Hitta din väg med navigationsfönstret i Outlook 2003 - dummies

Navigera dig igenom vissa dataprogram kan vara smärta, men Outlook kan lindra ditt obehag något med hjälp av navigationsrutan. Den här delen av Outlook-skärmen kallades tidigare Outlook Bar, men för att hindra någon från att begå EWI (E-mailing While Intoxicated), ändrade Microsoft namnet på denna critter i navigeringsrutan. Nu måste du göra din tippling i något annat program.

Kolumnen till vänster på Outlook-skärmen är den som heter navigationsfönstret. Den innehåller flera knappar med namn som post, kalender, kontakter, uppgifter och anteckningar - de grundläggande Outlook-modulerna.

Navigationsrutan består av två sektioner: en övre fönstersektion och en nedre sektion som består av knappar. Varje knapp i den nedre sektionen är ansluten till en av Outlook: s huvudmoduler - post, kalender, kontakter, uppgifter och så vidare. Klicka bara på en knapp, vilken knapp som helst, och du får se vad den startar. Genom att klicka på knappen ändras sakerna på huvudskärmen för att passa vad den här knappen beskriver. Klicka på knappen Kalender, till exempel, och en kalenderskärm visas. Klicka på Kontakter och du får en skärm för namn och adresser. Processen är som att ändra kanalerna på TV: n. Om du byter till en kanal du inte vill byta till en annan - inget problem.

Den övre delen av navigationsrutan visar olika typer av information vid olika tidpunkter. Ibland visar den övre halvan av navigeringsfönstret mapplistan, ibland visas en lista med tillgängliga visningar, och ibland innehåller det fraser i blått bokstäver. Du kan klicka på en fras för att göra något som "Öppna en delad kalender. "Om du vill göra mapplistan i det här toppfönstret väljer du Gå -> Mapplista.

Precis ovanför ikonen E-post i navigeringsrutan finns det en gränsadminskeringsknapp längst ner från den övre delen av stapeln. Om du drar den grå gränsen nedåt med musen, försvinner knapparna i navigeringsrutan en efter en. Det är något du kanske vill göra för att få en bättre bild av din mapplista. Du kan göra de här knapparna återkomna genom att helt enkelt dra den grå gränsen uppåt igen.

Informationsvisaren: Outlook: s hotspot

Informationsvisaren är där det mesta av åtgärden händer i Outlook. Om navigationsrutan är som kanalväljaren på din TV-apparat, så är informationsvisaren som TV-skärmen. När du läser e-post ser du i informationsvisaren att läsa dina meddelanden; Om du lägger till eller söker efter kontakter ser du kontaktnamn här.Informationsvisaren är också där du kan göra alla möjliga snygga sorteringsverktyg som varje modul i Outlook låter dig utföra.

Eftersom du kan lagra mer information i Outlook än vad du vill se vid en gång, visar informationsvisaren bara en del av den tillgängliga informationen. Kalenderen kan till exempel lagra datum så långt tillbaka som år 1601 och så långt fram som 4500. Det är mycket tid, men Outlook bryter ner det och visar det i hanterbara skivor i informationsvisaren. Den minsta kalenderskivan du kan titta på är en dag; Den största skivan är en månad.

Informationsvisaren organiserar de objekt som den visar dig i enheter som heter visningar. Du kan använda de åsikter som ingår i Outlook när du installerar det, eller du kan skapa egna synpunkter och spara dem.

Du kan navigera bland de skivor informationen som Outlook visar dig genom att klicka på olika delar av informationsvisaren. Vissa använder ordet surfa för processen att flytta runt informationsvisaren - det är lite som att du tummar igenom sidorna i ficklådan).

Du kan ändra utseendet på informationsvisaren ett oändligt antal sätt att få det arbete du gör i Outlook vara meningsfullt för dig. Du kan till exempel behöva se avtalen för en enda dag, eller bara de objekt du har tilldelat till en viss kategori. Visningar kan hjälpa dig att få en snabb titt på exakt den informationsklis du behöver.

Navigera i mapplistan

Om du vill navigera Outlook på ett mer detaljerat sätt än vad du kan med navigationsfönstret kan du använda mapplistan. Om du tänker på navigationspanelknapparna som en bils radioknappar för att välja favoritstationer, är mapplistan som den finjusteringsknapp som stämmer i stationerna mellan dina favoritfält. Mapplistan visar dig bara mapparna - dina Windows-mappar eller dina Outlook-mappar - där dina filer och Outlook-objekt sparas.

En berättelse om två mappar

Mappar kan verka mer förvirrande än vad de behöver för att Microsoft återigen gav två olika saker samma namn. Precis som två typer av Explorer (Windows och Internet) existerar finns mer än två typer av Outlook, och det finns mer än två typer av Windows (3. 1, 95, 98, 2000, CE, NT, Me och XP). Du kan springa över två olika typer av mappar när du använder Outlook - och varje uppför sig annorlunda.

Du kan användas för mappar i Windows 95 eller 98, vilka är de saker du ser på att organisera filer. Du kan kopiera, flytta och ta bort filer till och från mappar på hårddisken. Outlook hanterar inte den typen av mapp. Om du behöver hantera filerna som du har skapat på datorn klickar du på startknappen för Windows XP och väljer sedan Mina dokument.

Outlook har egna specialmappar för lagring av objekt (kalenderposter, kontaktnamn, uppgifter osv.) Som du skapar i olika Outlook-moduler. Varje modul har sin egen mapp, och mapplistan ger dig omedelbar tillgång till någon av dem.

Om du tittar på en Outlook-modul, t.ex. Inkorgen, och du slår på mapplistan genom att välja Gå -> Mapplista, ser du en lista över mappar som representerar de andra vanliga Outlook-modulerna, till exempel uppgiftslistan, kontakterna, kalendern och så vidare.

Använda mapplistan

Den enda gången du absolut måste använda mapplistan är när du vill skapa en ny mapp för en separat typ av objekt (t.ex. en särskild kontaktlista eller en mapp för arkivering av e-post) eller hitta den mappen igen för att använda de objekt du har lagrat där.

Du kan eventuellt aldrig använda mapplistan alls. Navigationsrutan innehåller de mappval som de flesta använder mest av tiden. Du behöver aldrig behöva bli annorlunda. Lyckligtvis visas mapplistan i sig själv när du kommer att behöva det. Om du inte ser mapplistan men vill, väljer du Gå -> Mapplista (eller tryck Ctrl + 6). Det är en fråga om smak, så välj dig.