Ekonomisk modellering i Excel: dokumentera dina antaganden - dummies

Begreppet "skräp i skräp ut" är aldrig trure än vad gäller finansiell modellering. Du kan ha den finaste utformade finansiella modellen med perfekt formatering, en bra design och fantastiska bilder och scenariotabeller, men om ingångarna som går in i den finansiella modellen inte har verifierats är modellen oanvändbar och du kan inte använda utgångarna. Viktiga beslut fattas utifrån utfall av finansiella modeller, så det är kritiskt att notera de antaganden som har gått in på modellen.

Dokumentation av antaganden är verkligen inte den mest spännande delen av finansiell modellering, så du kan bli frestad att lämna den till slutet. Falla inte i denna fälla! När du är färdig med att bygga din modell kommer du inte ihåg vad de antagandena var. Dokument när du går. När du gör en strukturell förändring eller till och med en mindre förändring till en av ingångarna, dokumentera den, även om den verkar obetydlig vid den tiden.

Lista antaganden på en separat sida och märka dem tydligt så att de enkelt kan identifieras och refereras i ett ögonkast. För en liten modell kan du bestämma att blanda källdata och antaganden tillsammans. I en stor modell kan du skilja dem med så mycket detaljer som möjligt eller praktiskt. För en detaljerad modell kan du lista ut varje enskild detalj på en detaljerad förutsättningssida och sammanfatta sedan de viktiga på en sida med nyckeluppskattningar. Tänk på detaljeringsgraden i din modell och låt det styra detaljerna i din dokumentation av antaganden.

Fortfarande inte övertygad om att dokumentation av antaganden är viktigt? Hur är det för övertalning: När du går vidare till en annan roll eller är du borta på semester, och något går fel med din modell, vem tror du att de kommer att skylla på? Du gissade det! Tänk på att dokumentera antaganden som täcker din röv. Din modell måste kunna tala för dig när du inte är ute för att förklara eller försvara ditt arbete. Dokumentationen av antaganden bör förklara din tankeprocess och varför modellen är byggd så som den är.

En modell är bara lika bra som antagandenas noggrannhet. Du måste minska ditt ansvar genom att dokumentera dina antaganden noggrant och lägga till försiktighetsåtgärder vid behov.

Här finns några vanliga metoder för att inkludera dokumentation i en modell:

• Inkommande kommentarer: Det finns två olika sätt att skapa in-cell kommentarer:
  • Röda triangeln kommentarer: The vanligaste metoden för att skapa en kommentar i cellen är att helt enkelt infoga en kommentar i cellen som visas som en röd triangel i cellens hörn.

    

    Röda triangeln kommentarer.

    För att skapa en röd triangeln kommentar, högerklicka på cellen och välj Infoga kommentar. För att göra en ändring till en befintlig kommentar, högerklicka på cellen med kommentaren och välj Redigera kommentar. På samma sätt, för att radera en kommentar, högerklicka på cellen och välj Ta bort kommentar.

    Om du vill prova exemplen själv kan du ladda ner fil 0401. xlsx och välj fliken märkt 4-1.

  • Inmatningsmeddelanden för datvalidering: Den mindre vanliga metoden att skapa en in-cell-kommentar är att använda datavalideringar. Dessa typer av kommentarer är diskretare, eftersom de inte har den röda triangeln i hörnet och du ser inte kommentaren förrän du faktiskt klickar på cellen.

    

    Datavalideringsinmatningsmeddelanden.

    Den här typen av kommentarer i cellen är speciellt användbar för att skapa små instruktioner och varningar angående inmatningsdata till användare, eftersom de inte kommer att se kommentaren tills de faktiskt klickar på cellen för att mata in data.

  • Om du vill skapa ett datavalideringsinmatningsmeddelande klickar du på cellen och klickar sedan på Datavalideringsknappen i Datafliken i bandet, och dialogrutan Data Validation visas. Välj fliken Inmatningsmeddelande och skriv meddelandet du vill visa. Detta meddelande kommer bara att visas när cellen väljs.

Dokumentation av antaganden som använder in-cellkommentarer är lämpligast för specifik information om endast en cell eller intervall, eftersom de endast kan ses i en enda cell. In-cell kommentarer är användbara för att kommunicera detaljer till en annan modellerare om specifika beräkningsdetaljer, eftersom kommentarerna visas bara på skärmen och visas inte när de skrivs ut. Mer omfattande, generiska antaganden bör dokumenteras med andra metoder.

