Hur man blir resurs-full i projekt 2013 - dummies

När du har skapat och organiserat uppgifterna i ditt projekt är nästa steg vanligtvis att skapa sina resurser. Innan du skapar resurser i Project 2013 willy-nilly måste du förstå hur de påverkar ditt projekt.

Förstå resurser

Först och främst är en resurs en tillgång som hjälper till att uppnå ett projekt, oavsett om tillgången är en person, en utrustning, ett material eller en leverans. En aspekt av att arbeta med resurser effektivt är att hantera arbetsflödet av någon resurs som har begränsad tillgänglighet för ditt projekt. När du skapar resurser anger du tillgängligheten efter timmar på dagen eller dagarna i veckan.

Till exempel kan en person vara tillgänglig 50 procent av tiden eller 20 timmar i den normala 40-timmars arbetsveckan, medan en annan kan vara tillgänglig på heltid (40 timmar). När du tilldelar dessa typer av resurser till ditt projekt kan du använda olika visningar, rapporter och verktyg för att se om någon resurs är överbokad när som helst under projektet.

Du kan också se om människor sitter och twiddling tummen, när de kan vara tillgängliga för att hjälpa till med en annan uppgift. Du kan till och med redogöra för resurser som arbetar med flera projekt i hela organisationen och se till att de används effektivt.

En annan aspekt av att effektivt arbeta med resurser är att förstå hur många resurser du tilldelar arbetet med en uppgift, påverkar varaktigheten för den uppgiften. Med andra ord, om du har en viss mängd arbete att utföra, men få människor att göra det, tar en typisk uppgift längre tid än om scads of people är tillgängliga.

Uppgiftstypen bestämmer huruvida en aktivitets varaktighet ändras utifrån antalet resurser som tilldelats den.

Slutligen lägger resurser till kostnader för ett projekt. Att redovisa kostnader i ditt projekt - som en person som arbetar många timmar på en uppgift, datorer som du måste köpa eller tjänster som kräver avgifter - du måste skapa resurser och tilldela dem till en eller flera uppgifter.

Resurstyper: Arbete, material och kostnad

För resursplanering känner Project endast om dessa tre typer av resurser:

• Arbete: Den här personen, som en programmerare eller rörmokare, kan omplaceras men inte utarmat. Arbetsresurser tilldelas uppgifter för att uppnå arbete.

• Material: Materialet har en enhetskostnad och förbrukar inte arbetstider, men det kan vara uttömt. Exempel på materialkostnader är stål, trä och böcker.

• Kostnad: Med en kostnadsresurs ger du flexibilitet för att ange tillämplig kostnad, t.ex. resor eller frakt, varje gång du använder resursen.

Att bestämma vilken resurstyp som ska användas när man lägger till en extern leverantör eller utrustning resurs till projektet kan vara svårt. Om du inte vill lägga till arbetstid i projektet när den resursen används, ska du inte ange resursen som en arbetsresurs. Använd istället en kostnadsresurs eller fast kostnad.

Hur resurser påverkar uppgiftstiming

Under Projekt 2013s standardinställningar är insatsstyrd schemaläggning avstängd för både manuellt och automatiskt schemalagda uppgifter. Så oavsett hur många arbetsresurser du tilldelas blir uppgiftslängden densamma och Projektet rullar på fler timmar av arbete för uppgiften, för att återspegla mer ansträngning.

I vissa fall av en uppgiftstyp med fast eller fast arbetsuppgift bör tillägget eller borttagningen av resurser som tilldelats uppgiften ha en inverkan på den tid det tar för att slutföra uppgiften. I huvudsak är den gamla maximen & ldquo; Två huvuden är bättre än en & rdquo; kan ändras till & ldquo; Två huvuden är snabbare än en. & Rdquo;

Antag att en person har tilldelats Dig Dig-uppgiften, vilket kräver fyra timmars arbete. Två personer som tilldelas Dig Ditch-uppgiften kommer att avsluta jobbet på två timmar, eftersom två timmar arbetar av varje resurs samtidigt, vilket uppnår fyra timmars arbete på halva tiden.

För att göra en schemaläggning av en arbetsuppgift måste du först ändra uppgiften till en automatisk schemalagd uppgift med hjälp av knappen Auto Schedule i Schedule-gruppen på fliken Uppgift. Då måste du aktivera ansträngningsstyrd schemaläggning genom att dubbelklicka på uppgiften, klicka på fliken Advance i dialogrutan Uppgiftsinformation, markera kryssrutan Effektdriven och sedan klicka på OK-knappen.

Att tilldela ytterligare personer till uppgifter förkortar inte alltid arbetstiden proportionellt, även om det är hur Project beräknar det. När du har fler människor, har du också fler möten, noteringar, duplicerade insatser och konflikter, till exempel. Om du lägger till fler resurser till en uppgift, överväga också att öka den mängd ansträngning som krävs för att slutföra den här uppgiften för att ta hänsyn till oundvikliga arbetsgruppsineffektiviteter.

Hur man beräknar resursbehov

Du vet vanligtvis hur många materialresurser som krävs för att slutföra en uppgift: I de flesta fall kan du använda en standardformel för att beräkna antalet pund, meter, meter eller en annan mängd. Men hur vet du hur mycket arbete dina arbetsresurser måste investera för att fullfölja uppgifterna i projektet?

Inkludera en viss mängd extra materialresurser om du tror att du behöver den för omarbetande eller skrot.

Som med många aspekter av information som du lägger in i en projektplan ligger det i stor utsträckning att bestämma ansträngningsnivån på din egen erfarenhet av liknande uppgifter och resurser. Ändå kom ihåg dessa försummelser:

• Skill count. En mindre kompetent eller mindre erfaren resurs kommer sannolikt att ta mer tid att slutföra en uppgift.Experiment - till exempel öka längden med 20 procent för en mindre kompetent resurs, till exempel, eller minska den med 20 procent för en mer skicklig resurs.

• Historien upprepar sig själv. Titta på tidigare genomförda projekt och uppgifter. Om du har spårat folks tid kan du troligen se hur mycket ansträngning som krävdes för att slutföra olika typer av uppgifter på andra projekt och dra paralleller till ditt projekt. Denna teknik för att uppskatta insatsvaraktigheten liknar analog uppskattning.

• Fråga och du ska få. Be resurserna själva för att uppskatta hur länge de tror att en uppgift kommer att ta. Trots allt borde de som gör jobbet bäst veta hur lång tid det tar.

Tillåt att reservera tid i ett projekt för att ta hänsyn till oförutsedda omständigheter, till exempel att resurser är mindre skickliga än du hade planerat. För att säkerställa att milstolpe datum är uppfyllda, lägger många personer till en uppgift som kallas Beredskapsreserv till sina scheman omedelbart innan en milstolpe leverans eller slutet av en fas.