QuickBooks Pro visar dialogrutan Skriv ut en uppskattning. Klicka på Skriv ut för att skriva ut beräkningen utan ytterligare ado.

Om du inte har använt QuickBooks för att skriva ut beräkningar innan, måste du kanske först konfigurera skrivaren för den här uppgiften. För att göra det, välj Arkiv -> Skrivarinställningar och välj Estimate i listrutan Formnamn. Ange sedan skrivarinställningarna som du vill ha för att skriva ut skattningar. (Den här processen fungerar på samma sätt som för utskrift av andra former, till exempel fakturor.) Klicka på OK när du är klar. Dialogrutan Skriv ut en uppskattning som QuickBooks visar när du klickar på Skriv ut i fönstret Skapa uppskattningar fungerar också på samma sätt som dialogrutan Skriv ut en faktura.