Hem Sociala medier Fastställa regler i QuickBooks Online för att acceptera transaktioner - dummies

Fastställa regler i QuickBooks Online för att acceptera transaktioner - dummies

Innehållsförteckning:

Video: #AskGaryVee Episode 118: Gary's Dad Joins The Show 2025

Video: #AskGaryVee Episode 118: Gary's Dad Joins The Show 2025
Anonim

QuickBooks Online försöker lära dig dina vanor när du granskar nedladdade transaktioner. Du kan hjälpa processen med att skapa regler för QBO att följa. När du ställer in regler ökar du översynsprocessen eftersom du på ett effektivt sätt berättar för QBO hur man behandlar vissa typer av transaktioner i förväg.

Hur regler fungerar

Anta att du till exempel köper gas för affärsbruksbilar från Shell bensinstationer och du betalar alltid med ett kreditkort du har anslutit till ett finansiellt institut i QBO. Effektivt vill du kategorisera alla transaktioner på Shell-stationer till ditt Bränslekostnadskonto.

Du kan manuellt tilldela kategorin till en av dessa transaktioner och vänta på att QBO ska "lära" din preferens, eller du kan ställa in en regel för QBO att följa. När du skapar en regel anger du information som konton och typerna av transaktioner (pengar i eller pengar ut) som regeln ska gälla för.

Du kan skapa en regel som påverkar alla konton eller en regel som påverkar specifika konton.

Du identifierar sedan kriterier som enskilda transaktioner ska mötas innan QBO agerar på transaktionerna. Sist, du anger informationen QBO ska tilldela transaktioner som uppfyller kriterierna. Du kan till exempel ange en transaktionstyp och en kategori.

De regler du etablerar kan fungera på ett av två sätt:

  • QBO kan använda din regel för att föreslå ändringar av nedladdade transaktioner som du sedan granskar och godkänner. Eller
  • Du kan välja att få QBO att automatiskt tillämpa regeln på alla transaktioner som den bestämmer motsvarar regelns villkor och lägg till dessa transaktioner till QBO.

När du använder den första metoden identifierar QBO på fliken För granskning på sidan Bank och kreditkort transaktioner som den finner och förväntar sig att tillämpa en regel. Du kan identifiera dessa transaktioner eftersom de i kolumnen Kategori eller Match visar en regelikon.

QBO använder olika ikoner för att identifiera transaktioner som matchas av regler men ännu inte tillagt ditt företag och transaktioner läggs automatiskt till med regler.

Det andra tillvägagångssättet kan tyckas riskabelt, men det är det verkligen inte. Även om QBO automatiskt tillämpar regeln, kan du ändå göra ändringar i transaktioner som QBO automatiskt accepterar.

Skapa en regel

Du ställer in en typ av regel - den som föreslår ändringar och du måste granska dem och den som automatiskt lägger till transaktioner baserade på en regel - med samma steg.Det finns bara ett steg där du gör saker annorlunda.

  1. Välj Transaktioner → Bank.

    Bank- och kreditkortsidan visas.

  2. På höger sida av sidan klickar du på nedpilen bredvid uppdateringsknappen och väljer Hantera regler.

    QBO visar Regelsidan.

  3. Klicka på knappen Ny regel i övre högra hörnet på sidan Regler.

    QBO visar dialogrutan Regel.

  4. Tilldela regeln ett namn - ett som är meningsfullt för dig.
  5. Identifiera om regeln gäller pengar som kommer in i QBO eller pengar som strömmar ut ur QuickBooks och välj de konton som du vill att regeln ska tillämpas på.
  6. Använd avsnittet "När en transaktion mäter" för att ställa in kriterier som QBO ska använda vid granskning av nedladdade transaktioner för att avgöra huruvida regeln ska tillämpas på dem.

    Du kan ställa in flera kriterier med knappen Lägg till rad och du kan ange att en transaktion ska uppfylla alla eller några av kriterierna. Att ange "allt" är strängare och QBO är mer selektiv när det gäller att tillämpa regeln.

    I den första listrutan i avsnittet kan du ange huruvida QBO ska jämföra transaktionsbeskrivningen, banktexten eller transaktionen uppgår till ett villkor du ställt in. För de frågeställningar där ute, beskriver Beskrivning (transaktionsbeskrivningen) texten som visas i kolumnen Beskrivning på sidan Bank och kreditkort. Banktextalternativet hänvisar till bankens detaljbeskrivning bankens nedladdningar; Du kan se bankdetaljbeskrivningen om du klickar på någon nedladdad transaktion. Banjedetaljer beskrivs längst ner till vänster om transaktionerna som redigeras.

  7. Ange den information som du vill att QBO ska gälla för transaktioner som uppfyller regelns kriterier längst ner i dialogrutan Regel. Du kan välja ett eller flera av följande:
    • Välj transaktionstyp QBO ska tilldela transaktionen.
    • Välj betalningsmottagaren och en eller flera kategorier som ska tillämpas på transaktioner som uppfyller regelns villkor.
    • Lägg till eventuellt ett notat till varje transaktion som uppfyller regelns villkor.
    • Markera kryssrutan Automatisk lägg till i Mina böcker om du vill att QBO automatiskt ska lägga till transaktioner som uppfyller regelns villkor för ditt företag.

