Hur man säkerhetskopierar din QuickBooks 2011 datafil - dummies

En kritiskt viktig uppgift som antingen du eller någon medarbetare behöver slutföra är att säkerhetskopiera QuickBooks datafil. Få saker som lagras på datorns hårddisk förtjänar lika mycket omsorg som QuickBooks datafil. Helt bokstavligt beskriver QuickBooks datafil om ditt företags finansiella angelägenheter. Du vill absolut inte förlora datafilen.

Det är ganska enkelt att säkerhetskopiera QuickBooks datafil. Du behöver bara slutföra tre steg:

1. Välj Arkiv → Skapa kopia.

   QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering, som innehåller tre alternativ:

   • Spara en säkerhetskopia av din QuickBooks-fil

   • Skapa en portabel företagsfil

   • Skapa en revisors kopia

2. Du vill spara en säkerhetskopia, klicka så på alternativet Backup Copy-kopia och klicka på Nästa.

   Du kan skapa en fullständig backupfil eller en portabel företagsfil när du kopierar QuickBooks-filen. En portabel företagsfil är mindre än en backupfil, så det är bekvämare att flytta runt. Du kan till exempel enkelt maila en portabel företagsfil. Gnidningen med bärbara företagsfiler är detta: QuickBooks måste arbeta hårt för att scrunch den bärbara företagsfilen till en liten storlek. QuickBooks måste också göra mer arbete för att un-scrunch filen senare när du vill arbeta med det.

   När du har klickat på Nästa visas dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering.

   

3. Ange om du vill spara din QuickBooks-backupfil på din lokala företagsserver eller till ett QuickBooks-offsite datacenter.

   Klicka på Lokal säkerhetskopiering för att ange att du vill lagra säkerhetskopian av filen på datorns hårddisk.

4. Klicka på alternativknappen för att välja en säkerhetskopieringsplats.

   

5. Ange vilken mapp eller diskplats företagfilen ska säkerhetskopieras.

6. (Valfritt) Välj dina alternativ för säkerhetskopiering.

   Du kan också använda dialogrutan Backup Options för att ange när QuickBooks ska påminna dig om att säkerhetskopiera och hur QuickBooks ska säkerhetskopiera:

   • Timestamps: För att lägga till datum och tid för säkerhetskopiering till säkerhetskopian filens namn, markera kryssrutan Lägg till datum och tid för säkerhetskopiering till filnamn.

   • Begränsning av säkerhetskopior: För att berätta QuickBooks ska det bli av med gamla säkerhetskopior, markera kryssrutan Begränsa antalet säkerhetskopior i den här mappen och ange hur många säkerhetskopior du vill behålla med hjälp av angränsande textruta.

   • Backup påminnelser: Markera påminn mig om att säkerhetskopiera när jag stänger min företagsfil och den angränsande textrutan för att ange att du vill bli påminnad om att säkerhetskopiera QuickBooks-filen varje gång, varannan gång, var tredje gången och så vidare att du stänger QuickBooks.

   • Dataverifiering: Använd Verifieringsknapparna för att berätta QuickBooks att den ska kontrollera dataintegriteten när den säkerhetskopierar dina data.

7. När du är klar med att ange säkerhetskopieringsplatsen och alternativen klickar du på Nästa.

   QuickBooks visar en dialogruta som frågar när du vill säkerhetskopiera.

8. Bestäm när du vill säkerhetskopiera.

   Vanligtvis vill du säkerhetskopiera när du väljer kommandot Spara kopia eller säkerhetskopiering. Och i det här fallet, när QuickBooks visar dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering som frågar "när" fråga, klickar du på Spara det nu-knappen. Du kan dock också berätta för QuickBooks att regelbundet schemalägga säkerhetskopior enligt något smart schema genom att välja Spara det nu och schemalägga framtida säkerhetskopieringsknappar eller genom att välja knappen Enbart framtida säkerhetskopiering.

9. Klicka på Slutför för att stänga dialogrutan Spara kopia eller säkerhetskopiering.

   När du har angett hur säkerhetskopieringen ska fungera klickar du på Slutför. QuickBooks säkerhetskopierar nuvarande QuickBooks företagsfil och lagrar den nya filkopian på backupplatsen.