Betona Topvärden i diagrammen för dina Excel Dashboards - dummies

Ibland är ett diagram det bästa sättet att visa en uppsättning data på dina Excel-instrumentpaneler och rapporter, men du vill fortfarande uppmärksamma de bästa värdena i det diagrammet. I dessa fall kan du använda en teknik som faktiskt belyser de översta värdena i diagrammen.

Det vill säga, du kan använda Excel för att ta reda på vilka värden i dataserierna i det översta värdet n och använd sedan speciell formatering för dem. Denna figur illustrerar ett exempel där de översta fem kvartalen är markerade och ges en etikett.

Hemligheten med denna teknik är Excel's obscure LARGE-funktion. Den stora funktionen returnerar n th största numret från en dataset. Med andra ord berättar du om var du ska leta och numreringen du vill ha.

För att hitta det största numret i datamängden anger du formeln LARGE (Data_Range, 1). För att hitta det femte största numret i datasetet, använd LARGE (Data_Range, 5). Denna figur illustrerar hur den stora funktionen fungerar.

Tanken är ganska enkel. För att kunna identifiera de fem bästa värdena i en dataset måste du först identifiera det femte största antalet (LARGE-funktionen till räddning) och sedan testa varje värde i datasetet för att se om det är större än det femte största antalet. Så här gör du:

1. Bygg en kartmatare som består av formler som länkar tillbaka till dina rådata. Mataren ska ha två kolumner: en för att hålla data som inte finns i topp fem och en för att hålla data som ligger i topp fem, som visas i denna figur.

   

2. Ange de formler som visas i föregående figur i den första raden i kartmataren.

   Formeln för den första kolumnen (F4) kontrollerar om värdet i cell C4 är mindre än det antal som returneras av LARGE-formeln (det femte största värdet). Om det är, returneras värdet i cell C4. Annars används NA.

   Formeln för den andra kolumnen fungerar på samma sätt, förutom att IF-satsen är omvänd: Om värdet i cell C4 är större än eller lika med det antal som returneras av formeln, returneras värdet. annars används NA.

3. Kopiera formlerna ner för att fylla tabellen.

4. Använd tabellen Diagrammatare för att plotta data i ett staplat kolumnschema.

   Du ser genast ett diagram som visar två dataserier: en för datapunkter inte i de fem översta, och en för datapunkter i de fem översta, som visas i denna figur.

   

   Observera att diagrammet i denna figur visar några oseriösa nollor. Du kan fixa diagrammet så att nollorna inte visas genom att utföra nästa steg.

5. Högerklicka på någon av dataetiketterna för serien "inte i topp 5" och välj Formatera etiketter.

   Dialogrutan Formatdata etiketter visas.

6. I den här dialogrutan, expandera avsnittet Nummer och välj Anpassad i kategorilistan.

7. Skriv #, ## 0;; som det anpassade nummerformatet, som visas i denna figur.

   

8. Klicka på Lägg till och klicka sedan på Stäng.

När du går tillbaka till ditt diagram ser du att de skurna nollorna är nu dolda och diagrammet är klart för färger, etiketter och annan formatering du vill använda.

Du kan tillämpa samma teknik för att markera de fem fem värdena i datasetet. Den enda skillnaden är att i stället för att använda LARGE-funktionen använder du SMALL-funktionen. Medan LARGE-funktionen returnerar det största n värdet från ett område, returnerar SMALL-funktionen det minsta värdet n th.

Följande figur illustrerar de formler du använder för att tillämpa samma teknik som skisseras här för de fem fem värdena.

Formeln för den första kolumnen (F22) kontrollerar om värdet i cell C22 är större än det antal som returneras av SMALL formel (det femte minsta värdet). Om det är, returneras värdet i cell C22. Annars används NA.

Formeln för den andra kolumnen fungerar på samma sätt förutom att IF-satsen är omvänd: Om värdet i cell C22 är större än det antal som returneras av SMALL-formeln används NA; annars returneras värdet.