Hitta poster i dina Access 2003-tabeller - dummies

När du vill spåra upp en viss post är skapandet av en fråga överkill. Lyckligtvis har Access 2003 en snabb väg att hitta en specifik bit av data i projektets tabeller och blanketter: Find-kommandot.

Sök finns både på verktygsfältet och genom huvudmenyn. (Välj Redigera -> Sök. Tangentbordsinriktade personer där ute kan trycka på Ctrl + F.) Åtkomst 2003 bryr sig inte på vilket sätt du slår upp kommandot Sök - det fungerar på samma sätt från antingen aveny.

Även om kommandot Find är ganska enkelt att använda på egen hand, Ett par knep gör att det gör sitt bästa arbete. När du känner till Basinformationen (täckt i nästa avsnitt) kan du finjustera kommandot Sök med hjälp av tipsen i avsnittet "Tuning a search for speed and accuracy, "Senare i den här artikeln. Det här avsnittet visar hur du anpassar sökinställningarna för mer detaljerade sökuppdrag.

Hitta första saker först (och nästa saker efter det)

Använd kommandot Hitta är en enkel uppgift. Så här fungerar det:

1. Öppna tabellen eller formuläret du vill söka.

Ja, Hitta fungerar både i datablad och med Access-formulär.

2. Klicka på fältet du vill söka.

Kommandot Sök söker i det aktuella fältet i alla poster i tabellen, så se till att du klickar på rätt fält innan du börjar Sökprocessen. Åtkomst 2003 bryr sig inte om vilken post du klickar - så länge du träffar rätt fält, är Access lyckligt. (Och det är viktigt att hålla din programvara glad!)

3. Starta kommandot Sök genom att klicka på knappen Sök verktygsfält (den med kikaren på den) eller välj Redigera -> Sök.

Dialogrutan Sök och ersätt popup till handling.

4. Skriv texten du letar efter i rutan Sök vad som visas i Figur 1.

Ta en stund för att kontrollera din stavning innan du börjar sökningen. Åtkomst är inte tillräckligt stark för att räkna ut att du faktiskt betyder hjälte när du skriver noll.

Figur 1: Dialogrutan Sök och ersätt gör sig redo att göra saker.

5. Klicka på Sök efter för att börja din sökning.

Innan du kan räkna med en till åttondel spårar kommandot kommandot ned den inspelning du vill, flyttar markören där och markerar den matchande texten. Om Find inte hittar något, förhindras det dock att det inte uppstår något i en liten dialogruta.

6. Om Find hittade inte det du letade efter:

• a. Klicka på OK för att få dialogrutan att gå iväg.

• b. Se till att du klickade i rätt fält och stavade allt rätt i rutan Sök vad.

• Du kanske också vill kolla in de speciella Sökalternativ som omfattas av nästa avsnitt för att se om en av dem bråkar upp din sökning.

• c. Klicka på Hitta nästa igen.

Vad händer om den första posten som Access hittar inte är den du letar efter? Antag att du vill ha den andra, tredje eller fjortonde John Smith i tabellen? Inget problem - det är därför som dialogrutan Sök och ersätt har en Find Next-knapp. Fortsätt klicka på Sök nästa tills Access går ner till den post som du vill ha eller berättar att det ger upp sökningen.

Stämmer en sökning efter hastighet och noggrannhet

Ibland räcker det inte med att bara ge informationen i rutan Sök vad. Antingen hittar du för många poster eller de som matchar är inte de som du vill ha. Det bästa sättet att minska antalet felaktiga matchar är att lägga till mer information i din sökning.

Exakt justering gör förföljelsen snabbare också.

Tillgång erbjuder flera verktyg för finjustering av en Find. Öppna dialogrutan Sök och ersätt genom att klicka på Sök-knappen på verktygsfältet eller genom att välja Redigera -> Sök. Följande lista beskriver hur du använder de olika alternativen:

Look In:  Som standard söker Access endast efter matchningar i fältet aktuellt - vilket fält du klickade på innan du startade kommandot Sök. För att berätta för Access för att söka hela tabellen istället, ändra inställningen Inse i tabellalternativet , som visas i Figur 2.

Figur 2: För att söka i hela tabellen, ändra Look Vid inställning.

Match: Åtkomst gör några dumma antaganden, och denna inställning är ett bra exempel. Matchen är som standard inställd på hela fältet, vilket förutsätter att du bara vill hitta fält som matchar helt din söktext. Hela fältinställningen innebär att söka efter Sam inte hittar fält som innehåller Samuel, Samantha, eller Mosam. Inte för ljus för ett så dyrt program, är det? Ändra detta beteende genom att justera matchningsinställningen till någon del av fältet, vilket tillåter en match var som helst i ett fält (hitta både Samuel och ny provprodukt ) eller till Start av fält, som endast känner igen en match som börjar från början av fältet. För att ändra denna inställning, klicka på nedpilen bredvid fältet (se Figur 3) och gör sedan ditt val i den nedrullningsbara menyn som visas.

Figur 3: Titta inuti de små fälten genom att använda Match-alternativet.

Sök: Om du hittar för många matchningar, försök begränsa din sökning till en viss del av tabellen med alternativet Sök. Sökningen berättar att kommandot Sök ska se antingen

• Vid alla poster i tabellen (standardinställningen)

• Upp eller Ner från den aktuella posten

Matchfall: Matchfall kräver att termen du söker efter är exakt densamma som det värde som lagras i databasen, inklusive karaktärerna. Med andra ord, om databasen innehåller det märkligt aktiverade namnet SmItH, hittar Match Case det värdet endast om du söker efter namnet med exakt samma udda kapitalisering (i detta fall SmItH) . Matchcase fungerar väldigt bra när du söker efter din databas för namn.
Sökfält som formaterad: Det här alternativet anger åtkomst för att titta på den formaterade versionen av fältet istället för den faktiska data du skrev. Att begränsa sökningen på detta sätt är praktisk vid sökning av datum, lagringsenhetens ID eller något annat fält med ganska specialiserad formatering. Slå på sökfält som formaterad genom att klicka i kryssrutan bredvid den. Den här inställningen fungerar inte med Match Case, så om Match Case är markerat, visas sökfält som formaterade. I så fall, avmarkera Matchfall för att ta tillbaka sökfält som formaterad.

Om din Find-kommando inte fungerar som du tror det borde, kolla alternativen i föregående lista. Odds är att en eller flera av dessa alternativ inte är rätt inställda!