Fiddle-Faddle Metod för redovisning - dummies

Arbetet med att förbereda bokslut - kallat bokföring eller bokföring - kräver antingen en hel massa fiddle-faddling med nummer eller lärande hur man använder dubbel bokföring. För att producera dessa uttalanden med ett bokföringsprogram som QuickBooks 2012 måste du använda dubbel bokföring.

Du kan konstruera finansiella rapporter med hjälp av fiddle-faddle-metoden. Men fiddle-faddle-metoden lider av några riktigt försvagande svagheter. Dessa svagheter tyder på att du behöver ett bättre verktyg. Specifikt behöver du dubbel bokföring.

De flesta småföretag - eller åtminstone de små företag där ägarna inte redan är utbildade i redovisning - har använt fiddle-faddle-metoden. Titta till exempel på de finansiella rapporterna som visas i följande tabeller. Den första tabellen visar resultaträkningen för en dag om året som den imaginära snabbkorgen fungerar.

En enkel inkomsträkning för varuhuset

Försäljningsintäkter	$ 13 000
Mindre: Kostnad för sålda varor	3 000
Bruttomarginal	$ 10 000 < Driftskostnader
Hyror
$ 1 000	Löner
4 000	Tillförsel
1 000	Summa rörelsekostnader
6 000	Drift vinst
$ 4, 000

I nästa tabell visas balansräkningen i början av den första driftsdagen.

En enkel balansräkning för varuhuset

Tillgångar

Kontanter
$ 1 000	Inventarier
3 000	Summa tillgångar
$ 4 000	Skulder
Leverantörsskulder
$ 2 000	Utbetalt lån
1 000	Eget kapital
S. Nelson, kapital
1 000	Summa skulder och eget kapital
$ 4 000

Med den fiddle-faddle redovisningsmetoden beräknar du individuellt varje nummer som visas i bokslutet. Försäljningsintäkterna motsvarar till exempel 13 000 dollar. Den fiddle-faddle redovisningsmetoden kräver att du på något sätt kommer upp med detta försäljningsintäkter nummer manuellt.

Du kanske kommer att kunna komma med det här numret genom att komma ihåg varje försäljning du gjorde under dagen. Eller om du förbereder fakturor eller försäljningskvitton kan du kanske komma med det här numret genom att lägga till all den enskilda försäljningen. Om du har ett kassaapparat kan du också komma med det här numret genom att titta på kassaregistret.

Andra intäkts- och kostnadsnummer beräknas på samma grova sätt. Till exempel beräknas $ 1 000 av hyreskostnaden genom att antingen komma ihåg vilket belopp du betalat för hyra eller genom att titta i ditt checkbook register och hitta den check som du skrev för hyra.

Balansvärdena produceras på ungefär samma sätt. Du kan härleda kontantbalansen på $ 1 000, till exempel genom att titta på checkboken eller i värsta fall scenariot. Du kan härleda inventeringsbalansen på $ 3 000 genom att lägga till värdena för enskilda varulager. Du kan beräkna skulden och ägarens eget kapital på liknande sätt.

Några av värdena som redovisas i resultaträkningen eller i balansräkningen får

plugged - vilket innebär att de beräknas med andra siffror från bokslutet. Till exempel ser du inte upp vinstbeloppet på någon särskild plats; I stället beräknar du vinst genom att subtrahera kostnader från intäkter. Du kan självklart också beräkna balansräkningsvärden, såsom totala tillgångar, ägarens eget kapital och det totala ansvaret för ägarens eget kapital. Fiddle-faddle-metoden för redovisning fungerar ganska bra för ett mycket litet företag så länge du har en bra checklista. Så, för ett mycket litet företag, kan du kanske komma undan med denna grova, tvärgående inställning till redovisning.

Men tyvärr lider fiddle-faddle-metoden av tre hemska svagheter för ett företag som inte har superklassiga finanser:

Det är inte systematiskt nog att bli automatiserad.

• Du kanske inte bryr dig om att fiddle-faddle-metoden inte är systematisk nog för automatisering. Ett systematiskt tillvägagångssätt som dubbel bokföring kan automatiseras, som QuickBooks gör. Denna automatisering innebär att uppgiften att förbereda bokslut kräver kanske fem musklick. Eftersom det inte går att automatisera fiddle-faddle-tillvägagångssättet, varje gång du vill producera bokslut, går du eller en del stackars medarbetare till ett enormt arbete för att samla in siffrorna och alla de råa data som krävs för att producera information.

  Det är mycket lätt att förlora detaljer.

• Du ser att affären för varmkorv innebär endast tre driftskostnader: hyra, löner och leveranser. Om du känner till de operativa utgiftskategorierna som verksamheten inträffar, är det ganska lätt att titta igenom kontrollregistret och hitta kontrollen eller kontrollerna som betalar hyra, till exempel. Du kan använda ett liknande tillvägagångssätt med löne- och försörjningskostnaderna. Men, om du också har en reklamkostnadskategori eller en företagslicenskostnad eller någon annan lätt att glömma kategori? Om du glömmer en kategori saknar du utgifter.

  Det tillåter inte noggrann felkontroll.

• Felkontroll är viktigt med bokförings- och bokföringssystem. Med alla siffror och transaktioner som svävar runt, kryper det lätt in i systemet.