Hur man bygger databasbaserade relationer i Access 2016 - dummies

Relational databaser dela data mellan två eller flera tabeller. Åtkomst 2016 använder ett länkfält, kallat en utländsk nyckel, för att binda samman relaterade tabeller tillsammans. En tabell kan till exempel innehålla volontär namn och adresser, medan en annan tabell spårar volontär händelse deltagande historia. Evenemangsinformationen är kopplad till volontärinformationen med ett länkfält, vilket (i detta exempel) förmodligen är ett volontär-ID.

Om du kan dra och släppa, kan du skapa ett tabellförhållande.

Håll dessa tre begränsningar i åtanke:

Du kan bara relatera tabeller som finns i samma databas.
Du kan relatera frågor till tabeller, men det är ovanligt.
Du måste berätta Access specifikt hur dina tabeller är relaterade.

När du är redo att spela matchmakaren mellan dina kärleksfulla tabeller, så gör du det här.

Fönstret Relationer

För att skapa ett tabellförhållande, öppna först fönstret Relationer. Följ dessa steg:

Klicka på fliken Databasverktyg på bandet.

Förhållandegruppen visas på bandet.

Knappen Relationer på fliken Databasverktyg.
Klicka på Relationer-knappen i gruppen Relationer.

Fönstret Relationer visas. Första gången du anger ett förhållande, visas dialogrutan Visa tabell.

Om några tabeller redan är listade i fönstret, har någon (eller någon trollkarl) redan definierat relationer för denna databas. Om du inte är säker på hur de kom dit och om mer än en person arbetar på din databas, sluta och konsultera alla databasutvecklare innan du ändrar relationerna. Vad som kan fungera för dig kan vara katastrofalt för dina kollegor.

När fönstret Relationer är öppet kan du välja och relatera tabeller.

Tabellförhållanden

För varje par tabeller du relaterar måste du välja tabellerna och sedan gå med i deras gemensamma fält.

Välja tabeller

För att välja tabeller som ska relateras öppnar du fönstret Relationer och följer dessa steg:

Välj Visa tabell från bandets relationer grupp. (Om du inte ser gruppen Relationer, välj fliken Databasverktyg på bandet.)

Dialogrutan Visa tabell visar listorna i den aktuella databasfilen.
För varje par tabeller du vill ha i förhållandet, följ dessa steg:
1. Klicka på tabellen.
2. Klicka på Lägg till.
  
  I det stora arbetsförhållandet Relationships listar ett litet fönster fälten i det valda tabellen.När du lägger till tabeller i layouten visas ett separat fönster för varje tabell. Du kan se dessa fönster under dialogrutan Visa tabell.
  
  Använd dialogrutan Visa tabell för att lägga till tabeller i Relationship-diagrammet.
Upprepa steg 2 för varje par tabeller du vill relatera. Om en av tabellerna i paret redan är närvarande (på grund av ett befintligt förhållande som det har med ett annat bord) behöver du inte lägga till det igen.
När du har lagt till tabeller klickar du på Stäng-knappen.

När du har alla tabeller närvarande, är du redo för att dessa bord ska lära känna varandra.

Hantera relationer

Det här avsnittet innehåller all information som du behöver skapa, redigera och ta bort dina tabellrelationer.

Skapa relationer

När du har valt tabellerna följer du dessa steg för att skapa en relation mellan två tabeller:

Bestäm vilka två tabeller du vill relatera.

Eftersom den en-till-många relation är vanligast, gäller dessa instruktioner. De två tabellerna i ett till många förhållande är betecknade som uppfyller en av två roller:
- Föräldra: I föräldrabordet är det relaterade fältet den primära nyckeln. Varje post i förälderbordet identifieras unikt av detta relaterade fält.
- Barn: I barntabellen innehåller det relaterade fältet samma information som fältet i föräldrabordet. Vanligtvis har det samma namn som motsvarande fält i förälderbordet - även om det inte är något krav.
För att göra relaterade tabeller enklare, sätt relaterade fält nära början av fältlistan. I Access måste du se relaterade fält på skärmen innan du kan skapa ett förhållande. Om de relaterade fälten inte är i början av fältlistan måste du göra en hel del rullning för att hitta dem. För att flytta ett fält, öppna problemtabellen i DesignView, peka på knappen som finns kvar i fältnamnet, tryck sedan och dra på knappen för att flytta fältet uppåt.

