Med fokus på fält i Access 2003 - dummies

Ett fält är den plats där dina data bor. Ett fält innehåller en bit data, till exempel År eller Team.

Eftersom det finns så många olika sorters saker i världen, erbjuder Access 2003 en mängd olika fälttyper för lagringsutrymme. I själva verket placerar Access 2003 tio fälttyper till ditt förfogande. Vid första rodnad kan tio val inte tyckas vara så stor flexibilitet, men när du verkligen kommer in i Access 2003 blir det mer än tillräckligt. Och tack vare fältalternativen kan du också anpassa hur fälten ser ut och fungerar så att de passar dina behov exakt. Allt detta, och det gör popcorn också.

Varje fält erbjuder ett antal alternativ som gör anpassningen otroligt användbar. Du kan begära information, testa posten för att se om det är det du letar efter, och formatera sedan fältet precis som du vill.

Alla fälttyper visas i följande lista. De är i samma ordning som de visas på skärmen i Access 2003. Oroa dig inte om du inte kan ta reda på varför någon vill använda en eller en typ av typ. Bara fokusera på de du behöver, gör en mental notering om de andra, och fortsätt med ditt arbete.

• Text: Lagrar text - bokstäver, siffror och alla kombinationer av dessa - upp till 255 tecken.

Numrer i ett textfält är inte siffror; De är bara en massa siffror som hänger ihop i ett fält. Var försiktig med detta när du utformar tabellerna i din databas.Textfält har en inställning som du behöver veta om: storlek. När du skapar ett textfält vill Access 2003 veta hur många tecken fältet innehåller. Det är fältet storlek. Om du skapar ett fält som heter Förnamn och gör storlek 6, Joseph passar in i fältet, men inte Jennifer. Denna begränsning kan vara ett problem. En bra allmän regel är att göra fältet lite större än du tror att du behöver. Det är lätt att göra fältet ännu större om du behöver, men det är väldigt farligt att göra det mindre.
• Memo: Håller upp till 64 000 tecken med information - det är nästan 18 sidor text.
Detta är ett riktigt stort textfält. Det är bra för allmänna anteckningar, detaljerade beskrivningar och allt annat som kräver mycket utrymme.
• Nummer: Håller riktiga, förvissa nummer.
Du kan lägga till, subtrahera och beräkna din väg till berömmelse och förmögenhet med nummerfält. Om du arbetar med dollar och cent (eller pund och pence), använd ett valutafält.
• Datum / Tid: Lagrar tid, datum eller en kombination av de två, beroende på vilket format du använder.
Använd ett datum / tidfält för att spåra livets längd . Ganska mångsidig, va?
• Valuta: Spårar pengar, priser, fakturabelopp och så vidare.
I en Access 2003-databas slutar pengarna här. För den delen, så gör liran, märkena och yenen. Om du är på humör för några andra typ av nummer, kolla in nummerfältet.
• AutoNumber: Gör precis vad det står: Det fyller sig med ett automatiskt genererat nummer varje gång du gör en ny post.
AutoNumber är väldigt coolt. Tänk bara när du lägger till en kund i ditt bord, genererar Access 2003 kundnumret automatiskt! Även om Microsoft SQL Server har något liknande, måste de fattiga personer som använder Oracle hoppa genom hoops för att generera kund (eller andra typer av) nummer.
• Ja / Nej: Håller Ja / Nej, True / False och On / Off, beroende på vilket format du väljer. När du behöver ett enkelt ja eller nej, det här är fältet som ska användas.

OLE-objekt: Stands for Object Linking and Embedding, en mycket kraftfull, mycket nördig teknik och uttalas "O-Lay. "Ett OLE-objekt är något som ett Word-dokument, ett Excel-kalkylblad, en Windows-bitmapp (en bild) eller till och med en MIDI-låt. Genom att bädda in ett OLE-objekt i ditt bord, kommer din databas automatiskt att "veta" hur man redigerar ett Word-dokument eller ett Excel-kalkylblad, spelar en MIDI-låt och så vidare.

• Hyperlink: Tack vare den här fälttypen (och lite Net Magic som tillhandahålls av Microsoft Internet Explorer), förstår Access 2003 nu och lagrar det speciella länkspråket som gör Internet till en så cool plats.
Om du använder Access 2003 på företagets nätverk eller använder Internet i stor utsträckning, är den här fälttypen för dig.
• Uppsökningsguiden: Ett av databasprogrammets mest kraftfulla funktioner är uppslag. Det gör datainmatning snabbare (och med färre fel) genom att låta dig välja ett fältets korrekta värde från en förinställd lista. Ingen typing, ingen oro, inget problem - det är ganska användbart. I vissa databasprogram är det väldigt svårt att lägga till en sökning till ett bord. Lyckligtvis gör Access 2003 Lookup Wizard processen mycket mindre smärtsam. Fråga Office Assistant för alla detaljer om sökguiden.