Skapa en regel i Lotus Notes 6 - dummies

A regel berättar om vad som ska göras med vissa inkommande meddelanden. Du kan till exempel ha en regel som alltid sätter meddelanden med ett visst ord i ämnesfältet i en viss mapp eller en regel som flyttar e-post från en viss person direkt till papperskorgen, eller kanske en regel som omedelbart ändras vikten av något meddelande som du får från din chef till hög. Se dina regler genom att klicka på ordet Regler i navigeringsfönstret.

För att skapa en ny regel, klicka först på mappen Regler i navigationsfönstret i ditt mail. Klicka sedan på knappen Åtgärdsfältets nya regel. Figur 1 visar dialogrutan (ganska stor) Ny regel som visas.

Figur 1: Skapa en ny regel här.

Som du kan se från Figur 1 är dialogrutan Ny regel uppdelad i tre sektioner. Denna regel bestämmer huruvida regeln är aktiverad. Ange villkoren för vilka meddelanden regeln ska handla, och Ange åtgärder bestämmer vad regeln ska göra med de meddelanden som den väljer.

Som standard är varje ny regel du skapar aktiverad. Du kan dock ha en regel som du vill avaktivera tillfälligt. till exempel kanske du inte vill att inkommande mailmeddelanden skickas till den mappen, för tillfället. Högst upp i dialogrutan använder du alternativknapparna för den här regeln är att bestämma om regeln ska genomföras. Välj På-knappen i fältet (standard), och regeln gör vad du sa det att göra. Å andra sidan, om du väljer Off-knappen, avbryts din regel tills du aktiverar den igen.

Skapa en regels skick

Fälten i avsnittet Ange villkor i dialogrutan Ny regel bestämmer de meddelanden som din regel ska tillämpas på. Grundsidan är att använda dessa fält för att skapa ett kriterium och sedan använda knappen Lägg till för att spara tillståndet. Vissa regler kan bara ha ett villkor, till exempel Ämne innehåller Vuxen . Andra kan vara mer komplicerade, med mer än ett tillstånd. Du kan till exempel ha en regel som letade efter inkommande meddelande med orden Försäljningsuppdateringar i ämnesraden som skickades av en kille med namnet Rob Fichtel.

När du definierar det andra rullgardinsfältet i avsnittet Ange villkor i dialogrutan kan du välja mellan 13 olika platser att se:

• avsändare: Välj meddelanden med namnet på den person som skickade budskapet. Du kan till exempel skapa en regel som automatiskt söker efter meddelanden från din chef.
• ämne: Välj meddelanden baserat på vad som finns i meddelandets ämne, till exempel Försäljningsuppdatering .
• body: Hitta meddelanden med ett visst ord eller fras någonstans i meddelandets kropp.
• vikt: Välj meddelanden baserat på den betydelse som avsändaren valde för den (High / Medium / Low).
• leveransprioritet: Välj meddelanden baserat på leveransprioriteten som författaren tilldelade meddelandet.
• till: Välj meddelanden med namnet på personen eller personerna i meddelandets Till-fält.
• cc: Välj meddelanden med namnet på personen eller personerna i meddelandets cc-fält.
• bcc: Välj meddelanden med namnet på personen eller personerna i meddelandets bcc-fält.
• till eller cc: Välj meddelanden med namnet på personen eller personerna i meddelandefältet Till eller cc.
• Kropp eller ämne: Ange ett kriterium som Notes kommer att leta efter både i ämnet och i meddelandena.
• Internetdomän: Ange meddelanden från ett visst företag, t.ex. ibm. com eller ditt kundföretag. com.
• storlek: Ange meddelanden av en viss storlek.
• alla dokument: Använd din regel på alla nya meddelanden.

När du har meddelat Anteckningar var du ska leta, använder du det tredje fältet i avsnittet Ange villkor i dialogrutan för att berätta om vilken typ av jämförelse du är intresserad av:

• innehåller: Termen som du anger i det tredje fältet kan förekomma var som helst i det fält som du väljer i det första fältet.
• innehåller inte: Oavsett vad du valde i det första fältet får du inte inkludera det du anger i det tredje fältet.
• är: Vad du än väljer i det första fältet måste vara exakt samma som vad du anger i det tredje fältet.
• är inte: Oavsett vad du valde i det första fältet kan det inte vara vad du anger i det tredje fältet.

