Excel 2013-dokumentåterställningsfunktionen - dummies

Excel 2013 erbjuder en återställningsfunktion för dokument som kan hjälpa dig vid en datorkrasch på grund av strömavbrott eller vissa slags operativsystem frysning eller avstängning. AutoRecover-funktionen sparar dina arbetsböcker med jämna mellanrum. I händelse av en datorkrasch visar Excel en dokumentåterställningspanel nästa gång du startar Excel efter att du startat om datorn.

När du börjar använda Excel 2013, är AutoRecover-funktionen inställd på att automatiskt spara ändringar i din arbetsbok (förutsatt att filen redan har sparats) var tionde minut. Du kan förkorta eller förlänga det här intervallet som du tycker är lämpligt. Välj Arkiv → Alternativ → Spara eller tryck på Alt + FTS för att öppna dialogrutan Excel-alternativ med Spara fliken vald.

Använd spinnerknapparna eller skriv in ett nytt automatiskt sparintervall i textrutan Spara AutoRecover Information var 10: e minut innan du klickar på OK.

Dokumentåterställningspanelen visar de tillgängliga versionerna av arbetsbokfilerna som var öppna vid datorkraschen. Den identifierar den ursprungliga versionen av arbetsboken och när den sparades, tillsammans med den återställda versionen av filen och när den sparades.

För att öppna den återställda versionen av en arbetsbok (för att se hur mycket av det arbete som det innehåller som inte sparades vid kraschtidpunkten), placera muspekaren över AutoRecover-versionen. Klicka sedan på dess nedrullningsmeny och klicka på Öppna på popup-menyn.

När du har öppnat den återställda versionen kan du (om du väljer) spara sedan dess ändringar genom att klicka på Spara-knappen på verktygsfältet Snabbåtkomst eller genom att välja Arkiv → Spara.

Du har då följande val:

• För att spara den återställda versionen av en arbetsbok utan att du stör det först, öppna musen över den återställda versionen, klicka på den nedrullningsbara knappen och välj alternativet Spara som på popup-menyn.

• För att permanent överge den återställda versionen (lämnar dig med endast data i originalversionen) klickar du på knappen Stäng längst ner i rutan Dokumentåterställning. När du klickar på knappen Stäng visas en varningsdialogruta som ger dig chansen att behålla de återställda versionerna av filen för senare visning.

• Om du vill behålla filerna för senare visning väljer du knappen Ja (jag vill visa dessa filer senare) innan du klickar på OK.

• Om du bara behåller de ursprungliga versionerna av filerna som visas i uppgiftsrutan väljer du alternativknappen Nej (Ta bort dessa filer, jag har sparat filerna jag behöver) istället.

Funktionen AutoRecover fungerar bara på Excel-arbetsböcker som har sparats minst en gång. Med andra ord, om du bygger en ny arbetsbok och inte stör att spara och byta namn på den innan du upplever en datorkrasch, kommer funktionen AutoRecover inte att återföra någon del av den.

Därför är det väldigt viktigt att du blir van vid att spara nya arbetsböcker med Spara-knappen på verktygsfältet Snabbåtkomst, mycket kort efter att du började arbeta på ett arbetsblad. Eller du kan använda den trovärdiga tangentbordsgenväggen Ctrl + S.