Excel 2016 För Dummies Cheat Sheet - dummies

Av Greg Harvey

Vid första anblicken kan du ha problem med att känna av de många menyer, flikar, kolumner och rader i Excel 2016 användargränssnitt. Du kan dock räkna ut vad du gör genom att använda tangenttryckningar för att flytta markören till en ny cell, följa enkla regler för datainmatningsetikett, upptäcka vanliga orsaker till några formelfelvärden och läsa en snabb lista över de bästa Excel 2016 funktioner.

Flytta cellmarkören i Excel 2016-kalkylblad

Excel 2016 erbjuder ett stort antal tangenttryckningar för att flytta markören till en ny cell. När du använder en av dessa tangenttryckningar, rullar programmet automatiskt en ny del av kalkylbladet till vyn, om det behövs för att flytta markören.

Följande tabell sammanfattar dessa tangenttryckningar, inklusive hur långt varje flyttar cellpekaren från startpositionen.

Tangenttryck	När cellmarkören flyttas
Högerpil eller Tab	Cell till höger.
Vänsterpil eller Skift + Tab	Cell till vänster omedelbart.
Uppåtpil	Cykla upp en rad.
Nedpilen	Cell ned en rad.
Hem	Cell i kolumn A i nuvarande rad.
Ctrl + Hem	Första cellen (A1) i arbetsbladet.
Ctrl + Slut eller Slut, Hem	Celle i kalkylbladet vid korsningen av den sista kolumnen som har data i den och den sista raden som har data i den (det vill säga den sista cell i arbetsbladets så kallade aktiva område).
Sida upp	Cell en hel skärm upp i samma kolumn.
Sida ner	Cell en helskärm ned i samma kolumn.
Ctrl + Högerpil eller Avsluta, Högerpil	Första upptagen cellen till höger i samma rad som är antingen föregås eller följt av en tom cell. Om ingen cell är upptagen, går pekaren till cellen i slutet av raden.
Ctrl + Vänsterpil eller Slut, Vänsterpil	Första upptagna cellen till vänster i samma rad som är antingen föregås eller följt av en tom cell. Om ingen cell är upptagen, går pekaren till cellen i början av raden.
Ctrl + Uppåtpil eller Avsluta, Uppåtpil	Första upptagen cell ovanför i samma kolumn som är antingen föregås eller följt av en tom cell. Om ingen cell är upptagen, går pekaren till cellen högst upp i kolumnen.
Ctrl + Nedre pilen eller Avsluta, Nedpilen	Första upptagna cellen nedan i samma kolumn som antingen är föregås eller följt av en tom cell. Om ingen cell är upptagen, går pekaren till cellen längst ner i kolumnen.
Ctrl + Sida ner	Placeraren på cellen i nästa arbetsark i den arbetsboken.
Ctrl + Page Up	Pekarens placering i föregående arbetsblad på den arbetsboken.

När du flyttar markören genom att använda tangenttryckningarna som anges i tabellen, håll följande följande tips:

• När det gäller de tangenttryckningar som använder piltangenterna måste du antingen använda pilar på markörens knappsats eller annars har Num Lock frånkopplat på det numeriska tangentbordet på ditt fysiska tangentbord.

• Tangenttryckningarna som kombinerar Ctrl eller End-tangenten med en piltangent är bland de mest användbara för att snabbt flytta från en kant till den andra i stora tabeller med cellposter eller för att flytta från bord till tabell i en sektion av ett kalkylblad med många block av celler.

• När du använder Ctrl och en piltangent på ett fysiskt tangentbord för att flytta från kant till kant i ett bord eller mellan tabeller i ett kalkylblad, håller du ned Ctrl medan du trycker på en av de fyra pilknapparna. När du gör det med pekskärmstangenten på en pekskärmsenhet trycker du på Ctrl-tangenten och sedan pilknappen i följd.

• När du använder Slut och ett pilknapp alternativ måste du trycka på och släpp sedan Avsluta-tangenten före genom att trycka på pilknappen. Om du trycker på och släpper slutknappen får indikatorn Slutläge visas på statusfältet. Detta är ditt tecken på att Excel är redo för att du trycker på en av de fyra pilknapparna.