Av de två typerna av in-cell kommentarer är datavalideringsinmatningsmeddelandet ett bra val eftersom de är snyggare och renare. Kom ihåg att om cellen inte är vald kommer kommentaren inte att ses, så se till att kommentaren endast är cellspecifik. Viktigare, allmänna antaganden och kommentarer bör använda vanlig text eller annan metod för dokumentation.

• Hyperlinks: Det finns två olika typer av hyperlänkar som är användbara för att dokumentera antaganden och källdata i finansiell modellering:
  • Hänvisningar till cell och fil: Du kan skapa hyperlänkar till källor eller andra referensfiler och andra delar av en modell. Cell- och filhänvisningar kan hjälpa till med navigering av en lång och komplex modell. De är speciellt användbara för nya användare att hitta sig runt modellen.

    Om du vill infoga den här typen av hyperlänk väljer du ikonen Hyperlink i avsnittet Länkar på fliken Infoga. På vänster sida, välj Placera i detta dokument. Markera sedan ark- och cellreferensen eller namnet på hyperlinkkällan. Du kan ändra texten till skärm överst för att visa något som Gå till beräkningar istället för beräkningar! B147, till exempel. På samma sätt kan du infoga en hyperlänk till en annan fil för källreferens.

  • URL-hyperlänkar: Hyperlänkar kan också användas för att referera till relevanta webbplatser direkt från kalkylbladet. Till exempel, om räntan du antar i din finansiella modell kom från en centralbank webbplats, kan du helt enkelt kopiera URL-adressen till en cell i din modell. Observera att om du använder Get & Transform (tidigare kallad Power Query) kan du länka data direkt från externa datakällor, inklusive webbplatser, direkt i kalkylbladet, som snabbt kan uppdateras utan att manuellt öppna webbplatsen.

    Om du inte använder Get & Transform kan du manuellt infoga en hyperlänk av webbadressen genom att kopiera och klistra in webbadressen från webbläsaren direkt till cellen. Om du inte vill visa en rörig URL kan du visa annan text. På fliken Infoga markerar du hyperlänkikonen i avsnittet Länkar och väljer Existerande fil eller webbsida. Klistra in URL-adressen i adressfältet längst ner och ändra texten till skärm överst.

• Hårdkodad text: Dokumentationsmetoden för antaganden är inte så sofistikerad, men som med många saker i finansiell modellering är den enkla lösningen ofta bäst. Antagandet har helt enkelt skrivits in i cellen under beräknings tabellen. Det finns ingen fara här att en modellerare eller användare kan se bort från detta antagande, om det ses på datorn eller i en utskrift.

  

  Hårdkodad text.
• Kopplad dynamisk text: Dokumentationsantaganden som ligger inom din modell är mycket viktiga, men det är väldigt svårt att hålla dokumentationen uppdaterad när din modell är dynamisk och ingången förändras ständigt. Till exempel i projektkostnadsmodellen vill du se till att personen som använder modellen förstår att endast 15 timmar har ingåtts i modellen, så du vill lägga kommentaren nedan "Beräkningar baserade på 15 timmars fakturerbar tid spenderad. "Detta verkar ganska uppenbart i det här exemplet, men om modellen var mer komplex och ingångarna var på en annan sida skulle det vara bra att inkludera den här kommentaren.

  

  Länkade dynamisk text.

Om du bara skulle skriva texten "Beräkningar baserade på 15 timmars fakturerbar tid" manuellt till cell A10, skulle detta vara korrekt … tills någon ändrar antalet fakturerade timmar som spenderas på projektet, och då skulle texten snabbt bli out-of-date. Det finns en mycket stor risk i detta fall att du kan distribuera modellen med felaktigt antagningsdokumentation.

Istället för att skriva in det hårdkodade värdet på 15 kan du konvertera texten till en dynamisk formel med en ampersand (&). Om denna formel används kommer den automatiskt att ändras om värdet i C2 ändras:

= "Beräkningar baserade på" & C2 & "timmar av betalbar tid. "

Hämta fil 0401. xlsx och välj fliken märkt 4-4 för att försöka ut det själv. Ändra värdet 15 i cell C2 till ett annat värde, till exempel 20, och du ser att texten ändras från "Beräkningar baserade på 15 timmars fakturerbar tid" till "Beräkningar baserade på 20 timmars fakturerbar tid.”