Använd slutligen det tredje fältet i avsnittet Ange villkor för att meddela Noter vad du söker. Skriv bara sökordet - en persons namn, det ord som du vill hitta i meddelandekroppen, Internetdomännamnet osv. - i det tredje fältet.

När du har definierat de tre delarna av tillståndet, klicka på knappen Lägg till för att spara tillståndet. Om du ändrar dig efter att du har sparat ett villkor kan du använda knapparna Ta bort och ta bort alla för att redigera eventuella misstag. Du måste välja villkoret i fältet Meddelande när Anmäl som uppfyller dessa villkor och klicka på Ta bort för att ta bort det.

Ibland kanske du vill ha en regel med mer än ett villkor. Kanske är regeln avsedd att hitta meddelanden från en viss kund och det har också orden ny order i ämnesraden. En regel kan ha så många villkor som du vill ha; Håll bara med den knappen Lägg till om du behöver mer än en.

När du anger flera villkor för en regel kanske du vill att Notes ska fungera endast om varje -kriterium är uppfyllt. Andra gånger kanske du vill att Notes ska fungera om någon av de angivna kriterierna är uppfyllda. I exempel 1 visas Notes för att radera varje meddelande vars kropp eller ämne innehåller ordet Vuxen . Ordet Vuxen behöver inte visas på båda ställena för att aktivera regeln.Om du föredrar kan du ställa in Notes så att ordet Vuxen måste visas i ämnet kropp och för att aktivera regeln. Du kontrollerar den här funktionen genom att välja AND eller OR i det första rullgardinsfältet. Det här fältet visas bara efter att du har klickat på Lägg till för att lägga till minst ett villkor för din regel.

Definiera en regels åtgärd

När du har meddelat Anteckningar om vilka meddelanden en regel ska fungera använder du avsnittet Ange åtgärder i dialogrutan för att bestämma vilka anteckningar som ska göras med de här meddelandena. Det här är delen av dialogrutan där du berättar Anteckningar om att du vill att dessa vissa meddelanden ska flyttas till en viss mapp, raderas och så vidare.

Detta avsnitt i dialogrutan har två fält. Den första - en rullgardinslista - berättar om vad du vill göra för dessa meddelanden. Det andra fältet berättar Anteckningar var de ska sätta dem.

I det första fältet kan du välja mellan sex saker med ett meddelande som uppfyller villkoren som du fastställde högst upp i dialogrutan Ny regel:

• Flytta till mapp: Anteckna anteckningar till flytta matchande meddelanden till en viss mapp, namnet som du anger i det andra fältet eller använd knappen Välj för att välja, vilka båda visas när du väljer det här alternativet.
• Kopiera till mapp: Berätta Anteckningar för att flytta matchande meddelanden till en viss mapp, namnet som du anger i det andra fältet eller använd knappen Välj för att välja vilka båda visas när du väljer det här alternativet. Det här skiljer sig från att flytta till en mapp genom att meddelandet förblir i din inkorg.
• skicka kopia till: Skicka automatiskt meddelandet till någon annan.
• Ange utgångsdatum: Markera det datum då meddelandet upphör att gälla.
• ändra betydelse för: Markera meddelandets betydelse som High, Medium eller Low - oavsett hur avsändaren anger meddelandets vikt.
• delete: Ta bort meddelandet.

När du använder den här listrutan för att bestämma vad som ska hända med meddelandena, använd fältet till höger för att ange namnet på mappen eller namnet på personen som ska skickas vidare till och så på. Fältet till höger visas eller beror inte på vad du har valt i listrutan.

När du har definierat regelns villkor och åtgärder, klicka på OK-knappen längst ner i dialogrutan Ny regel för att spara den. Din nya regel visas i Regler-vyn i ditt mail.

Liksom med förhållanden kan en regel ha mer än en åtgärd. Du kan till exempel skapa en regel som letar efter meddelanden från en viss kund och vidarebefordrar automatiskt det meddelandet till din assistent efter att du även skickat meddelandet i en särskild mapp.