Excel 2016 Data Entry Etiquette

För att börja arbeta på ett nytt Excel 2016-kalkylblad börjar du helt enkelt ange information i det första arket i Book1-arbetsboksfönstret. Här är några enkla riktlinjer (en typ av datainmatningsetikett) för att komma ihåg när du skapar ett Excel-kalkylblad i Sheet1 i en ny arbetsbok:

• Närhelst du kan, organisera din information i tabeller med data som använder intilliggande (närliggande) kolumner och rader. Starta tabellerna i det övre vänstra hörnet av kalkylbladet och arbeta dig ner i arket, snarare än över arket, när det är möjligt. När det är praktiskt, separera varje tabell med högst en enda kolumn eller rad.

• När du ställer in dessa tabeller, hoppa inte över kolumner och rader för att "rymma ut" informationen. (För att placera vitt utrymme mellan information i närliggande kolumner och rader, kan du bredda kolumnerna, öka raderna och ändra justeringen.)

• Boka en enda kolumn till vänster på bordet för tabellens radrubriker.

• Boka en enda rad högst upp på bordet för tabellens kolumnrubriker.

• Om ditt bord kräver en titel, sätt titeln i raden ovanför kolumnrubrikerna. Lägg titeln i samma kolumn som radrubrikerna.

Dekryptera felvärden i Excel 2016 Formler

Du kan direkt berätta att en Excel 2016-formel har gått haywire, för i stället för ett fint beräknat värde får du ett konstigt, oförståeligt meddelande. Denna konstiga, i språket i Excel 2016-kalkylblad, är ett felvärde. Dess syfte är att låta dig veta att något element - antingen i formeln själv eller i en cell som avses i formeln - hindrar Excel från att återföra det förväntade beräknade värdet.

Följande tabell visar några Excel 2016-felvärden och deras vanligaste orsaker.

Vad visar upp i cellen	Vad händer här?
# DIV / 0!	Visas när formeln kräver division med en cell som innehåller antingen värdet 0 eller, som oftast är fallet, är tomt. Divisionen med noll är en no-no i matematik.
#NAME?	Visas när formeln avser ett intervallnamn som inte existerar i arbetsbladet. Det här felvärdet visas när du skriver in felområdet eller misslyckas med att ange citattecken någon text som används i formeln, vilket gör att Excel tror att texten hänvisar till ett sträcknamn.
#NULL!	Visas oftast när du sätter i ett mellanslag (där du ska använda kommatecken) för att skilja cellreferenser som används som argument för funktioner.
#OGILTIGT!	Visas när Excel möter ett problem med ett tal i formeln , t.ex. fel typ av argument i en Excel-funktion eller en beräkning som ger ett tal för stort eller för litet att vara representeras i arbetsbladet.
#REF!	Visas när Excel möter en ogiltig cellreferens, till exempel som när du tar bort en cell som avses i en formel eller klistra in celler över de celler som anges i en formel.
#VALUE!	Visas när du använder en fel typ av argument eller operatör i en funktion, eller när du ringer till en matematisk operation som avser celler som innehåller textposter.

Topp 10 funktioner i Excel 2016

Om du letar efter en snabb översikt över vad som är coolt i Excel 2016, leta inte längre! Bara en kortfattad blick nedåt de första punkterna i den här listan berättar att drivkraften på funktionerna kan vara produktiv med Excel 2016 när som helst, var som helst!

• Komplett Cloud-filsupport: Den nya Excel Save (File → Save) och Open (File → Open) skärmar gör det enkelt att lägga till ditt OneDrive eller företagets SharePoint-lagwebbplats som en plats för att lagra och redigera din favorit arbetsböcker. Genom att lagra dina Excel-arbetsböcker, en av dessa platser i molnet, är du säker på tillgång till dem på vilken enhet som kör Excel 2016 (som kan inkludera din Windows-surfplatta och smartphone tillsammans med skrivbordet och din bärbara dator).

  Om du dessutom befinner dig utan en dator som kör Excel 2016, kan du fortfarande granska och redigera dina arbetsböcker med Excel Online i nästan alla större webbläsare som en del av din Office 365-prenumeration.

• Painless File Share-alternativ: Fildelning i Excel har bara blivit bättre och enklare än någonsin. Dela skärmen i Excel Backstage gör det enklare än någonsin att dela dina Excel-arbetsböcker online. Du kan inte bara enkelt bjuda in personer att visa och redigera arbetsböcker som sparas på din OneDrive i molnet, du kan också presentera dem i Skype-möten online och lägga dem till dina favoriter på sociala medier.

