Hur man lägger till användare i QuickBooks Enterprise Solutions

Om fler än en person använder QuickBooks, vill du skapa ytterligare användare. För att lägga till användare i QuickBooks Enterprise Solutions, följ dessa steg:

1. Välj kommandot Företag → Användare → Ange användare och roller.

   QuickBooks visar dialogrutan Användare och roller. Dialogrutan Användare och roller identifierar alla användare för vilka QuickBooks-åtkomst har ställts in och rollerna QuickBooks kan fyllas när man använder QuickBooks. Användarlistan, som visas på fliken Användarlista i dialogrutan, identifierar också vem som för närvarande är inloggad på systemet.

2. Berätta QuickBooks som du vill lägga till en användare genom att klicka på knappen Ny.

   När du klickar på den här knappen visar QuickBooks dialogrutan Ny användare.

3. Identifiera användaren och ge ett lösenord.

   Du måste ge varje användare för vilken du skapar ett användarnamn. Du gör det genom att ange ett kort namn - kanske användarens förnamn - i rutan Användarnamn. När du har identifierat användaren anger du användarens lösenord i både textrutan Lösenord och textrutan Bekräfta lösenord.

4. Identifiera användarens roll (er).

   Använd listrutan Tillgängliga roller för att välja vilka roller (eller uppgifter) användaren fyller. Lägg sedan till den valda rollen i användarens lista över tilldelade roller genom att klicka på Lägg till. Om du vill ta bort en roll från en användare väljer du rollen i listrutan Tilldelade roller och klickar sedan på Ta bort.

   Beskrivningsrutan längst ner i dialogrutan Ny användare beskriver rollen mer detaljerat, inklusive typen av QuickBooks-användare som typiskt kan tilldelas den valda rollen.

5. (Valfritt) Ändra roller efter behov.

   Du kan finjustera de roller du (med QuickBooks hjälp) tilldelar. För att göra det väljer du fliken Roller i dialogrutan Användare och roller, klickar på den roll du vill ändra och klickar sedan på knappen Redigera.

   När QuickBooks visar dialogrutan Redigera roll väljer du en bokföringsaktivitet eller -område i listan Område och aktiviteter och använder sedan knapparna för områdesåtkomstnivå för att ange vad en användare med den valda rollen kan göra. Du kan ange att användaren inte ska ha tillgång genom att välja Ingen radioknapp.

   Du kan ange att användaren ska ha fullständig åtkomst genom att välja Hel radknapp. Om användaren ska ha delad åtkomst väljer du Partial-knappen och markerar eller rensar (i förekommande fall) rutorna Skapa, Ändra, Radera, Skriv ut och Visa balans. Klicka på OK för att spara eventuella ändringar i rollerna och återgå till dialogrutan Användare och roller.

   Du kan se vilken åtkomst som helst av en roll i början genom att välja en av posterna i listan Område och aktiviteter. QuickBooks använder knapparna Åtkomstnivå och rutor för att visa aktuella inställningar för rollen.

   Som regel gäller när det gäller redovisningskontrollerna du vill ha en minimal tillgång. Om någon inte behöver tillgång till QuickBooks datafil för dagliga arbetsuppgifter, ska du välja Ingen-knappen.

   Om någon behöver lite tillgång - kanske för att förbereda arbetsuppskattningar eller fakturor - ger du bara tillgången och inget mer.

   Ju mer förmåga du ger anställda eller underleverantörer eller revisorer att nudla runt i ditt bokföringssystem, desto större är risken för att någon oavsiktligt eller avsiktligt kan introducera fel i systemet. Ju större rättigheter och tillgång du ger desto lättare gör du det för att någon ska stjäla från dig.

6. (Valfritt) Granska dina användarbehörigheter.

   När du har konfigurerat en användare bör du (bara för att vara försiktig) se över behörigheterna du har gett användaren. För att göra detta klickar du på fliken Användarlista i dialogrutan Användare och roller, väljer användaren och klickar sedan på Visa behörigheter.

   När QuickBooks visar dialogrutan Visa behörigheter väljer du användaren och klickar sedan på Visa-knappen för att se fönstret Visa behörigheter, som visar en mycket detaljerad lista över vad användaren kan och inte kan göra.

7. (Valfritt) Granska dina rolländringar.

   Om du ändrar en rolls behörigheter, vill du förmodligen också se över ändringarna. För att göra det, klicka på fliken Rolllista i dialogrutan Användare och roller, välj rollen och klicka sedan på Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av dialogrutan Visa behörigheter som listar de roller du och QuickBooks har konfigurerat.

   Välj den roll du vill granska och klicka sedan på Visa behörigheter. QuickBooks visar en annan version av fönstret Visa behörigheter, med en detaljerad lista över vad någon med rollen kan och inte kan göra.

8. När du har avslutat granskningen av användar- och rollbehörigheter klickar du på Stäng för att stänga alla öppna fönster och sedan på knappen Avbryt eller Stäng för att stänga alla öppna dialogrutor.

   Från den här tiden kan den nya användaren använda QuickBooks; Men hans eller hennes rättigheter är begränsade till vad du angav.

   Revisorer vill ofta se de rättigheter som vissa användare har. Detta är särskilt sant om du granskas av din CPA som en del av årliga stängningar. (Du kan bli granskad om banken vill ha reviderade bokslut, till exempel.)

   QuickBooks visningsbehörighetsfönster är ett smidigt sätt att se dessa data online, och om du vill skriva ut en kopia av behörighetsinformationen behöver du bara att göra är att klicka på fönstret Skriv ut-knappen.