Följ dessa steg för att välja förälderfältet från listan:
1. Placera muspekaren på det fält som du vill relatera i föräldrabordet.
  
  Vanligtvis är fältet som du vill relatera i föräldrabordet den primära nyckeln.
2. Håll ned vänster musknapp.
Håll ned vänster musknapp genom att följa dessa steg för att ansluta till förälderfältet till barnfältet:
1. Dra muspekaren från parentfältet till barntabellen.
  
  Ett plustecken visas längst ner på muspekaren.
2. Peka på det relaterade fältet i barntabellen.
3. Släpp musknappen.
  
  Dialogrutan Redigera relationer visas och specificerar det snabba förhållandet.
  
  Dialogrutan Redigera relationer detaljer om hur Access kopplar samman två tabeller.
  Var försiktig innan du släpper musknappen. Placera spetsen på muspekaren direkt på barnfältet innan du släpper.
- Om du drar mellan de två fälten korrekt visar dialogrutan Redigera förhållanden föräldra- och barnfälten sida vid sida.
- Om du saknar klickar du på Avbryt i dialogrutan Ändra relationer och försöker steg 3 igen.
1. I dialogrutan Redigera relationer väljer du alternativet Enforce Referential Integrity.
2. Dubbelkontrollera att dina fältnamn är de korrekta och klicka sedan på Skapa.
  
  Tillgång illustrerar det nya förhållandet i fönstret Relationer:
- En rad mellan de relaterade fälten visar att tabellerna är relaterade.
- Om du markerade alternativet Enforce Referential Integrity i föregående steg, Anslut platser en 1 bredvid föräldern i förhållandet och en oändlighetssymbol bredvid barnet …

För att koppla ett annat par markerade tabeller, upprepa steg 1 genom 5.

Ett till många förhållande mellan två tabeller.

Access ger också verktyg för att ändra och ta bort relationer.

Ändra relationer

När du har relaterat tabeller kan du se, organisera och ta bort relationerna.

Om du skapar ett förhållande som du inte vill ha öppnar du fönstret Relationer och följer dessa steg för att radera förhållandet:

Klicka på Förhållande rad som förbinder de två tabellerna.

Om du lyckas kommer linjen att tjockna. Det betyder att linjen är vald.
Tryck på Delete-tangenten på tangentbordet och sedan på Ja i den resulterande meddelandeboxen.

Voilà! Relationen är borta.

Om du relaterar många tabeller tillsammans, kan fönstret Relationer se lite rotigt ut eftersom Relationslinjerna kommer att korsa varandra. Detta gör det svårt att bestämma vilka tabeller som är relaterade till varandra. För att åtgärda denna situation klickar du på och drar titelfältet i ett tabellfönster till en annan del av skärmen.

Det är bra, men inte alltid möjligt, att visa föräldrarna ovanför eller till vänster om sina barn. Försök att ordna föräldra- och barntabellerna så att linjerna mellan föräldra- och barntabellerna inte passerar över några linjer som illustrerar andra tabellrelationer.

Har du problem med att förstå dina relationer? (Vem är inte?) Rullar du överallt i fönstret Relationer för att se allt? Om så är fallet, är relationsrapporten bara för dig. För att förhandsgranska den här rapporten klickar du på Relation Report-knappen i Verktyg-gruppen på fliken Design-fliken. Alla relaterade tabeller i din databas kommer att visas i en lättläst rapport. (Okej, lättare att läsa!)