• Totalt pekskärmstöd: Excel 2016 är inte bara det bästa kalkylbladsprogrammet för din Windows-dator och bärbar dator, det är också det bästa på din Windows-surfplatta och smartphone.För att säkerställa att Excel 2016 pekskärmsupplevelse är lika rik och givande som med ett fysiskt tangentbord och en mus, stödjer Excel 2016 ett speciellt beredningsläge som ger mer utrymme mellan kommandoknapparna på bandet vilket gör det lättare för dem att välja med fingret eller pennan med alla större pekskärm gester.

• Integrerad Datormodellstöd: Excel 2016 stöder sanna en-till-en-till-många relationer mellan de datatabeller som du importerar till Excel från fristående databashanteringsprogram samt mellan data listor som du skapar i Excel. Relationerna mellan datatabellerna och listorna i datamodellen gör att du kan använda data från någon av sina kolumner i Excel-pivottabellerna och diagrammen du skapar.

• Pivottabellfiltrering med skivor och tidslinjer: Skivor från Excel 2016 gör det möjligt att snabbt filtrera data i pivottabellerna på en multipel av kolumner via grafiska objekt på skärmen. Tidslinjer gör det möjligt att grafiskt filtrera pivottabelldata med hjälp av en tidslinje baserad på vilken kolumntyp som ingår i pivottabellens datamodell.

• Rekommenderade diagram: Är du inte säker på vilken typ av diagram som kommer att visa upp dina data bäst? Placera bara pekaren överallt i datadatabasen och välj Infoga → Rekommenderade diagram på bandet. Excel visar då en dialogruta för Insert Chart, där Live Preview visar hur tabellens data kommer att se ut i en mängd olika typer av diagram. När du hittat diagrammet bäst representerar data, klickar du helt enkelt på OK-knappen för att bädda in det i tabellens arbetsblad

• Rekommenderade pivottabeller: Om du är nybörjare för att skapa pivottabeller för att du är Excel-data listar du skapar såväl som datatabeller som du importerar från fristående databashanteringsprogram, kan du nu få Excel att rekommendera och skapa en för dig. Allt du behöver göra är att placera markören i en av cellerna i datalistan och välj Infoga → Tabell → Rekommenderade pivottabeller på bandet. Excel 2016 öppnar sedan dialogrutan Rekommenderade pivottabeller som visar en hel lista med olika pivottabeller som du kan skapa på ett nytt arbetsblad i den nuvarande Excel-arbetsboken genom att bara välja OK-knappen.

• Office-tillägg: Office-tillägg gör att du kan utöka kraften i Excel 2016 genom att installera alla typer av specialiserade småprogram (även kända som appar) som finns tillgängliga från Office Store precis inom programmet. För att installera och använda ett tillägg väljer du Infoga @@ → Mina tillägg @@ → Visa allt på bandet och välj sedan alternativet STORE i dialogrutan Office Add-ins.

  Gratis applikationer för Excel 2016 inkluderar Bing Maps-appen för att plotta platser, Merriam-Webster Dictionary-appen för att leta upp ord och programmet Mini Calendar and Date Picker för att hjälpa dig att ange datum i ditt arbetsblad.

• Snabb analysverktyg: Verktyget Snabbanalys visas längst ned till höger i valfritt tabell i ett Excel 2016-arbetsblad. Det här verktyget innehåller alternativ för att använda villkorliga format, skapa ett diagram eller pivottabell, summa värden i rader eller kolumner, eller lägga till gnistlinjer för data i den valda tabellen.Och tack vare Excels Live Preview kan du se hur din tabelldata skulle visas med de olika alternativen innan du tillämpar någon av dem.

• Flashfyllning: Denna nifty-funktion är bokstavligen en sinnenläsare när det gäller att hantera multipartcellsangivelser i en enda kolumn i arbetsbladet som innehåller diskreta element du bättre skulle kunna använda om de var inskrivna alla i sig kolumnerna av arket.

  För att skilja separata element från längre poster i kolumnen är allt du behöver göra manuellt ange det första elementet i den längre posten du vill ha extraherad i en cell i samma rad i en tom kolumn till höger avslutad genom att trycka på nedåtpil. Då, när du skriver det första bokstaven i motsvarande element i den andra långa posten i den tomma cellen i raden nedan, indikerar Excel 2016s autokorrigeringsfunktion inte bara resten av den andra posten, men resten av motsvarande poster för hela kolumnen. För att komplettera den föreslagna autokorrigeringen och fyll i hela kolumnen väljer du helt enkelt Enter-knappen på Formel-fältet eller trycker på Enter-tangenten.