Gruppera objekt i Outlook 2007 - dummies

Gruppering i Outlook 2007 skapar en massa liknande saker som du kan öppna eller stänga. Du kan titta på bara de bunter som intresserar dig och ignorera alla andra bunkar. Till exempel, på skatte tid grupperar du dina kontroller; du gör en hög av kontrollerna för sjukvårdskostnader, en annan hög av kontroller för välgörande avdrag, och så vidare. Då kan du lägga till de belopp som du spenderade i varje kategori och ange dessa siffror i din skattedeklaration.

Gruppera vyer med några musklick

Det snabbaste sättet att gruppera objekt är att högerklicka på rubriken i kolumnen som du vill gruppera efter och välj sedan Grupp efter detta fält. Fönstret Grupp efter visas automatiskt, och namnet på det fält du valde visas automatiskt i rutan Grupp av. Är det inte smidigt?

Gruppera vyer med dra och släpp

Det näst enklaste sättet att gruppera objekt är att öppna rutan Grupp By och dra en kolumnrubrik i den.

Om du vill gruppera objekt genom att dra och släppa en kolumnrubrik, följ dessa steg:

1. Öppna den avancerade verktygsfältet genom att välja Visa -> Verktygsfält -> Avancerat.

Den avancerade verktygsfältet visar knappen Grupp för boks, normalt den tredje knappen från höger. Knappen Grupp för box innehåller en ikon som ser ut som en ruta med några rader i den.

2. Klicka på knappen Grupp för boks på Avancerat verktygsfält.

Bordet sjunker något, och en ruta visas ovanför bordet, proklamerar Dra en kolumnrubrik här till grupp efter den kolumnen.

3. Dra till gruppen Efter ruta i rubriken för kolumnen som innehåller de data som du vill gruppera efter.

Du kan dra flera fält upp till rutan Grupp av för att skapa grupper baserade på mer än en kolumn.

Använda gruppen genom dialogrutan

Du kan också använda dialogrutan Grupp av att gruppera din lista.

För att gruppera din lista, följ dessa steg:

1. Välj Visa -> Aktuell vy -> Anpassa aktuell vy.

Dialogrutan Anpassa visning visas. Om du ser orden Anpassa aktuell vy i navigeringsfönstret kan du också klicka på dessa ord för att öppna dialogrutan Visa sammanfattning.

2. Klicka på gruppen By-knappen.

Dialogrutan Grupp genom att visas.

3. Välj det första fältet som du vill gruppera vyn med.

Listan har fler fält än vad som visas i tabellen. Om du väljer att gruppera efter ett fält som inte visas i ditt bord, kan du markera kryssrutan Visa fält i Visa.

Du kan också vilja välja om du vill sortera dina grupper i Ascending eller Descending order.

4. Välj andra fält där du vill gruppera vyn.

Om du grupperar för många kolumner gör du din lista svårare, snarare än lättare att använda.

5. Klicka på OK.

Du kan gruppera din lista med så många fält som du vill använda för ändamålet.