Upptäcka de många sätten att visa dina meddelanden i Outlook 2000 - dummies

Du kan visa dina meddelanden på minst tio sätt, börja med det uppsättning som följer med Microsoft Outlook. Du kan ändra varje vy genom att sortera på vilken kolumn av information som helst i vilken vy som helst genom att klicka på titeln på den kolumnen.

Om du vill ändra din syn på dina meddelanden i Outlook väljer du Visa-> Nuvarande vy och väljer sedan en av följande vyer från menyn:

• Meddelanden. Det här är den fräcka bilden av din inkorg - Från, Till, Ämne - Bara grunderna. Meddelanden som du inte har läst ännu finns listade med fetstil de andra är listade i vanlig typ.

• Meddelanden med AutoPreview. När du inte har tid att läsa alla meddelanden får du en förhandsgranskning. De första linjerna kan ge dig en ledtråd om vilka meddelanden du vill läsa. AutoPreview visar de här första linjerna.
Normalt ser du endast förhandsgranskningar av meddelanden som du inte har läst än. Du ser bara titlarna på meddelanden som du har läst. I själva verket förutsätter Outlook att du har läst något meddelande du har öppnat. Du kan också markera ett meddelande som läses eller olästa genom att högerklicka på det och välja Markera som Läs eller Markera som oläst.

• Genom uppföljningsflagga. Du kan flagga inkommande meddelanden som hjälper dig att hålla reda på vad du måste göra som svar på varje meddelande. Flaggad vy grupperar dina meddelanden beroende på huruvida flaggor är inställda på meddelandena och listar vilka typer av flaggor som är inställda och när de beror.
Vissa experter säger att det mest effektiva sättet att hantera alla dina inkommande meddelanden är att arkivera dem enligt vad du behöver göra med dem och sedan agera på dem i enlighet med varje meddelande prioritet och tidpunkt. Meddelandeflaggor är ett praktiskt sätt att ta hand om vad du har att göra med de meddelanden du får. Genom uppföljning Flaggvy organiserar automatiskt dina meddelanden enligt den åtgärd de efterfrågar, vilket gör dig omedelbart effektiv, eller hur?

• Senaste sju dagarna. När du blir ombedd att omedelbart vidta åtgärder i ett meddelande du fick för några dagar sedan är det inte alltid lätt att hitta meddelandet som berättade vad du ska göra, speciellt om du får mycket e-post. Sista sju dagars vy visar bara de meddelanden som du fick under den senaste veckan. Att hitta ett objekt på en kort lista är lättare än på lång sikt.
Listan Sista Sju dagar begränsar din syn på meddelanden som kommer inom en sju dagars tidsperiod. Det sorterar inte meddelanden enligt vad som finns i dem eller som skickade dem. Du kan sortera dina meddelanden enligt namnet på avsändaren eller ämnet för meddelandet genom att klicka på titlarna längst upp i kolumnerna i vyn.
• Flaggad för nästa sju dagar. Om du flaggar meddelanden som är verkligen viktiga, kommer de meddelanden som du har flaggat för att få din uppmärksamhet de närmaste dagarna troligen att kräva din uppmärksamhet först. För en snabb titt på de hetaste föremålens hetaste, använd flaggad för nästa sju dagars vy.
Som flaggad vy, flaggad för nästa sju dagar, visas nedskärningar till väsentliga: vem skickade meddelandet, vad ämnet i meddelandet är och när åtgärden beror på meddelandet som är markerat.
• Genom konversationsämne. Du bör alltid inkludera en ämnesrad som är lätt att förstå så att personen som får ditt meddelande vet vid första anblicken ämnet på ditt meddelande och vad man ska göra om det. Med någon tur gör andra människor samma sak för dig. Då kan du verkligen få lite körsträcka från dina meddelanden genom att sortera dem i Visning av konversation ämne.
• Av avsändare. När chefen ringer och frågar, "Fick du e-postmeddelandet om bonusar som jag skickade dig för tre veckor sedan? "Du vill nog inte spendera en hel del tidssortering genom alla andras budskap från de senaste tre veckorna. Det snabbaste sättet att snabbt svara på chefsfrågan är att byta till Avsändarens visning.
Du kan genast hitta chefs namn i Sender-vy. Dubbelklicka på meddelandet med titeln Bonuses. Då kan du berätta för chefen, "det gjorde jag verkligen; det är precis här framför mig. "Du kommer att kunna svara så snabbt att chefen kommer att vara glad att ge dig den bonusen.
• Olästa meddelanden. Du behöver inte läsa alla meddelanden som kommer över skärmen, men Murphys lag säger att den viktigaste informationen kommer att vara i ett meddelande som du inte har läst än. Visningen olästa meddelanden ger dig en snabb titt på de saker du inte har tittat på ännu.
Lämna inte inkorgen i olästa meddelanden hela tiden eftersom meddelanden kommer att försvinna när du har läst dem. Det är lättare att använda meddelandevisning för det mesta och byta till olästa meddelanden visa nu och då som en strategi för att hitta saker.
• Skickat till. Det kan verka dumt att se en vy av din inkorg sorterad enligt namnet på personen varje meddelande skickas till. Det är trots allt din inkorg, allt ska skickas till dig, eller det skulle inte vara här, eller hur?
Du har två skäl till att du använder Sent för att visa. Vissa meddelanden som kommer till dig adresseras till alla hos ditt företag, till exempel, så det är bra att veta att vissa meddelanden inte ska tas personligen. Den andra anledningen är att samma uppsättning synpunkter finns i mappen Inkorgen och mappen Skickade artiklar. Mappen Skickade artiklar är där Outlook håller kopior av meddelanden som du har skickat till andra personer. Att veta vad du skickade till vem kan komma till väldigt praktisk.Skickas för att visa sorteras endast, inte grupperas, vilket innebär att meddelandena visas i ordning på namnen på de personer som skickade dem. En grupperad vy skulle visa som en rubrik på en grupp namnet på varje person som har skickat ditt mail. Om du klickar på kolumnen Ämne förlorar du fördelen att listan har sorterats efter avsändare.Om din skickade till-lista verkar vara sorterad felaktigt klickar du bara på ordet To överst i kolumnen Till.
• Meddelande Tidslinje. Meddelandet Tidslinjevisning är en av de mest intressanta vyerna i Outlook; Det ger dig ett diagram över alla dina meddelanden enligt när de kom fram. Meddelande Tidslinjevisning är utformad för att hjälpa dig att hitta meddelanden när du kan komma ihåg när de kom fram men inte varför de kom fram eller som skickade dem.
De små ikonerna som representerar meddelandena är faktiskt genvägar till de meddelanden som de representerar. Du kan öppna ett meddelande genom att dubbelklicka på ikonen för det meddelandet. Du kan också högerklicka på meddelandeikonen för att svara på ett meddelande, radera ett meddelande eller flytta ett meddelande till en annan mapp.