Hur man betalar för tid med QuickBooks 2011 - dummies

Om du använder QuickBooks 2011 med ett serviceföretag, kanske du säljer fler tidsenheter än vad du gör materiella saker. Till exempel kan en advokat sälja timmar eller partiella timmar med juridisk rådgivning. QuickBooks levererar två metoder för att spåra tiden som kommer att faktureras på en faktura som en vara. Du kan använda veckotidsbladet, eller du kan tida eller spela in enskilda aktiviteter när du fakturerar med QuickBooks.

Använda ett veckovisa kalkylblad

Om du vill använda veckotidsbladmetoden väljer du Kunder → Ange tid → Använd veckotidsblad. För att använda fönstret Veckotidning, välj den anställde eller leverantör eller annan person som utför tjänsten från rutan Namn.

Om du inte kan välja en persons namn i rutan Namn anger du personens namn i rutan och sedan, när du blir tillfrågad, berätta QuickBooks vilken lista (anställd, leverantör eller andra namn) det ska läggas till. När du har lagt till namnet på personen som utför jobbet använder du kolumnerna i fönstret Weekly Timesheet för att beskriva den kund eller det jobb för vilket jobbet har utförts.

Timing single activities

Om du vill spela in serviceaktiviteter när de uppstår väljer du Kunder → Ange tid → Tid / Ange enstaka aktiviteter. QuickBooks visar fönstret Time / Enter Single Activity. Fyll i eller välj den information som behövs:

• Till tid eller spela in en enda aktivitet, registrera aktivitetsdatumet i rutan Datum.

• Använd rutan Namn för att identifiera den person som utför tjänsten.

• I kunden: Arbetsrutan, identifiera kunden eller det jobb för vilket tjänsten utförs.

• Välj lämpligt serviceobjekt från listrutan Serviceobjekt.

• Välj lämpligt lönobjekt från rullgardinsmenyn.

• Om du spårar klasser använder du listrutan Klass för att klassificera aktiviteten.

Verifiera att kryssrutan Fakturabel är markerad. Fönstret Fakturabel visas i det övre högra hörnet av fönstret Time / Enter Single Activity. Genom att välja rutan Fakturerbar berättar du QuickBooks att den ska behålla registreringen av en fakturerbar aktivitet för senare inklusion på en faktura.

När du har beskrivit eller tillhandahållit den här generella informationen om tjänsten har du två sätt att spela in den tid som spenderas på tjänsten:

• Manuell inspelningstid: Du kan manuellt ange den tid som spenderas på en aktivitet genom att använda Varaktighetsrutan för att ange tiden.

• Har QuickBooks spela in tiden: Du kan också ha QuickBooks spela in den tid du spenderade på aktiviteten. Klicka bara på Start-knappen i rutan Varaktighet när du startar aktiviteten och klicka på Stopp-knappen när du stoppar aktiviteten.

När du har beskrivit den aktivitet du utför i fönstret Time / Enter Single Activity klickar du på Spara och Ny eller Spara och Stäng för att spara aktivitetsinformationen.

Inklusive fakturerbar tid på en faktura

För att lägga till fakturerbar tid och kostnad för en faktura, skapa fakturan på vanligt sätt. När du har identifierat kunden, och om du har spårat tid eller kostnader för kunden, frågar QuickBooks om du vill fakturera för någon av tid eller kostnader. Om du anger "ja" visar QuickBooks dialogrutan Välj fakturabel tid och kostnader. Fliken Tid i dialogrutan Välj billigare tid och kostnad visar varje av de gånger du har spelat in för en kund.