      Detta är det "olika" steget än vad du hittar i introduktionen till dessa steg. Om du markerar den här rutan behöver du inte godkänna transaktioner till vilka QBO tillämpar denna regel. Men du kan alltid göra ändringar i automatiskt tillförda transaktioner.

  8. Klicka på Spara.

När du har skapat en regel kan du använda kolumnen Åtgärder på sidan Regler för att kopiera den (så att du inte behöver skapa liknande regler från början) och radera regler som du inte längre vill ha. Och om du behöver redigera en regel klickar du på knappen Redigera i kolumnen Åtgärder för att öppna dialogrutan Regel och göra ändringar.

Revisorer, du kan hjälpa dina kunder och spara tid om du exporterar och importerar regler mellan QBO-företag.

Fastställa regler i QuickBooks Online för att acceptera transaktioner - dummies

Redaktörens val

Office 365 Grupper - Dummies

Office 365 Grupper - Dummies

Du kan använda Office 365 Grupper, eller helt enkelt grupper, för att snabbt bandet tillsammans med medarbetare till samarbeta utan administrationsansvar som följer med en SharePoint-webbplats. Grupper är inte en del av SharePoint Online. Det är faktiskt en funktion i Exchange Online, men den använder SharePoint Online-funktioner, till exempel OneDrive for Business för att lagra gruppfiler ...

Office 365 Mobil Dokument i molnet - Dummies

Office 365 Mobil Dokument i molnet - Dummies

Varje Office 365-abonnent med en kvalificerad plan kan installera Office mobilappar på upp till fem tabletter och fem smartphones. Kvalificeringsplanerna är: Office for Business Premium, Office 365 Business, Office 365 Pro Plus, Office 365 E3 och Office 365 E5. Kärnan Office-appar finns i Windows, iOS och Android ...

Office Graph och Delve - dummies

Office Graph och Delve - dummies

Office Graph i Office 365 ger en möjlighet för människor att dra nytta av relationer och aktiviteter och göra dem till meningsfulla insikter. De signaler du skickar från e-postkonversationer och möten i Outlook, snabbmeddelanden i Skype for Business, sociala interaktioner på Yammer och dokument i SharePoint Online och OneDrive samlas alla och ...

Redaktörens val

Elektronik Komponenter: Sätt in induktorer till arbete - dummies

Elektronik Komponenter: Sätt in induktorer till arbete - dummies

Om du har undrat vad induktorer används egentligen i elektroniska kretsar i verkligheten, här är några av de vanligaste användningarna för induktorer: Utjämning av spänning i en strömförsörjning: Det sista steget i en typisk strömförsörjningskrets som omvandlar 120 VAC hushållsström till en användbar direkt Nuvarande är ofta en ...

Elektronik Komponenter: Introduktion av mikrokontroller - dummies

Elektronik Komponenter: Introduktion av mikrokontroller - dummies

En mikrokontroller är en komplett dator på en enda elektronisk chip. De kan köpas för $ 50 eller mindre. Liksom alla datorsystem består mikrodatorer av flera grundläggande delsystem: Central Processor (CPU): En CPU utför de instruktioner som tillhandahålls av ett program. CPU kan göra alla nödvändiga åtgärder för ...

Elektronik Komponenter: Motstånd Power Ratings - dummies

Elektronik Komponenter: Motstånd Power Ratings - dummies

Motstånd är som bromsar för ström som strömmar genom en elektronisk krets. Liksom bromsarna i din bil arbetar motstånd genom att använda den elektriska ekvivalenten av friktion till strömningsströmmen. Denna friktion hämmar strömmen av ström genom att absorbera en del av strömens energi och sprida den i form av värme. När du använder en ...

Redaktörens val

Hur man konfigurerar SSH för din webbplats - dummies

Hur man konfigurerar SSH för din webbplats - dummies

Secure shell (SSH) är ett nätverksprotokoll för att tillåta säker datakommunikation. I själva verket är det som en webbhotell bakdörr i ditt system - en som borde förbli låst om du inte behöver använda den. Naturligtvis är exakt hur du konfigurerar SSH olika på alla typer av webbhotell, men som ...

Hur man skapar en ny webbhotell - dummies

Hur man skapar en ny webbhotell - dummies

Du måste skapa din databas inom din webbhotellskontrollpanel och skapa en speciell databasanvändare som har behörighet att komma åt den. När du installerar en webbapplikation eller ett skript som kräver en databas från kontrollpanelen, kommer installationsprogrammet sannolikt att kunna skapa en egen databas och användare. ...

Hur man skapar nya konton på webbhotell med FTP-dummies

Hur man skapar nya konton på webbhotell med FTP-dummies

Du kanske vill att skapa ytterligare konton på en webbhanterad ftp av olika orsaker. Detta möjliggör viss mångsidighet och kontroll för att förbättra din företagsfunktionalitet. Några skäl till att lägga till ett konto är följande: Du vill ge någon annan FTP-åtkomst till din webbplats. Du vill ge någon FTP-åtkomst ...