Att få data redo för försäljningsprognoser i Excel - dummies

Vilken metod för prognoser du använder gör skillnad, men oberoende av ditt val, i Excel måste du ställa in dina basdata på ett visst sätt. Excel föredrar det om dina data finns i form av ett bord. Följande är en snabb översikt.

Använda tabeller

Det finns inget mystiskt om ett Excel-bord. En tabell är väldigt mycket som en databas. Ditt Excel-kalkylblad har kolumner och rader, och om du lägger ett bord där behöver du bara hantera tre krav:

• Håll olika variabler i olika kolumner. Du kan till exempel sätta försäljningsdatum i en kolumn, försäljningsbeloppen i en annan kolumn, försäljningsrepresentanters namn i en annan produktlinje i en annan.
• Håll olika poster i olika rader. När det gäller registrering av försäljningsinformation, behåll olika försäljningsrekord i olika rader. Ange information om en försäljning som gjordes den 15 januari i en rad, och information om en försäljning som gjordes den 16 januari i en annan rad.
• Ange namnen på variablerna i tabellens första rad. Du kan till exempel sätta "Försäljningsdatum" i kolumn A, "Inkomster" i kolumn B, "Försäljningsreparation" i kolumn C och "Produkt" i kolumn D.

Figuren visar en typisk Excel-tabell.

Du behöver inte behålla posterna i datumbeställning - du kan hantera det senare.

Varför stör med bord? Eftersom många Excel-verktyg, inklusive de du använder för att göra prognoser, är beroende av tabeller. Diagram - som hjälper dig att visualisera vad som händer med din försäljning - förlita sig på tabeller. Pivottabeller - som är det mest kraftfulla sättet att sammanställa dina försäljningsresultat i Excel - är starkt beroende av tabeller. Data-analystillägget - ett mycket användbart sätt att göra prognoser - bygger också på tabeller.

I Excel berodde Excel på ett informellt arrangemang av data som heter en lista. En lista såg mycket ut som ett bord gör nu, med fältnamn i sin första rad, följt av poster. Men en lista hade inte inbyggda egenskaper som rekordantal eller filter eller totalt rader eller till och med ett namn. Du var tvungen att ta särskilda steg för att identifiera antalet rader och kolumner i listan.

I Excel 2007 lade Microsoft tabeller till som en ny funktion, och tabellerna har alla de saker som listas saknas. En aspekt av tabellerna är särskilt användbar för prognoser för försäljning. När tiden går och du får mer information om försäljningsuppgifter, vill du lägga till de nya uppgifterna till din baslinje. Med hjälp av listor måste du definiera vad som heter ett dynamiskt intervallnamn för att tillgodose de nya data.

Med tabeller är allt du behöver göra en ny rekord, vanligtvis i en ny rad i slutet av bordet. När du gör det, förlängs bordet automatiskt för att fånga nya data. Allt i arbetsboken - diagram, formler, vad som helst - uppdateras också automatiskt för att återspegla den nya informationen. Tabeller är en stor förbättring jämfört med listor och den här boken använder dem extensivt.

Beställa din data

"Beställning av dina data" kan låta lite som "färgning inuti linjerna. "Avtalet är att du måste berätta för Excel hur mycket du sålde 1999, och hur mycket 2000 och 2001, och så vidare. Om du ska göra det måste du sätta data i kronologisk ordning.

Det bästa sättet att sätta dina uppgifter i kronologisk ordning i Excel är genom pivottabeller. Ett pivottabell tar enskilda poster som finns i en Excel-tabell (eller i en extern databas) och kombinerar dokumenten på sätt som du kontrollerar. Du kan ha ett bord som visar ett års försäljningsvärde, inklusive försäljningsrepresentantens namn, den sålda produkten, försäljningsdatumet och försäljningsintäkterna. Om så är fallet kan du snabbt skapa ett pivottabell som uppskattar försäljningsintäkterna av försäljare och produkt över hela kvartalen. Med pivottabeller kan du sammanfatta tiotusentals poster, ganska bokstavligen inom några sekunder. Om du inte har använt svängtabeller tidigare, introducerar den här boken inte bara ämnet utan gör dig också dröm om dem i mitten av natten.

Tre särskilt underbara saker om pivottabeller:

• De kan ackumulera för dig alla dina försäljningsdata - eller, för övrigt, dina data om solvind, men det handlar om försäljningsprognoser. Om du samlar information från försäljning till försäljning och då vill du veta hur mycket dina representanter som såldes på en viss dag, under en viss vecka och så vidare är ett pivottabell det bästa sättet att göra så.
• Du kan använda ett pivottabell som grund för din nästa prognos, vilket sparar dig en massa tid.
• De har ett unikt sätt att hjälpa dig att gruppera dina historiska data - dagligen, för vecka, månad, kvartal, år, namnet du.