Excel Dashboards och rapporter: Listbox Exempel - dummies

Ett av de mer användbara sätten att använda en listrutan i Excel-instrumentpaneler och Rapporter är att styra flera diagram med en väljare. Följande figur illustrerar ett exempel på detta. När ett regionval görs i listrutan matas alla tre diagrammen med data för den regionen och justerar diagrammen så att de motsvarar det markerade valet.

Lyckligtvis är allt detta gjort utan VBA-kod, bara en handfull formler och en listruta.

För att skapa detta exempel, börja med tre råa dataset - som visas i följande figur - som innehåller tre kategorier av data: Intäkter, Nettoresultat% och Bruttomarginal. Varje dataset innehåller en separat rad för varje region, inklusive en för Alla regioner.

Du lägger sedan till en listruta som matar ut indexnumret för det valda objektet till cellen P2, som visas i följande bild.

Skapa sedan ett scenstabell som består av alla formler. I denna staging-tabell använder du Excels CHOOSE-funktion för att välja rätt värde från de råa datatabellerna baserat på den valda regionen.

I Excel returnerar funktionen VÄLJ ett värde från en angiven lista med värden baserat på ett angivet positionsnummer. Formeln CHOOSE (3, "Red", "Yellow", "Green", "Blue") returneras till exempel Green eftersom Green är det tredje objektet i listan över värden. Formeln VÄLJ (1, "Röd", "Gul", "Grön", "Blå") returnerar Röd.

Som du kan se i följande figur hämtar CHOOSE-formuläret målpositionsnumret från cell P2 (cellen där listrutan matar ut indexnumret för det valda objektet) och matchar sedan det positionsnummeret till celllistan referenser ges. Cellreferenserna kommer direkt från den rada datatabellen.

I det exempel som visas i figuren ovan är de data som kommer att returneras med denna CHOOSE-formel 41767. Varför? Eftersom cell P2 innehåller talet 3, och den tredje cellreferensen inom CHOOSE-formeln är cell B9.

Du skriver in samma typ av CHOOSE-formel i Jan-kolumnen och kopierar den sedan över, som visas i följande bild.

För att testa att dina formler fungerar, ändra värdet av cell P2 manuellt genom att ange 1, 2, 3, 4 eller 5. När formlerna fungerar är allt som finns kvar att skapa diagrammen med hjälp av staging-tabellen.

Om Excel fungerar som VÄLJ eller INDEX är det lite skrämmande för dig, oroa dig inte. Det finns bokstavligen hundratals sätt att använda olika kombinationer av Form-kontroller och Excel-funktioner för att uppnå interaktiv rapportering. Det finns inga bestämda regler på vilka formulärkontroller eller Excel-funktioner du behöver använda i din modell.

Börja med grundläggande förbättringar på instrumentpanelen, med hjälp av kontroller och formler du är bekväm med. Sedan försök gradvis introducera några av de mer komplexa kontrollerna och funktionerna. Med lite fantasi och kreativitet kan du ta grunderna och anpassa dina egna dynamiska instrumentbrädor.