Skapa databasen med en Excel-databasfunktion - dummies

Alla databasfunktioner i Excel tar en databasreferens som första argumentet. Databasområdet måste innehålla rubriker (fältnamn) i första raden. I följande figur använder den första raden Student ID, Klass, Lärare och Slutlig betyg som rubriker till informationen i respektive kolumn.

använder en databas för att lagra studentinformation.

Ett bra sätt att arbeta med databasfunktionerna är att namnge databasområdet och ange namnet istället för intervalladressen i funktionen.

Gör så här för att ställa in ett namn:

1. Välj hela databasområdet.

   Se till att den övre raden har rubriker och ingår i urvalet.

2. Klicka på fliken Formler (högst upp i Excel-fönstret).

3. Klicka på Definiera namn i området Definierade namn.

   Dialogrutan Nytt namn visas med inställningsadressadressen i rutan Refers To.

4. Skriv ett namn i namnlådan (eller använd det föreslagna namnet).

5. Klicka på OK för att stänga dialogrutan.

Senare, om poster läggs till i databasens botten, måste du omdefiniera det angivna områdets intervall för att inkludera de nya raderna. Du kan göra så här:

1. Klicka på knappen Namnhanterare på fliken Excel Formler.

   Dialogrutan Namnhanteraren visas.

2. Klicka på namnet i listan som du vill omdefiniera.

3. Klicka på knappen Redigera i dialogrutan.

   Excel öppnar dialogrutan Redigera namn, som visas här, med information om det valda området.

   

   Uppdatera referensen till ett namngivna område.

4. Ändra referensen i rutan Refers To.

   Du kan använda den lilla fyrkantsknappen till höger om Refers To-rutan för att definiera den nya referensen genom att dra muspekaren över den. Om du klickar på den lilla fyrkantsknappen reduceras storleken på dialogrutan Redigera namn och ger dig tillgång till kalkylbladet. När du är färdig med att dra musen över det nya arbetsarkområdet trycker du på Enter för att komma tillbaka till dialogrutan Redigera namn.

5. Klicka på OK-knappen för att spara referensändringen och stäng dialogrutan.

6. Klicka på Stäng.

Om du lägger till poster i ditt databasområde genom att infoga nya rader någonstans i mitten, istället för att lägga till dem i slutet, justerar Excel automatiskt referensen till det angivna intervallet.