Aktivera säkerhetsfunktioner i Outlook 2007 - dummies

Överväg säkerhet när det gäller Outlook 2007 e-post och personlig information. Om du arbetar i ett företag kan du vara lagstadgad för att behålla vissa säkerhetsstandarder över Outlook-e-postmeddelandena du skickar och tar emot.

Outlook 2007 innehåller funktioner som gör det möjligt för dig att hålla hemligheterna hemliga, för att hålla din identitet säker och för att vara säker på att de meddelanden du mottar faktiskt kom från de personer som verkar ha skickat dem.

I de flesta fall måste du lägga till ett litet program i Outlook för att aktivera dessa avancerade säkerhetsfunktioner, men efter att du har installerat dessa funktioner behöver du aldrig krångla dem igen.

Få ett digitalt ID

Skrämmande hackare kan skicka ut e-postmeddelanden som verkar komma från någon annan. Så hur kan du berätta om meddelandet faktiskt kom från den person som verkar ha skickat den? Om du själv känner avsändaren personligen kan du helt enkelt ringa honom eller henne för att verifiera att det du fick är vad han eller hon skickade. Men du kan ta ett snabbare, högteknologiskt tillvägagångssätt genom att använda en digital signatur - en liten bit hemlig kod blandad med ditt meddelande för att visa tre saker:

• Att meddelandet verkligen kommer från den person som verkar ha skickat den.
• Att den person som verkar ha skickat budskapet verkligen är den person han eller hon hävdar vara.
• Att den person som skickade meddelandet skickade det avsiktligt. Det är som att sätta din signatur på en check; Det visar att du verkligen menar att skicka ett visst meddelande.

Om du vill utnyttja Outlook säkerhetsfunktioner måste du först få dig ett digitalt ID.

Om du arbetar i en stor organisation kan din arbetsgivare ha fått ett digitalt ID för dig - och din lokala datorguru kan ha installerat all programvara - i så fall kan du hoppa över dessa steg.

Om du vill få ett digitalt ID för eget bruk kan du få en från ett av de många företag som utfärdar och underhåller Digital ID-tjänster. Följ bara dessa steg:

1. Klicka på Verktyg -> Trust Center.

Skärmen för Trust Center visas.

2. Klicka på orden E-postsäkerhet.

Sidan E-postsäkerhet visas.

3. Klicka på knappen märkt Få ett digitalt ID.

En webbplats öppnas och erbjuder en rad olika val för att få ett digitalt ID.

Ett fåtal företag erbjuder digitala ID-nummer - några gratis, andra mot en avgift. När du har valt en leverantör för ditt digitala ID fyller du i ett antal formulär och väljer ett lösenord för ID. Du behöver också byta flera e-postmeddelanden med Digital ID-leverantören; Så visat du att din e-postadress verkligen är din.

Skicka digitalt signerade meddelanden

När du har ett digitalt ID är det enkelt att skicka någon ett meddelande som innehåller din digitala signatur. Ett digitalt signerat meddelande garanterar mer än bara din mottagare att du verkligen är dig själv. Antag att du vill skicka ett krypterat meddelande som endast mottagaren kan läsa. För att göra det måste du först skicka minst ett digitalt signerat meddelande så att Outlook kan fånga detaljer om ditt digitala ID.

Skicka ett meddelande med en digital signatur genom att följa dessa steg:

1. När du skapar ett meddelande klickar du på fliken Alternativ längst upp på meddelandeskärmen.

Alternativbandet visas.

2. Klicka på ikonen till höger om Fler alternativ.

Dialogrutan Meddelandealternativ visas.

3. Klicka på knappen Säkerhetsinställningar.

Dialogrutan Säkerhetsegenskaper visas.

4. Markera kryssrutan Lägg till digital signatur i denna meddelande.

5. Klicka på Skicka.

Signaturdata med dialogrutan Private Exchange Key visas.

5. Klicka på OK.

Ditt meddelande skickas.

Lägga till en digital signatur saktar processen för att skicka ett meddelande något eftersom datorn måste kontrollera med den dator som har utfärdat ditt digitala ID för att verifiera din signatur. Men eftersom Outlook kontrollerar ditt digitala ID kan din mottagare vara säker på att ditt meddelande verkligen kom från dig - och det är hela punkten för digitala signaturer.

Du kan konfigurera Microsoft Outlook för att bifoga en digital signatur till varje meddelande du skickar, om du vill. Välj bara Verktyg -> Trust Center, välj fliken E-postsäkerhet och klicka sedan på Lägg till digital signatur till utgående meddelanden.