Hur man lägger till en leverantör till QuickBooks 2011s leverantörslista - dummies

QuickBooks 2011s leverantörslista håller flikar på dina säljare och innehåller viktig och användbar information som en leverantörs adress, kontaktperson, telefonnummer osv. Om du ofta behöver köpa varor från externa leverantörer, kan du spara tid och krångel när du låter QuickBooks hålla sin information.

För att lägga till en leverantör i din leverantörslista, följ dessa steg:

1. Välj leverantörer → Leverantörscentrum.

   QuickBooks visar fönstret Leverantörscentrum.

   

2. Klicka på knappen Ny leverantör.

   QuickBooks visar fönstret New Vendor.

   

3. Ge säljaren ett namn i rutan Leverantörsnamn.

   Du använder det här namnet för att referera till säljaren inom QuickBooks. Av denna anledning är en förkortning bra. Du vill bara ha något lätt att komma in och lätt att komma ihåg.

4. Fyll i så mycket av leverantörens grundläggande information som du behöver:

   • Om du betalar din leverantör i en annan valuta än din vanliga hemvaluta, välj den valutaen i rullgardinsmenyn Valuta låda.

   • Vanligtvis bör du ignorera fältet Åtkomstbalans och As Of. Du kommer att ange denna information i en journalpost senare.

     Även om den vanliga regeln är att du inte vill ställa in en öppningsbalans för en leverantör, har denna regel ett viktigt undantag. Du registrerar din betalningsbalans på balansdagen genom att ställa in en öppningsbalans för varje leverantör vid konverteringsdatumet. Summan av dessa öppningsbalanser är vad QuickBooks använder för att bestämma din totala betalningsskyldighet på konverteringsdagen.

   • Ange leverantörsadressinformationen.

5. Klicka på fliken Ytterligare information och lämna ytterligare information som behövs.

   Om du klickar på fliken Ytterligare information visar QuickBooks en handfull andra rutor som du kan använda för att samla in och lagra valfri information. Av dessa lådor är kanske det viktigaste skatt-ID-numret. Du behöver det här numret senare om du måste skicka säljaren en 1099-blankett för att rapportera betalningar till honom.

   

   En bra riktlinje om du betalar en leverantör för första gången är att få sitt skatte-ID-nummer. Om någon inte kommer att ge dig sitt skattenummer, är det förmodligen ett tecken på något fel.

Om du klickar på fliken Kontoförfyllning (den tredje fliken som är tillgänglig i dialogrutan Ny leverantör) visar QuickBooks lådor som du kan använda för att lista de konton som du vill att QuickBooks ska fylla i automatiskt när du registrerar en check till vissa leverantör eller när du registrerar en faktura från någon leverantör. Till exempel, om checken till hyresvärden alltid betalar hyreskostnader och verktygsutgifter, kan du berätta för QuickBooks att "förfylla" med dessa två konton varje gång du anger att du skriver en check till eller registrerar en faktura från hyresvärden.