Excel Dashboards och rapporter: Skapa ditt första pivottabell - dummies

Med ett pivottabell i Excel kan du spendera mindre tid att behålla dina instrumentpaneler och rapporter och mer tid på att göra andra användbara saker. Inget verktyg i hela Excel gör att du kan uppnå denna effektiva datamodell bättre än ett pivottabell.

Använd följande steg för att gå igenom skapandet av ditt första pivottabell:

1. Klicka på en enda cell inuti yourdata källa - tabellen du ska använda för att mata pivottabellen.

2. Välj fliken Infoga på bandet. Här hittar du PivotTable-ikonen, som visas i denna figur. Välj PivotTable från rullgardinsmenyn under ikonen.

   

   Detta aktiverar dialogrutan Create PivotTable, som visas i denna figur. Som du kan se frågar den här dialogrutan om du vill ange platsen för din källdata och den plats du vill placera pivottabellen.

   

   Observera att Excel i dialogrutan Skapa pivottabell gör ett försök att fylla i ditt dataintervall för dig. I de flesta fall får Excel detta rätt. Se dock alltid till att rätt intervall är valt.

   Du kommer också att notera i figuren att standardplatsen för ett nytt pivottabell är nytt kalkylblad. Det betyder att ditt svängbord kommer att placeras i ett nytt arbetsblad i den aktuella arbetsboken. Du kan ändra detta genom att välja alternativet Existerande kalkylblad och ange kalkylbladet där du vill placera pivottabellen.

3. Klicka på OK.

   Här har du en tom pivottabellrapport på ett nytt arbetsblad. Bredvid det tomma pivottabellen ser du dialogrutan PivotTable Fields, som visas i denna figur.

   

   Tanken här är att lägga till de fält du behöver i pivottabellen med hjälp av de fyra droppzoner som finns i PivotTable-fältlistan - Filter, kolumner, rader och värden. Trevligt nog motsvarar dessa droppzoner de fyra områdena i pivottabellen du granskar i början av detta kapitel.

   Om du klickar på pivottabellen inte aktiverar dialogrutan PivotTable Fields kan du manuellt aktivera den genom att högerklicka någonstans inom pivottabellen och välja Visa fältlista.

   Nu innan du går vild och börjar släppa fält i de olika droppzonen är det viktigt att du ställer dig två frågor. "Vad mäter jag? "Och" Hur vill jag se den? "Svaren på dessa frågor ger dig lite vägledning när du bestämmer vilka fält som går där.

   För din första pivottabellrapport vill du mäta dollarförsäljningen per marknad. Detta berättar automatiskt att du måste arbeta med fältet Försäljningsbelopp och Marknadsfält.

   Hur vill du se det? Du vill att marknaderna ska gå ner till vänster om rapporten och försäljningsbeloppet ska beräknas bredvid varje marknad. Om du kommer ihåg de fyra områdena i pivottabellen måste du lägga till fältet Marknadsfält till raden och fältet Försäljningsbelopp i fältet Values.

4. Markera kryssrutan Markera i listan, som visas i denna figur.

   Nu när du har regioner i ditt pivottabell, är det dags att lägga till dollarsalget.

   

5. Markera kryssrutan Försäljningsbelopp i listan, vilket visas i denna figur.

   

   Om du markerar en kryssruta som är icke-numerisk (text eller datum) placeras det fältet automatiskt i raden i pivottabellen. Om du markerar en kryssruta som är numerisk placeras det fältet automatiskt i värdena på pivottabellen.

   Vad händer om du behöver fält i andra delar av pivottabellen? Tja, i stället för att markera fältets kryssruta, kan du dra något fält direkt till olika droppzoner.

   En sak: När du lägger till fält i dropzoner kan det vara svårt att se alla fält i varje droppzon. Du kan expandera dialogrutan PivotTable Fields genom att klicka och dra gränserna i dialogrutan.