Praktiska Excel PivotTable Tools - dummies

Excel PivotTables ger dig ett extremt kraftfullt verktyg för korsläggning av kalkylbladdata. Och kanske är det bara vad du förväntar dig av Microsoft och Excel. Men vet du vad? Jag slår vad om att du kan bli förvånad över hur många verktyg som är enkla att använda visas på fliken PivotTable Tools Analyze, som är tillgängligt när ett pivottabell väljs. Tänk på exempel flera enkla användar knappar du har tillgång till.

Uppdatera data

Det enklaste och kanske mest användbara verktyget är knappen Uppdatera data. Om den underliggande data som du tvärsätter i pivottabellen ändras, behöver du uppdatera ditt pivottabell, eller hur?

Lyckligtvis uppdaterar du ditt pivottabell när dina data ändras är enkelt. Klicka bara på knappen Uppdatera data.

Fälthuvud

Du kan klicka på fälthuvudknappen på fliken Analysera för att ta bort och sedan lägga tillbaka fälthuvudena. Och det betyder att du har ett enkelt sätt att ändra hur dina pivottabeller ser ut och hur fält är annoterade.

Fälthuvudet för dina rader är i början "Row Labels" och "Column Labels" för dina kolumner. Men du kan ändra märkningen genom att ersätta värdet som visas i kalkylbladets cell som håller fälthuvudet.

Om raderna visar produktnamn, kan du till exempel ändra märkningen från "Row Labels" till "Products. "Och om kolumnerna namnger staterna där produkterna säljs, kan du ändra märkningen från" Kolonnetiketter "till" Stater. ”

Obs! De senaste versionerna av Microsoft Excel (inklusive Excel 2007, Excel 2010 och Excel 2013) ger en fälthuvudknapp för pivottabellen.

Expandera och kollapsera PivotTable-data

Om du har använt genvägsmenyns grupp- och uppmaningskommandon, lägger Excel till + och - knappar (knappar märkta med ett plustecken och ett minustecken) till ditt pivottabell så att du snabbt kan gruppera och gruppera dina rader och kolumner. Det är naturligtvis praktiskt. Men knapparna kan rotera ditt svängbord. Och knapparna erbjuder alla användare av ditt pivottabell möjlighet att göra en röra om de är slarviga eller clueless.

Du kan klicka på kommandot +/- Knappar på fliken Analysera för att berätta för Excel att du inte vill att dessa knappar ska visas. Om detta verkar konstigt, tänk på fallet där du inte vill att folk ska arbeta med data eller titta på data som ska grupperas eller grupperas.

Infoga skivare

Om du använder Excel 2013 eller en senare version kan du klicka på tangentbordet PivotTables Tools Insert Slicer för att berätta för Excel du vill filtrera eller skiv dataen ännu finare.

När du klickar på knappen Infoga skivor (som visas på fliken Analysera) visar Excel dialogrutan Infoga skivor, som listar fälten i din pivottabell (se följande figur). Dialogrutan Slicer låter dig välja en annan filtreringsnivå.

Du väljer helt enkelt det fält du vill använda i filtreringen och klickar på OK. Excel visar då en dialogruta som följande som du kan använda för att bara se data som matchar ditt filter. Följande bild visar till exempel en dialogruta för månadssnittare som man kan använda för att se endast januari-data eller endast februari-data eller bara marsdata och så vidare. (Du väljer en månad genom att klicka på sin knapp i dialogrutan Månads "slicer".) Dialogrutan Månadskärare innehåller klickbara knappar du använder för att filtrera.

För att flytta dialogrutan "slicer", klicka på rutan och tryck sedan på Delete-tangenten. När du tar bort dialogrutan slicer, ångrar du någon filtrering som utförs genom att klicka på knappar i skärmdialogrutan.

Infoga tidslinje

Om du använder Excel 2013 eller en senare version är ett annat coolt verktyg PivotTables Tools Insert Timeline-knappen. Knappen Infoga tidslinje berättar för Excel att du vill lägga till ett tidslinjefilter i ditt pivottabellschema så att det är väldigt enkelt att bara titta på ett visst intervall: ett par veckor, kvartalet innan sist eller intervallet mellan två datum.

När du klickar på knappen Infoga tidslinje (som också visas på fliken Analysera) visar Excel dialogrutan Infoga tidslinje, som listar de dataformaterade fälten i din PivotTable (se följande figur).

Du väljer det datumfält du vill använda för din tidslinjebaserad filtrering och klickar sedan på OK. Excel öppnar en dialogruta med en skjutreglage som du kan använda för att ange tidslinjen du vill använda.

I följande figur visas exempelvis en månadsdialogruta. Det är lite svårt att se skjutreglaget i en bild, men den blå fältet fungerar som en skjutreglage som du kan dra runt för att ange tidslinjen du vill att pivottabellen ska visa.

Om du vill ta bort tidslinjesdialogrutan klickar du på rutan och trycker sedan på Delete-tangenten. Och notera att borttagning av dialogrutan också ångrar någon filtrering som utförs med hjälp av tidslinjens reglage.