Riskerna med att använda Excel för finansiell modellering - dummies

Finansmodeller, som alla som arbetar i stor utsträckning med Excel, är mycket medvetna om de inneboende riskerna. Enligt en studie av Ray Panko, som är en ledande myndighet i kalkylbladspraxis, innehåller nästan 90 procent av kalkylblad fel.

Vissa chefer behandlar modeller som om de kan producera svaret på alla sina affärsbeslut och lösa alla sina affärsproblem. Det är skrämmande att se den blinde tro som många chefer har i sina finansiella modeller.

Finansiell modellering är mycket viktig för företagen idag. Tilliten till Excel-baserade finansiella modeller är så förankrad inom många organisationers kultur, och praktiken att lämna "äldre modeller" till juniorpersonal som inte förstår hur modellerna fungerar är en utbredd övning. Modeller som har använts om och om i många år vidarebefordras och återanvänds. Som konsult har jag sett det här gång på gång - användaren förstår inte hur modellen fungerar, men han är "ganska säker" det ger honom rätt resultat.

Enligt både PwC och KPMG innehåller mer än 90 procent av företags kalkylblad materialfel. Med tanke på vikten av kalkylblad i affärer är inte denna risk lätt att ta. European Spreadsheet Risk Group (EuSpRIG) grundades 1999 för att ta itu med frågor om kalkylbladets integritet. De undersöker och rapporterar om historia om kalkylbladskräck, som innehåller de senaste rapporterna om kalkylblad som rapporterats i media och hur de kunde ha undvikits. De katastrofala följderna av okontrollerad användning av kalkylblad är alltid störande och ger upphov till lite grusom läsning.

Det är alltid lite skrämmande när människor säger att de ska gå vidare med ett projekt med flera miljarder dollar på grund av resultaten från den finansiella modellen. "Det är väldigt lätt att få en formel fel, eller för att de antaganden som antagits är bara några få punkter, som alla kan ha en betydande inverkan på produktionen. Att klara inmatningsantagandena med bara några dollar på något sätt kan ha en stor inverkan på kassaflöde, lönsamhet och ett rättvist lönsamhet för ett projekt!

Både formel och logikfel är mycket enkla att göra och utbredd i företags finansiella modeller. Som finansmodell borde du vara vaksam och leta efter fel när du bygger modellen.

Även om de stora farorna med att använda Excel är relaterade till dess mottaglighet för fel, beror också de relaterade frågorna om kapacitet och brist på disciplin att man nämner.

Kapacitet

Innan Excel 2007 var det maximala antalet rader som Excel kunde hantera var 65 000. Det kan tyckas mycket, särskilt om du bara har börjat med Excel, men det är ingenstans nära tillräckligt. Den genomsnittliga Excel-användaren löper regelbundet rader och måste tillgripa Microsoft Access eller hålla data i flera arbetsböcker för att lagra data. Min, hur saker har förändrats!

Från och med Excel 2007 ökade antalet rader till över en miljon, vilket verkade som en stor förbättring vid den tiden. I den här tiden med stora data är det ändå ganska lätt att gå tom för rader, speciellt när du börjar köra några formler nerför kolumnen. Realistiskt blir allt mer än en halv miljon rader väldigt långsam med vanlig Excel.

Excel-kapaciteten kan fortfarande betraktas som en fara, trots att många av dem fortfarande utvecklas, trots att alla nya möjligheter i Modern Excel har utvecklats, och få personer använder dem till sin fulla kapacitet än. För att hantera storleksbegränsningarna i Excel när man arbetar med stora mängder data sparar människor fortfarande data i olika bitar, importerar och exporterar från Access eller andra databaser för att undvika att lagra data och radera arkiverade data, som alla är farliga metoder eftersom de är benägna att fel och är otroligt tidskrävande.

Brist på disciplin

Excel är ett mycket flexibelt verktyg. Du kan nästan något i Excel, men det betyder inte att du borde! En av anledningarna till att jag älskar det så mycket är bristen på gränser eller restriktioner. Den flesta mjukvaran tvingar dig att använda den på ett visst sätt, men Excel gör det möjligt att skriva in någonting i någon cell.

Nu, så underbart som att det är utan gränser, är det också otroligt farligt och lite alarmerande. Du vet precis hur mycket skada du kan göra med en felaktig finansiell modell, och det faktum att det inte finns några kontroller och saldon - förutom vad du som modellare sätter i det - är en skrämmande utsiktsbild.

Många av de bästa metoderna för finansiell modellering har skapats för att strida mot denna bristande disciplin i finansiella modeller. Felkontroll, formatering och regler om modelllayout, design och struktur är alla avsedda att sätta några gränser runt en modell, som utan dem blir ett farligt verktyg i fela händer.