Hur QuickBooks Desktop Lists konvertera till QuickBooks Online - dummies

När du arbetar med några QuickBooks-företagslistor, konverterar vissa fält till QuickBooks Online (QBO) men andra gör det inte. Det här avsnittet är organiserat av skrivbordet QuickBooks-lista. Det finns också information om hur inventeringen fungerar i QBO.

Kund- och arbetslista

När det gäller konvertering faller fälten i kunden: Jobblista på skrivbordet QuickBooks produkt i tre kategorier:

Fält som konverterar inkluderar kund, företagsnamn, herr / fru. /?, Förnamn, Medellång Initial, Efternamn, Telefon, Fax, Alternativ Telefon, E-post, Återförsäljare Nej, Villkor och Är Skattbar.
Fält som konverterar med undantag inkluderar Bill till adress (förutom Not), Skicka till adress (förutom anteckning), Preferred Payment Method (förutom från QuickBooks 2003 eller senare), Kreditkortsinformation (förutom från QuickBooks 2003 eller senare) och Obs (upp till 4000 tecken).
Fält som inte konverterar inkluderar Kontakt, Alt. Kontakt, Kundtyp, Rep, Prisnivå, Skatteobjekt, Anpassade fält, Konto och Kreditgräns. Observera också att inaktiva statuskunder konverterar som aktiva.

Efter konvertering kan du redigera kunder för att göra dem inaktiva.

Dessutom konverterar dessa Pro Only-fält inte: Jobbstatus, Startdatum, Projicerad Slut, Slutdatum, Jobbbeskrivning och Jobbtyp.

Objektlista

I transaktioner visas subtotala objekt på separata rader med text i Memo-fältet som indikerar att de är en subtotal.

Gruppobjekt konverterar inte; I stället visas varje objekt i gruppen på en detaljrad och linjer med nollbelopp visas i början och slutet av gruppen för att identifiera de objekt som ingår i gruppen. Övre raden visar gruppnamnet, och den nedersta raden visar gruppbeskrivningen.

Försäljningsskattegruppsposter konverterar inte, men du kan ställa in kombinerade momsposter i QBO. QBO stöder inte trestegsskattkoder i samband med objekt.

Medarbetarlista

Informationen i skrivbordet QuickBooks-utgåvan Medarbetarlista konverteras till QuickBooks Online, men QBO behåller endast följande information:

Herr. /Fröken.
Förnamn
Mellersta inledande
Efternamn
Adress
Skriv ut som
Telefon
Säkerhetsnummer
E-postadress
Hyresdatum
Utgivningsdatum < Leverantörslista

Följande leverantörslista fält konverterar inte:

Kontakt

Alternativ kontakt
Obs
Inaktiv
Leverantörstyp
Kreditgräns
Skatt ID < 1099 status
Anpassade fält
Inventory
QBO stöder grundläggande behållningsbehov; Om du kör ett serviceföretag eller säljer färdiga varor, bör QBO kunna stödja dina behållningsbehov.Varulager konverteras som dubbelsidiga varor i QBO med priser och kostnader men inga kvantiteter. Så här konverterar QuickBooks Online inventeringsdelar och transaktioner:

QBO skapar nya underobjekt som heter Inventory Asset och COGS för varje inventeringsobjekt som används vid en transaktion. Även om namnen på dessa underobjekt innebär att de är konton, så är de inte. Dessa poster innehåller samma beskrivning som deras moderprodukt, men har respektive tillgångskonton och COGS-konto som är kopplade till dem. Omvandling använder dem för att se till att rapporterna är korrekta efter konvertering.

Efter varje lagerlinje på konverterade fakturor, försäljningskvitton, kreditnoteringar och vissa sedlar, checkar och kreditkortstransaktioner som innehöll inventeringsobjekt skapar QBO två nya detaljlinjer med de nya underposter som representerar varulagret och COGS mängder.

För obetalda eller delbetalade transaktioner som innehåller inventeringsobjekt kommer kassabaserade rapporter med ett COGS-belopp i QBO att skilja sig från kassabaserade rapporter med en COGS-belopp i skrivbords QuickBooks. Kassabaserapporter för fullt betalade lagertransaktioner eller transaktioner som inte har lagts upp kommer att vara desamma i QBO och Desktop QuickBooks.
När du har konverterat lager från ett QuickBooks-skrivbordsföretag till QBO, kan du inte bara börja använda inventarier i QBO. Du måste gå igenom en rengöringsprocess. Du kan hitta utmärkta detaljer om rengöringsprocessen i "Hur man löser problem med postkonverteringsinventarier i QBO" -video.

Generellt skapar konvertering de nya underobjekten som en tillfällig åtgärd med det enda syftet att se till att dina rapporter är korrekta. Efter konvertering hittar du i Kontotabellen ett Inventory-konto som konverterats från ditt QuickBooks-skrivbordsföretag. Då skapar QBO

ett annat

Inventory-konto - den som du använder framåt när du jobbar i QBO när du slår på spårning i QBO. För att fastställa den korrekta inventeringsvalutan för dollar i Inventory-kontot som skapats av QBO och för att göra dina inventeringsobjekt uppdatera det korrekta Inventory-kontot framåt - det som skapades av QBO - du måste redigera varje inventeringsobjekt -items skapade under konvertering) och fyll i rätt mängd till hands. Denna process resulterar i att du fördubblar ditt lagervärde genom att visa det i både Inventory-kontot som skapats från ditt QuickBooks-skrivbordsföretag under konvertering och i Inventory-konto som QBO skapar. För att korrigera överstatningen använder du en journalpost som tar bort dollar från QuickBooks skrivbordets Inventory-konto.

Men innan du redigerar inventeringsvärdet och efter att du har redigerat varje objekt, kan och bör du radera de underobjekt som skapats under konvertering.

Eftersom du behöver göra rengöringsprocessen på en enskild basis, om du har hundratals varor, kan du hitta allt detta överväldigande. Som ett alternativ kan du välja att inte konvertera inventering och i stället följa instruktionerna i videon.Videon föreslår att du importerar objektlistan men inte uppgifterna för varje objekt. I stället ställer du in detaljerna för varje objekt i QBO. För hundratals föremål kommer det bara att bli snabbare och renare att importera listinformationen.

Det finns en nackdel för att bara importera listinformation: Du förlorar historiska data som är kopplade till dina lagerobjekt. Men inget hindrar dig från att hålla ditt QBO-skrivbordsföretag runt i tiden när du kanske behöver den historiken.