Excel Dashboard Design Principle - Håll det enkelt - dummies

Dashboarddesignsexpert Stephen Få har mantraet, "Förenkla, förenkla, förenkla. "Den grundläggande tanken är att instrumentbrädor som är rubbade med för många åtgärder eller för mycket ögonsocker kan späda ut den viktiga informationen du försöker presentera. Hur många gånger har någon sagt att dina rapporter ser "upptagna"? I huvudsak betyder detta klagomål att det för mycket händer på sidan eller skärmen, vilket gör det svårt att se de faktiska uppgifterna.

Här är några åtgärder du kan vidta för att säkerställa enklare och effektivare instrumentbräddesign.

Vrid inte din instrumentpanel till ett datalager

Inntag det. Du inkluderar så mycket information i en rapport som möjligt, främst för att undvika att bli ombedd att få ytterligare information. Men i instrumentbrädans sinnestillstånd måste du kämpa för strävan att tvinga alla data tillgängliga på dina instrumentpaneler.

Överväldigande användare med för mycket data kan få dem att förlora det primära målet på instrumentbrädan och fokusera på inkonsekventa data. De åtgärder som används på en instrumentpanel bör stödja det ursprungliga syftet med den instrumentpanelen. Undvik uppmaningen att fylla vitt utrymme för symmetri och utseende. Ta inte med information som är bra att veta bara för att uppgifterna är tillgängliga. Om data inte stöder instrumentpanelens huvudsyfte, lämna det ut.

Undvik fancy formatering

Nyckeln till att kommunicera effektivt med dina instrumentpaneler är att presentera dina data så enkelt som möjligt. Det finns inget behov av att pakka det i ögonkock för att göra det mer intressant. Det är okej att ha en instrumentpanel med liten eller ingen färg eller formatering. Du finner att bristen på fancy formatering endast tjänar till att uppmärksamma de faktiska data. Fokusera på data och inte den glänsande glada grafiken. Här följer några riktlinjer:

• Undvik att använda färger eller bakgrundsfyllningar för att partitionera dina instrumentpaneler. Färger, i allmänhet, bör användas sparsamt, reserverade för att ge information om viktiga datapunkter. Till exempel indikerar färgerna rött, gult och grönt till måttet traditionellt prestandanivån. Att lägga till dessa färger i andra delar av din instrumentpanel tjänar bara till att distrahera din publik.

• De-understryka gränser, bakgrunder och andra element som definierar instrumentbrädans områden. Försök använda det vita vita utrymmet mellan komponenter för att partitionera instrumentpanelen. Om gränser är nödvändiga, formatera dem för att nyansera ljusare än de du har använt för dina data. Ljusgrays är typiskt idealiska för gränser.Tanken är att ange sektioner utan att distrahera från den information som visas.

• Undvik att använda fancy effekter som gradienter, mönsterfyllningar, skuggor, glödor, mjuka kanter och annan formatering. Excel gör det enkelt att applicera effekter som gör allt ser glänsande, glittrande och vanligtvis glada. Även om dessa formateringsfunktioner gör stora marknadsföringsverktyg gör de inte dina rapporteringsmekanismer några fördelar.

• Försök inte förbättra dina instrumentpaneler med klippkonst eller bilder. De gör inte bara något för ytterligare datapresentation, men de ser ofta också klibbiga ut.

Begränsa varje instrumentbräde till en utskrivbar sida

Dashboards ska i allmänhet ge en översiktlig inblick i viktiga åtgärder som är relevanta för specifika mål eller affärsprocesser. Detta innebär att alla data kan ses omedelbart på en sida. Även om alla dina data på en sida inte alltid är det enklaste att göra, finns det stor nytta för att kunna se allt på en sida eller på skärmen.

Du kan lättare jämföra avsnitt, du kan hantera orsak-och-effekt-relationer effektivare, och du är mindre beroende på korttidsminnet. När en användare måste bläddra åt vänster, höger eller nere, minskar dessa fördelar. Dessutom tenderar användarna att tro att när informationen är placerad utanför normal visning (områden som kräver rullning) är det på något sätt mindre viktigt.

Men om du inte kan passa alla data på ett ark? Först granska åtgärderna på instrumentbrädan och bestämma om de verkligen behöver vara där. Därefter formaterar du instrumentpanelen för att använda mindre utrymme (formatfonter, minska det vita utrymmet och justera kolumn- och radbredd). Slutligen försök att lägga till interaktivitet i din instrumentpanel, så att användare dynamiskt kan ändra visningar för att visa endast de åtgärder som är relevanta för dem.