Gruppera poster i Excel-pivottabeller - dummies

Du kan använda Excel-pivottabeller för att sammanfatta försäljningsdata när du försöker prognostisera försäljningen. Ett av sätten att finjustera en sammanfattning i ett pivottabell är att grupp ett radfält eller ett kolumnfält.

När du grupperar ett radfält eller kolumnfält kombinerar du värdena i fältet. Du kan till exempel ha ett fält som visar datum då försäljningen gjordes. Excels pivottabeller gör det möjligt för dig att gruppera enskilda datum som den 4 september och 6 september i veckor, som 1 september till 7 september. Eller du kan gruppera i månader, kvartaler eller år. Det beror helt på hur du vill prognostisera - per vecka, för månad, för kvartalet, för år. Håll din tidsperiod i åtanke.

Att veta när du ska gruppera poster

Om du följde stegen i föregående avsnitt har du ett pivottabell som sammanfattar intäkter, men det kan fortfarande göra det dag för dag. Anledningen är att bordet du har byggt pivottabellen på visar intäkter om dagen. Sammanfattande intäkter per månad (eller vecka, kvartal eller år) skulle vara mycket bättre. Så här gör du det.

Observera att det underliggande tabellen har flera identiska datum. Pivottabellen kombinerar alla identiska datum i en rad och lägger upp sina intäkter under vägen. En av de saker som pivottabeller gör är att kombinera identiska värden i ett bord i samma objekt i rad, kolumn eller filterfält.

Vridbordet kombinerar identiska datum i en rad.

Men du vill inte prognostisera enskilda datum. Det är inte rätt tidsperiod. I denna typ av situation måste du gruppera enskilda datum som tillhör samma månad i en rad i svängbordet. Därefter uppgår samtliga intäkter för grupperade datum.

Du är självklart inte begränsad till att gruppera i månader. Du kan använda sju dagars perioder, kvartaler, år och andra (t.ex. tre dagar eller tio dagar). Om du är orolig över tid på dagen, som du kan vara med online-försäljning, kan du använda dagens timme som en period. Eller om dina rådata visar tid på dagen när en försäljning gjordes kan du gruppera de enskilda timmarna i 8-timmars skift.

Skapa grupperna

Börja med dagen som radfältet som visas här.

Du vill gruppera den dagliga försäljningen i månader.

När du har ställt in en pivottabell är det enkelt att gruppera de enskilda datumen i radfältet. Följ dessa steg:

1. Högerklicka på någon av cellerna i kolumnen på pivottabellen som har datumen - till exempel cell E7 i figuren.
2. Välj Grupp från genvägsmenyn.
3. Välj Månader i listrutan i dialogrutan Gruppering.Se följande bild.
4. Klicka på OK.

Du kan hyra perioder genom att välja mer än en grupperingsfaktor.

Eftersom du vill sammanfatta dina intäkter per månad kan du acceptera standardvalet, Månader. När du klickar på OK ändras pivottabellen och ser ut som den som visas här.

Nu kan du se totala intäkterna för varje månad.

Du behöver alltid veta hur du ska komma ut. Om du vill gruppera posterna gör du det här:

1. Högerklicka i en cell med grupperade poster.

   I figuren är det en cell i radområdet.

2. Välj Ungroup från genvägsmenyn.

   Nu har du radfältet tillbaka till dess ursprungliga tillstånd.

Om du vill ändra en gruppnivå från, säg Månader till kvartal, behöver du inte avgruppera först. Högerklicka bara på en grupperad cell, avmarkera Månader och välj Kvartaler. Klicka sedan på OK.

I prognoser tenderar gruppering i pivottabeller att förekomma med datumfält. Men möjligheten sträcker sig till alla numeriska fält. Du kan gruppera rabattprocenter för att se försäljningen där priset diskonterades mindre än 5%, från 5% till 10%, 10% till 15% och så vidare. Eller du kan gruppera efter längden på fordonshyra.