Elektroniska fakturor i Sage Timeslips - dummies

Vissa företag - främst advokater som arbetar med försäkringsbolag - måste lämna elektroniska räkningar till revisionsföretag för tjänster som utförts. Genom att använda Sage Timeslips Electronic Billing-tillägget, som stöder olika elektroniska faktureringsformat som används av de flesta av de stora revisionsbolagen, kan du spåra din tid, förbereda en faktura i rätt elektroniskt format och sedan exportera det till revisionen fast.

Besök Sage Timeslips hemsida för att läsa om de elektroniska fakturaformatformat som Timeslips kan stödja.

Konfigurera elektronisk fakturering

För att använda Sage Timeslips Electronic Billing-tillägg måste du ställa in det genom att följa anvisningarna som följer med tillägget. Då kan du producera räkningar i rätt format för det revisionsföretag som du arbetar med. Kom ihåg att varje revisionsföretag har unika inställningar och filformat.

Dessutom måste du identifiera klienterna för vilka du använder elektronisk leverans. Börja med att välja Namn → Klientinformation. I fönstret Klientlista som visas dubbelklickar du på en klient för vilken elektronisk leverans gäller. Klicka sedan på fliken Arrangemang 2 i fönstret Klientinformation och ställ in fältet Elektroniskt leverans till lämpligt revisionsföretag.

I de flesta fall måste du också lägga till egna fält och tilldela dem till de kunder som använder mottagarföretaget.

Den elektroniska faktureringstillägget sparar tid och låter dig lägga till fördefinierade uppsättningar anpassade fält som är associerade med specifika revisionsföretag.

För vissa revisionsföretag måste du använda American Bar Association (ABA) Task Litigation Code Set eller Uniform Task Based Management System för att identifiera uppgifter, kostnader och referenser. Om du skapade din Timeslips-databas med databasstypen Legal with ABA Litigation Codes, finns dessa koder redan i din databas. Om du använde någon annan mall för att skapa din Timeslips-databas måste du ange koderna för uppgifter, utgifter och referenser i fältet Nicknamn 2 i uppgift, kostnad och referens smeknamn och använd fältet Smeknamn 1 för att skriva in ett beskrivande namn som du lätt kan känna igen när du skapar glidningar.

I den amerikanska advokatbyråns uppgift om rättegångsregler och det enhetliga uppgiftsbaserade förvaltningssystemet börjar koderna med bokstäverna A, E, eller L. Tilldela koder som börjar med A till uppgifter, koder som börjar med E för kostnader och koder som börjar med L för referenser.

Granskning av den elektroniska faktureringsprocessen

Processen för elektronisk fakturering i Sage Timeslips liknar processen för att generera andra fakturor.Du lägger fortfarande in dina fakturor i bevisfasen, och sedan granskar dem och gör ändringar. Men när du är redo att skicka räkningarna exporterar du dem och skickar filerna till ett revisionsföretag för granskning.

Välj det lämpliga elektroniska fakturatillägget eller revisionsföretaget längst ner på menyn Räkningar och klicka sedan på Exportera. Tidslängder uppmanar dig till en mapp för att spara de exporterade räkningarna. När exporten är klar kan du skicka räkningarna till revisionsbolaget.

I de flesta fall, när exporten har slutförts, flyttar Sage Timeslips räkningarna från bevisstadiet till revisionsstadiet. För vissa revisionsföretag godkänner Timeslips emellertid räkningarna.

Timeslips behandlar räkningar i revisionsstadiet på samma sätt som det behandlar räkningar i bevisstadiet: Tidslängder låser räkningarna medan revisionsbolaget granskar dem. När företaget kontaktar dig med sin bedömning godkänner du de räkningar som inte behöver ändras, och du rensar räkningar som kräver ändringar från revisionsstadiet genom att använda fönstret Bill Stages (välj Räkningar → Godkänn eller rensa reviderade räkningar → Godkänn eller rensa räkningar) och göra de nödvändiga ändringarna. Då skriver du ut räkningarna igen och upprepar processen.

Om Timeslips godkänner de räkningar som du skickar till revisionsbolaget och revisionsbolaget behöver ändringar, kan du rensa utvalda räkningar från fliken Undotagbar i fönstret Bill Stages, redigera dem, skriva ut dem igen och upprepa utskriften och leverans bearbeta.

Det är möjligt att ett revisionsföretag inte kommer att bedöma din faktura innan du är redo att skicka in en annan. I det här fallet godkänna räkningen du redan skickat in, och om revisionsföretaget behöver ändra det, försök å ångra det. Om du inte kan ångra räkningen måste du ange en kreditkreditfordran för kontot för den ursprungliga fakturan, mata in de uppgifter som visas på den fakturan och generera en ny faktura att skicka till revisionsbolaget.

Splitterar elektroniska räkningar

Om du använder funktionen Split Bills i Timeslips, som gör att du kan fastställa regler för att fördela eller dela upp avgifterna på en räkning mellan tidtjänstemän, var medveten om att olika revisionsföretag hanterar delad fakturering i olika sätt. Vissa tillåter det, men ignorerar det, andra tillåter det och använder det, och andra stöder inte det.