Få hjälp med funktioner i Access 2013 - dummies

Att bara se namnet på en inbyggd funktion i tredje kolumnen i Access 2013 Expression Builder berättar inte mycket om dig. Du vet inte vad funktionen gör eller hur du använder den, men du kan få omedelbar information genom att klicka på Hjälp-knappen. Följ dessa steg för att komma åt ett hjälphjälpfönster:

1. I den vänstra kolumnen i Expressions Builder, om funktionskatalogen har ett plustecken (+) bredvid det, klickar du på det tecknet för att expandera listan.

2. Klicka på mappen Inbyggda funktioner i den första kolumnen.

   Kategorierna visas i mittkolumnen.

3. Klicka på ett kategorinamn i mellanspalten för att se funktioner inom den kategorin som anges i tredje kolumnen, eller klicka i mellanskolonnen för att se alla funktioner i den tredje kolumnen.

   Funktionerna för den kategorin visas i den tredje kolumnen.

4. I den tredje kolumnen klickar du på namnet på den funktion som du vill veta mer om.

5. Klicka på Hjälp-knappen i det övre högra hörnet av Expression Builder.

   Hjälpfönstret för den funktionen öppnas.

6. Om du inte ser specifik hjälp för funktionen skriver du in funktionsnamnet i sökrutan Åtkomsthjälp.

   Funktioner listas efter typ i hjälpsystemet, så om du behöver hitta en funktion i hjälpsystemet kan du hitta det snabbare om du vet att om det är en ekonomisk funktion, till exempel.

För att se hur detta fungerar väljer du funktionen Finansiell kategori i mittenkolumnen, klickar på PV-funktionen i den tredje kolumnen och klickar sedan på Hjälp-knappen. Hjälpsidan som öppnas beskriver inte bara vad PV-funktionen gör, men beskriver också den syntakt som krävs för att använda funktionen. I syntaxen av en funktion beskrivs vilken information du behöver för att överföra (tillhandahålla) funktionen för funktionen för att göra beräkningen och returnera ett resultat.

Syntaxen för en funktion ser vanligen ut som följande:

Funktionsnamn (arg1, arg2, [arg3])

Funktionsnamn är namnet på funktionen, och arg1 , arg2 <, och arg3 representerar argument som funktionen accepterar. Antalet argument som en funktion accepterar varierar. Vissa funktioner tar inga argument; andra tar många. Om en funktion accepterar två eller flera argument måste argumenten separeras med kommatecken. Eventuellt argumentnamn i kvadrat parentes är valfritt, vilket innebär att du kan utelämna hela argumentet.

Ett funktionsnamn följs alltid av parentes - även om funktionen inte accepterar några argument. Nu (), Sqr (81) och PV (apr, TotPmts, Inkomst) är alla exempel på giltig funktionssyntax.Observera också att när du skriver ett argument kan du använda ett bokstavligt värde (som namnet "Smith" eller numret 10), ett fältnamn eller ett uttryck som ett argument. Följande tre uttryck passerar alla bokstavliga värden till sina funktioner:

Sqr (100) PV (.035, 120, 250) UCase ("howdy")

De följande tre uttrycken överför alla data från fält till funktionen (förutsatt att Hypot, Apr, Months, Amount och Company är namnen på fält i den aktuella frågan):

Sqr ([Hypot]) PV ([Apr], [Månader], [Mängd]) UCase])

I nästa exempel används uttryck som argument:

Sqr (227 * [Hypot]) PV ([Apr] / 12, [Månader] * 12, -1 * [Belopp]) UCase ([Förnamn] & "" & [Efternamn])

Dessa exempel kan se konstiga ut, men det finns en metod för galenskapen. Förmågan att överföra bokstavsuppgifter, fältnamn och / eller uttryck till funktioner ger dig mycket flexibilitet.