Fastställa regler i QuickBooks Online för att acceptera transaktioner - dummies

QuickBooks Online försöker lära dig dina vanor när du granskar nedladdade transaktioner. Du kan hjälpa processen med att skapa regler för QBO att följa. När du ställer in regler ökar du översynsprocessen eftersom du på ett effektivt sätt berättar för QBO hur man behandlar vissa typer av transaktioner i förväg.

Hur regler fungerar

Anta att du till exempel köper gas för affärsbruksbilar från Shell bensinstationer och du betalar alltid med ett kreditkort du har anslutit till ett finansiellt institut i QBO. Effektivt vill du kategorisera alla transaktioner på Shell-stationer till ditt Bränslekostnadskonto.

Du kan manuellt tilldela kategorin till en av dessa transaktioner och vänta på att QBO ska "lära" din preferens, eller du kan ställa in en regel för QBO att följa. När du skapar en regel anger du information som konton och typerna av transaktioner (pengar i eller pengar ut) som regeln ska gälla för.

Du kan skapa en regel som påverkar alla konton eller en regel som påverkar specifika konton.

Du identifierar sedan kriterier som enskilda transaktioner ska mötas innan QBO agerar på transaktionerna. Sist, du anger informationen QBO ska tilldela transaktioner som uppfyller kriterierna. Du kan till exempel ange en transaktionstyp och en kategori.

De regler du etablerar kan fungera på ett av två sätt:

QBO kan använda din regel för att föreslå ändringar av nedladdade transaktioner som du sedan granskar och godkänner. Eller
Du kan välja att få QBO att automatiskt tillämpa regeln på alla transaktioner som den bestämmer motsvarar regelns villkor och lägg till dessa transaktioner till QBO.

När du använder den första metoden identifierar QBO på fliken För granskning på sidan Bank och kreditkort transaktioner som den finner och förväntar sig att tillämpa en regel. Du kan identifiera dessa transaktioner eftersom de i kolumnen Kategori eller Match visar en regelikon.

QBO använder olika ikoner för att identifiera transaktioner som matchas av regler men ännu inte tillagt ditt företag och transaktioner läggs automatiskt till med regler.

Det andra tillvägagångssättet kan tyckas riskabelt, men det är det verkligen inte. Även om QBO automatiskt tillämpar regeln, kan du ändå göra ändringar i transaktioner som QBO automatiskt accepterar.

Skapa en regel

Du ställer in en typ av regel - den som föreslår ändringar och du måste granska dem och den som automatiskt lägger till transaktioner baserade på en regel - med samma steg.Det finns bara ett steg där du gör saker annorlunda.

Välj Transaktioner → Bank.
Bank- och kreditkortsidan visas.
På höger sida av sidan klickar du på nedpilen bredvid uppdateringsknappen och väljer Hantera regler.
QBO visar Regelsidan.
Klicka på knappen Ny regel i övre högra hörnet på sidan Regler.
QBO visar dialogrutan Regel.
Tilldela regeln ett namn - ett som är meningsfullt för dig.
Identifiera om regeln gäller pengar som kommer in i QBO eller pengar som strömmar ut ur QuickBooks och välj de konton som du vill att regeln ska tillämpas på.
Använd avsnittet "När en transaktion mäter" för att ställa in kriterier som QBO ska använda vid granskning av nedladdade transaktioner för att avgöra huruvida regeln ska tillämpas på dem.
Du kan ställa in flera kriterier med knappen Lägg till rad och du kan ange att en transaktion ska uppfylla alla eller några av kriterierna. Att ange "allt" är strängare och QBO är mer selektiv när det gäller att tillämpa regeln.

I den första listrutan i avsnittet kan du ange huruvida QBO ska jämföra transaktionsbeskrivningen, banktexten eller transaktionen uppgår till ett villkor du ställt in. För de frågeställningar där ute, beskriver Beskrivning (transaktionsbeskrivningen) texten som visas i kolumnen Beskrivning på sidan Bank och kreditkort. Banktextalternativet hänvisar till bankens detaljbeskrivning bankens nedladdningar; Du kan se bankdetaljbeskrivningen om du klickar på någon nedladdad transaktion. Banjedetaljer beskrivs längst ner till vänster om transaktionerna som redigeras.
Ange den information som du vill att QBO ska gälla för transaktioner som uppfyller regelns kriterier längst ner i dialogrutan Regel. Du kan välja ett eller flera av följande:
- Välj transaktionstyp QBO ska tilldela transaktionen.
- Välj betalningsmottagaren och en eller flera kategorier som ska tillämpas på transaktioner som uppfyller regelns villkor.
- Lägg till eventuellt ett notat till varje transaktion som uppfyller regelns villkor.
- Markera kryssrutan Automatisk lägg till i Mina böcker om du vill att QBO automatiskt ska lägga till transaktioner som uppfyller regelns villkor för ditt företag.
  Detta är det "olika" steget än vad du hittar i introduktionen till dessa steg. Om du markerar den här rutan behöver du inte godkänna transaktioner till vilka QBO tillämpar denna regel. Men du kan alltid göra ändringar i automatiskt tillförda transaktioner.
Klicka på Spara.

När du har skapat en regel kan du använda kolumnen Åtgärder på sidan Regler för att kopiera den (så att du inte behöver skapa liknande regler från början) och radera regler som du inte längre vill ha. Och om du behöver redigera en regel klickar du på knappen Redigera i kolumnen Åtgärder för att öppna dialogrutan Regel och göra ändringar.

Revisorer, du kan hjälpa dina kunder och spara tid om du exporterar och importerar regler mellan QBO-företag.