Skapa signaturer för dina meddelanden - dummies

Många gillar att lägga till en signatur till slutet av varje meddelande de skickar. En signatur är vanligtvis en liten del av texten som identifierar dig för alla som läser ditt meddelande och berättar något du vill att alla ska veta. Många människor inkluderar deras namn, företagets namn, företagets webbadress, motto, lite försäljningsslag eller en del av personuppgifter.

Du kan säga att Outlook automatiskt lägger till en signatur för alla dina utgående meddelanden, men du måste först skapa en signaturfil.

Gör så här för att skapa din signaturfil:

1. Välj fliken Arkiv på bandet och klicka på alternativknappen.

   Dialogrutan Outlook-alternativ öppnas.

2. Klicka på knappen Mail i navigationsfönstret till vänster.

   Dialogrutan E-postinställningar öppnas.

3. Klicka på knappen Signaturer i avsnittet Komponera meddelanden.

   Dialogrutan Signaturer och brevpapper öppnas.

4. Klicka på knappen Ny.

   Dialogrutan Ny signatur öppnas.

5. Skriv ett namn för din nya signatur.

   Namnet du skriver visas i rutan Ny signatur. Du kan namnge en signatur allt du vill ha.

6. Klicka på OK.

   Dialogrutan Ny signatur stängs.

7. Skriv texten på signaturen du vill ha i rutan Redigera signatur och lägg till vilken formatering du vill ha.

   Använd knapparna precis ovanför textrutan om du vill ändra teckensnitt, storlek, färg eller andra textegenskaper. Om du är mer bekväm att skapa mycket formaterad text i Microsoft Word kan du skapa din signatur i Word och sedan kopiera och klistra in den i rutan Redigera signatur.

   Men många mottar e-post på mobiltelefoner och andra typer av enheter som inte vet vad man ska göra med utarbetad formatering, så du kan vara bäst med en ganska enkel signatur. Försök också vara kortfattad. Du vill inte att din signatur ska vara längre än det meddelande som det bifogas till.

   Om du arbetar i ett företag där alla använder liknande företagsgodkända signaturer kan du kopiera en signatur från ett e-postmeddelande som du får från någon annan och ändra den specifika informationen om telefonnummer, adress och så vidare från deras information till din Öppna bara ett inkommande meddelande från en kollega, kör musen över signaturen för att välja den, tryck Ctrl + C för att kopiera den, klicka sedan i rutan Ny signatur och tryck Ctrl + V för att klistra in den. Vid den tiden kan du redigera signaturen som du önskar.

8. Klicka på OK.

   Din nya signatur sparas nu och dialogrutan Signaturer och brevpapper stängs.

9. Klicka på OK-knappen i dialogrutan Outlook-alternativ.

   Dialogrutan Outlook-alternativ stängs.

   Din nya signatur kommer nu att visas på varje nytt meddelande du skickar. Om du skapar mer än en signatur kan du växla till en annan standardteckning genom att följa steg 1 till 3 och sedan välja den signatur du vill ha från menyn Nya meddelanden i avsnittet Välj standard signatur. Om du vill inkludera en signatur i dina svar och framåt väljer du den signatur du vill ha från menyn Svar / Framåt i avsnittet Välj standard signatur.

Om du använder mer än en e-postadress kan du välja dina signaturer på ett par sätt:

• Ställ in Outlook för att använda olika signaturer på olika e-postadresser: Tänk dig att en adress är för företag och en annan är för personliga meddelanden. Du kan skapa en företagsliknande signatur för den första och en mer avslappnad signatur för den senare. För att ange vilken signatur som går med vilken adress, välj adressen från rullgardinsmenyn E-postkonto i avsnittet Välj standard signatur och välj sedan den signatur du vill använda för den e-postadressen. Upprepa detta för varje ytterligare e-postadress för vilken du vill inkludera en signatur.

• Välj signaturer en i taget: När du avslutar skrivandet av ett e-postmeddelande, klicka på fliken Infoga i det nya meddelandets formulärsband och klicka sedan på Signatur-knappen för att se listan över signaturer du skapat. Genom att klicka på namnet på signaturen som du vill använda gör den signaturen i ditt meddelande.