Hantering Lön med QuickBooks 2003 - dummies

Om du vill använda QuickBooks för löneavgift eftersom du vill spara pengar, är inte rädd för lite pappersarbete, eller kanske vill du ha den extra flexibiliteten som följer med att göra det själv, måste du anmäla dig till en av QuickBooks lönestjänster: Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

För att anmäla dig till tjänsten, gör dig redo att hoppa på Internet. Följ dessa steg:

1. Välj kommandot Employees -> Set up Payroll.

Eller välj Medarbetare i listan Navigatorer och klicka sedan på ikonen för inställning av löner.

QuickBooks ansluter till Internet och visar första sidan på en webbsida med flera sidor som gör att du kan konfigurera antingen Basic Payroll Service eller Deluxe Payroll Service.

2. Följ anvisningarna på skärmen.

Hur är det för perfekt, smärtfritt enkelt?

Skatteavgifter

Du behöver ett par saker om du vill göra löneavgift på rätt sätt: ett arbetsgivaridentifikationsnummer, ett statligt arbetsgivaridentifikationsnummer om du håller fast inkomstskatt, ett arbetslöshetsskatteidentifikationsnummer och några W -4 skatteformulär.

Få ett arbetsgivar-ID-nummer

För att få ett arbetsgivar-ID-nummer måste du ange en SS-4 eller en ansökan om arbetsgivaridentifikationsnummer, med Internal Revenue Service (IRS) att du kan få ett arbetsgivaridentifikationsnummer. Du kan få denna blankett vid IRS eller genom att ringa IRS och be om en.

Du kan också ansöka om och ta emot ett arbetsgivaridentifikationsnummer via telefon. Du behöver dock fylla i SS-4-formuläret så att du kan svara på de frågor som IRS frågar under den korta telefonsöknings processen. (Du måste också maila eller faxa formuläret till IRS efter att du har ringt telefonsamtal.)

Att ha anställda gör sin del

Du måste också göra något annat innan du kan veta hur man hanterar alla dessa skatter - du måste ha alla anställda fylla i en W-4-blankett för att berätta vilken arkivstatus de ska använda och hur många personliga undantag de kommer att hävda. Gissa var du blir blank W-4s? Från din vänliga IRS-agent eller IRS-webbplatsen.

Betala dina anställda

När du prenumererar på QuickBooks Lönstjänst, ställer in lönekonton och får ett arbetsgivaridentifikationsnummer, är du redo att betala någon. Det här avsnittet kommer att blåsa ditt sinne, särskilt om du har gjort löneavgift manuellt. Processen gör ditt hela beslut att använda QuickBooks för att göra din lön värt. Så här:

1. Starta löneprocessen genom att välja Medarbetare -> Betala medarbetare.

Eller välj Medarbetare i listan Navigatorer och klicka på ikonen Betal anställda. Fönstret Välj anställda att betala visas. Om du inte ser ett namn som du letar efter i den här listan har du aldrig lagt till arbetstagaren i din anställdslista.

2. Ändra alla inställningar som du vill.

Du bör inte använda något av fönstret Välj medarbetare att betala i fönstret och för att ändra hur QuickBooks gör löneavgift. Men du kan göra flera ändringar:

• Om du inte skriver ut checkar - kanske du skriver dem eller använder bara QuickBooks för att behålla böckerna - lämna kryssrutan Till vara utskrivna markerad.

• Bekräfta det bankkonto från vilket de anställda betalas i listrutan Bankkonto.

• Vanligtvis vill du lämna Inmatningstider och Förhandsgranskningskontroll före skapandet av alternativet valt, bara om det är fallet. Med det här alternativet valt, visar QuickBooks en sammanfattande förhandsgranskning för varje lönecheck du skapar. Om du väljer det andra alternativet, skapar du kryssrutor utan förhandsgranskning med hjälp av nedan och sista kvantiteter, QuickBooks låter dig inte kontrollera sitt arbete först - QuickBooks skapar bara kontrollerna.

• Ställ in datumet för checkdatum och löneperiod på lämpligt sätt.

3. Välj de anställda som du betalar och klicka på Skapa-knappen.

Om du betalar alla anställda listade, klicka bara på knappen Markera alla på höger sida av skärmen Välj anställda att betala. Om du behöver markera medarbetarna individuellt klickar du på bredvid var och en i den vänstra kolumnen - kolumnen med markeringen i rubriken. Klicka sedan på Skapa för att få QuickBooks att skapa "utkast" versioner av alla lönecheckkontroller du behöver för anställda. QuickBooks nästa visar fönstret Förhandsvisningsbetalning om du angav i steg 2 att du vill förhandsgranska lönekontroller. Fönstret visar också löneavgiften och belopp som QuickBooks har beräknat för dig.

4. Fyll i löneinformationen, om det behövs.

I fältet Inkomster fyller du i det antal timmar som personen arbetade och tillämpar dessa timmar på en kund eller ett jobb om det behövs. I rutan Annan lönepost anger du provisioner, tillägg (till exempel tips, bonusar och kostnadsersättningar), avdrag (t.ex. fackliga avgifter och 401 (k) bidrag) och företagsbidrag (till exempel försäkringsförmåner eller 401 (k) matchande belopp). Du kan också ändra löneposten eller betygsätta eller lägga till ett annat löneobjekt, om du behöver.

Titta på det här. QuickBooks beräknar företagets och anställdas skatter och nettokontrollen. Om någon information är felaktig klickar du bara på beloppet och ändrar det, antingen genom att radera det eller ersätta det med rätt information.

Du kan också notera att QuickBooks håller totals både för den aktuella kontrollen och för året till dags dato.

5. Klicka på Skapa för att spela in lönechecktransaktionen.

När du har kontrollerat alla anställdas lönecheck returnerar QuickBooks till dialogrutan Välj anställda att betala.

6. Skriv ut kontrollerna.

Du kan skriva ut kontroller från fönstret Välj anställda till betala genom att klicka på knappen Skriv ut betalningskontroller.QuickBooks skriver ut lönecheckar precis som det skriver ut regelbundna kontroller.