Några ord om hur QuickBooks 2012 fungerar - dummies

QuickBooks 2012 gör det mesta av journalposter för dig. Om du till exempel använder QuickBooks för att spela in en $ 1 000 check som betalar Acme Supplies för vissa pappersprodukter som du köpt, debiterar QuickBooks automatiskt leveranskostnaderna (så länge du anger att checken är för leveranser) och sedan krediterar kontanter.

På samma sätt, när du producerar en faktura som registrerar en försäljning, gör QuickBooks dessa journalposter till dig. Till exempel, om du sålde $ 13 000 hotdogs och bullar, och de varma hundarna och bullarna kostar dig faktiskt $ 3 000, debiterar QuickBooks kontanter för $ 13 000, krediter försäljningsintäkter för $ 13 000, debiterar kostnaden för varor som säljs för $ 3 000, och krediter inventering för $ 3, 000.

Med andra ord, för de flesta av dina rutintransaktioner hanterar QuickBooks journalposter för dig bakom kulisserna.

Det betyder dock inte att du alltid kan undvika att arbeta med journalposter. Alla transaktioner som inte kan hanteras via en standard QuickBooks-blankett - till exempel fakturaformen eller formuläret för skrivkontroller - måste registreras med hjälp av en journalpost.

Om du till exempel köper en viss anläggningstillgång genom att skriva en check, köps fastigheten automatiskt av QuickBooks. De avskrivningar som kommer att användas för att bekosta tillgången under dess beräknade ekonomiska livslängd måste emellertid registreras med journalposter som du konstruerar dig själv och anger på ett annat sätt.

En annan riktigt viktig punkt: Försöksbalansinformationen ger de råa data som du behöver för att förbereda ditt finansiella redogörelse. Du behöver inte faktiskt ta den här typen av rå data och förbereda dina finansiella rapporter. Förhoppningsvis bygger QuickBooks enkelt, snabbt och enkelt upp dina finansiella rapporter genom att använda denna försöksbalansinformation.

QuickBooks skapar automatiskt de flesta journalposter för dig, bygger en försöksbalans genom att använda journalpostinformation och, när du blir frågad, producerar bokslut. Det mesta av arbetet med dubbelbokföring fortsätter sedan bakom kulisserna. Du oroar dig inte för många journalposter på en daglig basis.

Och om du inte vill någonsin se en försöksbalans behöver du inte. Faktum är att om du bara använder QuickBooks för att producera fakturor och skriva kontroller som betalar räkningarna, kommer nästan all information som du behöver för att förbereda dina finansiella rapporter automatiskt. Så det är verkligen snyggt.

Men inte all information som behövs för att producera bra, exakta bokslut samlas automatiskt.Du kommer att stöta på en handfull viktiga fall som bör hanteras speciellt genom journalposter som antingen du eller din CPA konstruerar och anger.