Utse hur SharePoint 2003 lägger till affärsvärde - dummies

Om du pratar fram och tillbaka om att implementera SharePoint, läs vidare på vissa specifika sätt att det här verktyget för webbplatsbyggande kan ge dig mer värde företag.

Sökning kan kosta dig

Den tid som dina anställda spenderar söker efter formulär, filer och telefonnummer läggs till. För att inte tala om hur mycket tid dina anställda spenderar runt kontoret letar du efter den senaste versionen av en varumärkesbild eller företagets policy om (till exempel) att ringa personliga telefonsamtal på företagslevererade mobiltelefoner. Håll dina anställda på sina skrivbord och arbeta med hjälp av SharePoint för att ge den referensinformation de behöver.

Självbetjäning sparar pengar

Din organisation kan spara pengar genom att inte reproducera och distribuera pappersdokument som broschyrer och presentationer för intern distribution. Att skicka papperskopior är dyrt och slösigt. Du kan skicka elektroniska kopior via e-post, men då beskattar du din e-postserver och belastar mottagarna med beslutet om (och var) för att spara den bifogade filen.

Hoppa över allt nonsens och använd SharePoint för att lagra och distribuera elektroniska versioner av dina dokument:

• Använd dokument-, bild- och formulärbibliotek för att lagra elektroniska versioner av dina filer.
• Skicka en hyperlänk till filen i e-post.
• Skapa en lista på portals hemsida och meddela eventuella långsiktiga dokument som nästa års marknadsplan.

Genom att skicka en hyperlänk till en fil som är lagrad i ett SharePoint-bibliotek behöver du inte oroa dig för var du ska spara den elektroniska eller pappersfilen. De kan lägga till hyperlänken till sina personliga listor med hyperlänkar i My Site. Nästa gång de vill återkalla presentationen från fjärdedelens försäljningsseminarium, behöver den inte vara längre bort än My Site-sidan.

Brygga dina öar

Ett företags struktur låter sig ofta skapa öar av information. Tyvärr är det ofta den här strukturen som hindrar dina anställdas produktivitet eller blir i vägen för att hitta tillfredsställelse för en kund. Istället för att se ett företag när det gäller dess funktionella avdelningar (t.ex. marknadsföring och bokföring), använd SharePoint för att ansluta öar och bryta kedjorna i din formella rapporteringsstruktur. Så här hjälper SharePoint-funktioner till att få jobbet gjort:

• Lagflexibilitet: Du kan använda lagwebbplatser för att skapa en arbetsplats för ett lag oavsett fysisk plats för lagets medlemmar eller som rapporterar till vem.
• Dokument-centrerat samarbete: Du kan låta medarbetare samarbeta kring ett dokument, till exempel en uppdaterad personalhanteringsmanual, med hjälp av en arbetsplats för dokument.
• Workshop för hemsöt möte: Du kan använda mötesarbetsytor för att stödja möten (individuellt eller i serie) med en central plats för alla associerade deltagare, agendor och åtgärdsposter.
• Visning av affärsprocesser: Du visar på dina affärsprocesser genom att placera dem på en lagwebbplats för hela företaget eller laget att se och använda.
• Formalisera det informella: Du skickar in i dina avdelningar och tar avdelningens kalkylblad, policyer och formulär till SharePoint.

Skicka ett samlat meddelande

Använd portalen för att kommunicera en gemensam vision för dina anställda om ditt företag genom följande faktorer:

• Startsida: Kommunicera värdet av ett meddelande, som företagets vision uttalande genom att placera det rätt på portals hemsida för alla att se.
• Navigering: Använd din portals navigationsfunktioner för att rikta anställda till information om produkter och kampanjer.
• Annonser: Använd listorna - länkarna och annonserna - på din portal för att rikta medarbetarnas uppmärksamhet på de interna lagsidorna och företagsnyheterna som du vill att de ska märka.
• Målgrupper: Målgrupper av anställda, till exempel handledare eller alla i kundtjänst, med listor som förstärker ett meddelande, till exempel värdet av upplösning.
• Se och känna: Använd färgschema och branding av din portal för att omvandla din SharePoint-portal från en opersonlig mjukvara till -källan för intern företagsnyheter och information.

Skapa en känsla av samhälle

Använd SharePoint för att hålla dina anställda uppdaterade med nybarns- och nyhyrningsmeddelanden. Du eller dina anställda kan till och med vilja använda SharePoint för att skapa en bilpool eller hitta en lunchkompis.

Skära kostnaderna för informationssystemen

Föreställ dig att minska antalet hemgrannade avdelningar lösningar som använder kalkylblad och Access databaser. Genom att ersätta dessa med listor och bibliotek i SharePoint uppnår du några omedelbara förbättringar:

• Enkel administrering: Dina affärsspecifika lösningar blir mer konsekventa, vilket gör dem enklare att administrera, stödja, säkerhetskopiera och återställa än dussintals enstaka lösningar som lagts upp av kalkylbladssocker.
• Tillgänglighet, bärbarhet och återanvändbarhet: Den data som lagras i SharePoints listor och bibliotek sparas i en SQL Server-databas. Viktig information är inte låst i ett kalkylblad som endast används av en avdelning.
• Ökad säkerhet: SharePoint erbjuder en inbyggd modell för säkerhet och behörigheter som bygger på din befintliga investering i Active Directory. Ännu bättre kan dina avdelningar använda den modellen för att hantera vem som har tillgång till vad-utan att ringa till hjälpdisplayen.
• Möjlighet att eliminera Office-klienter: Genom att använda listor och bibliotek i SharePoint behöver du inte ha Office-program som Excel installerat på alla dina klientmaskiner.Människor kan använda webbläsaren för att leta upp data (eller lägga till data i en lista) i SharePoint. Den listan kan även kopplas till ett kalkylblad som uppdateras medan en annan användare lägger till data med hjälp av webbläsaren.
• Förenklad planering: Genom att få allt innehåll under ett tak och på radaren, blir din kapacitetsplanering mycket förenklad.
• Utbildningshjälp: Eftersom SharePoint ger ett jämnt utseende, är träning enklare.