Excel Dashboards och rapporter: Option Button Exempel - dummies

Ett av de sätt du kan använda alternativknappar i Excel-instrumentpaneler och rapporter är att mata ett enda diagram med olika data, baserat på det valda alternativet. Denna figur illustrerar ett exempel på detta. När varje kategori väljs uppdateras det enkla diagrammet för att visa data för det valet.

Nu kan du skapa tre separata diagram och visa dem alla på instrumentpanelen samtidigt. Men med alternativknappar som alternativ sparar du värdefull fastighet genom att inte behöva visa tre separata diagram. Dessutom är det mycket lättare att felsöka, formatera och behålla ett diagram än tre.

För att skapa detta exempel, börja med tre råa dataset - som visas i följande bild - som innehåller tre kategorier av data; Inkomst, kostnad och netto. Nära de råa data, reservera en cell där alternativknapparna matar ut sina värden (cell A8, i det här exemplet). Den här cellen innehåller ID för det valda alternativet: 1, 2 eller 3.

Därefter skapar du analysskiktet (staging-tabellen) som består av alla formler, som visas i följande figur. Diagrammet läser från denna staging tabell, så att du kan styra vad diagrammet ser. Den första cellen i staging-tabellen innehåller följande formel:

= IF ($ A $ 8 = 1, B9, IF ($ A $ 8 = 2, B13, B17))

Denna formel berättar att Excel ska kontrollera värdet av cell A8 (cellen där alternativknapparna matar ut sina värden). Om värdet av cell A8 är 1, vilket representerar värdet av inkomstalternativet, returnerar formeln värdet i inkomstdatasetet (cell B9).

Om värdet av cell A8 är 2, vilket representerar värdet av expense-alternativet, returnerar formeln värdet i Expense-datasetet (cell B13). Om värdet av cell A8 inte är 1 eller 2 returneras värdet i cell B17.

Observera att formeln som visas i föregående figur använder absoluta referenser med cell A8. Det vill säga referensen till cell A8 i formeln prefixas med $ tecken ($ A $ 8). Detta säkerställer att cellreferenser i formlerna inte flyttas när de kopieras ner och över.

För att testa att formeln fungerar bra kan du ändra värdet för cell A8 manuellt, från 1 till 3. När formeln fungerar kopierar du bara formeln över och ner för att fylla resten av scenen.

När inställningen skapas är allt som finns kvar att skapa diagrammet med hjälp av staging-tabellen. Återigen är de två stora fördelarna du får från den här typen av inställningar att du kan göra någon formatering ändrad till ett diagram och det är lätt att lägga till ett annat dataset genom att lägga till en annan alternativknapp och du kan enkelt redigera dina formler.