Markera cellreglerna i Excel Dashboards och rapporter - dummies

Du kan använda villkorad formatering för att förbättra dina rapporter och instrumentpaneler i Excel. Formateringsscenarierna i kategorin Highlight Cells Rules, som visas i denna figur, låter dig markera de celler vars värden uppfyller ett visst villkor.

Saken att komma ihåg om dessa scenarier är att de fungerar väldigt mycket som en IF … DÄR … ANNAN ANTECKNING. Det vill säga, om villkoret är uppfyllt, är cellen formaterad och om villkoret inte är uppfyllt, förblir cellen orörd.

Scenarierna under kategorin Highlight Cells Rules är ganska självförklarande. Här är en sammanfattning av varje scenario:

• Större än: I det här scenariot kan du formatera en cell vars värde är större än ett angivet antal. Till exempel kan du berätta för Excel att formatera de celler som innehåller ett värde större än 50.

• Mindre än: I det här scenariot kan du formatera en cell vars värde är mindre än en viss mängd. Exempelvis kan du berätta för Excel att formatera de celler som innehåller ett värde mindre än 100.

• Mellan: I det här scenariot kan du formatera en cell vars värde är mellan två givna belopp. Till exempel kan du berätta för Excel att formatera de celler som innehåller ett värde mellan 50 och 100.

• Lika till: I det här scenariot kan du formatera en cell vars värde är lika med en given mängd. Exempelvis kan du berätta för Excel att formatera de celler som innehåller ett värde som är exakt 50.

• Text som innehåller: I det här scenariot kan du villkorligt formatera en cell vars innehåll innehåller någon form av en given text du anger som ett kriterium. Till exempel kan du berätta för Excel att formatera de celler som innehåller texten & ldquo; Norr. & Rdquo;

• Ett datum som inträffar: I det här scenariot kan du villkorligt formatera en cell vars innehåll innehåller ett datum som uppträder under en viss period i förhållande till dagens datum. Till exempel, igår, förra veckan, förra månaden, nästa månad, nästa vecka och så vidare.

• Duplicate Values: I det här scenariot kan du villkorligt formatera både dubbla värden och unika värden i ett visst cellområde. Denna regel har utformats mer för datauppringning än instrumentbrädan, så att du snabbt kan identifiera antingen dubbletter eller unika värden i datasetet.

Ta en stund att gå igenom ett exempel på hur du tillämpar en av dessa scenarier. I det här enkla exemplet markerar du alla värden som är större än en viss mängd.

1. Börja med att välja det cellintervall som du behöver använda den villkorliga formateringen.

2. Välj det större scenariot som hittades under kategorin Highlight Cells Rules som visas i följande bild.

   Här öppnas dialogrutan som visas i denna figur. I denna dialogruta är tanken att definiera ett värde som utlöser den villkorliga formateringen.

   

3. Skriv antingen värdet (400 i det här exemplet) eller hänvisa till en cell som innehåller triggervärdet. Också i den här dialogrutan använder du rullgardinsmenyn för att ange det format du vill använda.

4. Klicka på OK-knappen.

   Omedelbart tillämpar Excel formateringsregeln på de valda cellerna, som visas i denna figur.

   

Fördelen med en villkorlig formateringsregel är att Excel automatiskt omvärderar regeln varje gång en cell ändras (förutsatt att cellen har en villkorlig formateringsregel som tillämpas på den). Om du till exempel skulle ändra några av de låga värdena till 450, ändras formateringen för det värdet automatiskt eftersom alla celler i datasetet har formateringen applicerad på den.