Skapa en beställning i QuickBooks - dummies

En inköpsorder tjänar ett enkelt syfte: Det berättar för någon leverantör att du vill köpa något objekt. Faktum är att en inköpsorder är ett kontrakt att köpa.

Många småföretag använder inte inköpsorder. Men när de växer till en viss storlek bestämmer många företag att använda dem eftersom inköpsorder blir permanenta poster över objekt som du har beställt. Vidare formaliserar inköpsprocessen ofta ett inköpsprocess i ett företag. Du kan till exempel bestämma att ingen i ditt företag kan köpa något som kostar mer än 100 dollar om de inte får en inköpsorder. Om du bara kan utfärda köporder har du effektivt kontrollerat inköpsverksamheten genom denna procedur.

Så här använder du QuickBooks för att skapa beställningar, följ dessa steg:

1. Berätta QuickBooks som du vill skapa en beställning genom att välja Leverantörer -> Skapa inköpsorder.

QuickBooks visar fönstret Skapa inköpsorder.

Observera att om leverantörsmenyn inte tillhandahåller ett kommando för beställning av inköp, vet QuickBooks inte att du vill skapa beställningar.

2. Använd rullgardinsmenyn Leverantörs meny för att identifiera leverantören från vilken du vill köpa objektet.

Listrutan Leverantör listar varje leverantör i din leverantörslista.

3. (Valfritt) Klassificera inköpet med listrutan Klass.

4. (Valfritt) Ange en annan leveransadress i listrutan Skicka till.

Listrutan Skicka till listan visar en lista över alla dina kunder, säljare och anställda. Du väljer skeppet för att adressera genom att välja ett av dessa andra namn. När du har valt en post från listan Sänd till, fyller QuickBooks i fältet Skicka till adress med lämplig information.

Fönstret Skapa inköpsorder levererar några vanliga och förhoppningsvis bekanta knappar och lådor: Föregående, Nästa, Skriv ut, Sök, Stavning, Historik och Mall.

5. Bekräfta inköpsorderdatumet.

I början lägger QuickBooks det aktuella systemdatumet i rutan Datum. Du bör dock bekräfta att det datum som QuickBooks går in som inköpsdatum är korrekt. Detta är kontraktets datum. Ofta anger datumet avtalsvillkor - som antal dagar som föremålet måste sändas inom.

6. Bekräfta inköpsordernumret.

Beställningsnummer, eller P.O.-nummer, identifierar inköpsorderdokumentet unikt. QuickBooks sekventiellt numrerar inköpsorder för dig och placerar nästa nummer i P.O. nr-låda. Gissningen att QuickBooks gör om rätt beställningsnummer är vanligtvis korrekt, men om det inte är korrekt anger du ersättningsnumret.

7. Bekräfta säljaren och skicka till information.

Leverantörsblocket och Ship To Block identifierar säljaren från vilken du köper varan och det skepp som du vill att säljaren ska skicka sändningen till. Denna information ska vara korrekt om din leverantörslista är aktuell och du har använt listrutan Ship to Ship korrekt för att identifiera, om nödvändigt, en alternativ Ship To-adress. Bekräfta dock att informationen som visas i dessa två adressblock är korrekt. Om informationen inte är korrekt, fixar du det självklart. Du kan redigera adressblockinformation genom att välja fel information och sedan skriva in vad som helst som ska visas.

8. Beskriv varje objekt som du vill beställa.

Du använder kolumnerna i fönstret Skapa inköpsorder för att beskriva i detalj varje objekt som du vill beställa som en del av inköpet. Varje objekt går på egen rad. För att beskriva ett objekt som du vill köpa från leverantören, ger du följande bitar av information:

• Artikel: Med kolumnen Item kan du spela in det unika artikelnumret för objektet du vill köpa. Kom ihåg att objekt måste anges eller beskrivas i objektlistan. Det viktigaste du behöver veta om artikellistan är att allt som du vill visa på fakturan - eller, för den delen, i inköpsorder - behöver beskrivas i objektfilen.

• Beskrivning: Kolumnen Beskrivning visar beskrivningen för objektet du väljer. Du kan även redigera fältet Beskrivning så att det ger mening för kunder eller leverantörer.

• Antal: Antal kolumner låter dig identifiera den mängd av objektet du vill ha. Du anger självklart det antal objekt du vill ha i det här fältet.

• Pris: Med kolumnen Pris kan du ange priset per enhet eller pris per enhet för objektet. Observera att QuickBooks använder olika etiketter för den här kolumnen beroende på vilken typ av verksamhet du har ställt in.

• Kund: I kolumnen Kund kan du identifiera den kund för vilken varan köps.

• Mängd: Mängden kolumn visar den totala kostnaden för objektet. QuickBooks kommer att beräkna beloppet för dig genom att multiplicera kvantiteten med priset (eller priset). Du kan även redigera kolumnbeloppet. I det här fallet justerar QuickBooks hastigheten (eller priset) så att kvantitetstiden alltid motsvarar beloppet.

Du måste ange en beskrivning av varje objekt som ska ingå i inköpsordern. Det betyder till exempel att om du vill beställa sex artiklar från en leverantör bör din inköpsorder innehålla sex rader med information.

9. Skriv ut beställningen.

Du kommer att vilja skriva ut beställningsordern. Syftet med att registrera en inköpsorder i QuickBooks är att skapa en formell registrering av ett köp. Du vill nästan alltid överföra denna beställning till säljaren.Inköpsordern säger till försäljaren exakt vad du vill köpa och det pris du är villig att betala. För att skriva ut inköpsordern kan du klicka på knappen Skriv ut. Du kan också skriva ut beställningar senare i ett parti. för att göra det, spara alla inköpsorder som du vill skapa och välj sedan kommandot Arkiv -> Skriv ut formulär -> Beställningsorder.

10. Spara inköpsordern.

För att spara din beställningsorder, klicka antingen på Spara och Stäng eller på Spara och Ny. Om du klickar på Spara & Ny knapp sparar QuickBooks den inköpsordern och redisplays en tom version av fönstret Skapa inköpsorder så att du kan spela in en annan inköpsorder.