Skapa en enhetlig företagskontaktlista i Outlook 2003 - dummies

En databas med affärskontakter ändras alltid, men Outlook 2003 kan hjälpa till att upprätthålla order. Oavsett om det är kunder eller leverantörer, människor kommer och går, telefonnummer ändras, folk blir marknadsförda, och så vidare. Att hålla kontaktlistan uppdaterad är en utmaning som intensifieras när du tar hänsyn till platsen. Ofta är listan uppdelad mellan faktureringssystemet, inköpsavdelningen och varje säljare s olika arkiv (Rolodex, Pocket PC-datorer och till och med visitkortet glömt i den övre lådan). Utan en uppdaterad databas kan du inte kommunicera bra med dina kunder.

Här är några möjliga lösningar på detta problem:

• Använd din kontaktlista som din kund- och leverantörsdatabas. Uppdatera all information som du får när du arbetar själv.
• Använd en persons kontaktlista som företagslista. Gör detta till en företagsregel: Alla nya uppdateringar som någon får (t.ex. visitkort, telefonsamtal med ny information eller ett e-postmeddelande) går till en central person för databasuppdatering.

• Skapa en allmän lista på Exchange-servern och välj en person som listhöger. Du kan använda Business Contact Manager version 2.0, som är ett gratis tillägg till Outlook i Office Professional och Small Business-utgåvorna. Du kan dela affärskontakterna och kontona som en lista med resten av ditt företag.

Du bör uppdatera adressändringar och lägga till ny kontaktinformation omedelbart. Det första alternativet är bra när du arbetar ensam. Det andra alternativet fungerar när du inte har en Exchange-server tillgänglig eller inte använder Business Contact Manager Version 2. 0. Det bästa alternativet är det tredje, eftersom kontaktlistan är tillgänglig för hela laget när som helst och var som helst med Outlook Web Access. Du skriver helt enkelt de nya kontakterna i din kontaktlista, sparar den och skickar sedan den som ett vCard till kontaktlistan som följer:

1. Öppna den sparade kontakten.

2. Välj Åtgärder, Vidarebefordra som vCard.

Ett nytt e-postmeddelande öppnas med det medföljande vCard-kortet.

3. Skicka det till kontaktlistan.

Kontaktlistan tar emot e-postmeddelandet och kan helt enkelt dra och släppa vCard från e-postmeddelandet till kontaktlistan.

Lägga till en kontakt på detta sätt registrerar automatiskt det datum kontakten skapades (med fältnamnet Skapat) och upprätthåller ett senaste ändringsdatum (med fältet Modifierat). Du kan anpassa din kontaktvy för att inkludera fälten Skapade och Modifierade om du vill hålla reda på den här informationen.

Du kommer sannolikt att få kontaktinformation från flera källor, som det interna försäljningssystemet, varje försäljare eller ledningsgruppen. Att associera kontakten med den person som genererade den underlättar spårningen.

Du kan använda kategorier för att hjälpa dig att spåra denna information:

1. Skapa en ny kategori för varje försäljningsgruppmedlem.

2. Infoga en ny kontakt i listan.

3. När kontakten är öppen klickar du på knappen Kategorier.

Dialogrutan Kategorier visas.

4. Välj Sender Name-kategorin och spara kontakten.

Kontakten är associerad med källan.