Hur man rensar upp företagsfiler i QuickBooks 2011 - dummies

När du rensar QuickBooks-företagsfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av filen. Processen gör också datafilen mindre genom att ta bort och sammanfatta många gamla detaljhandelstransaktioner med stora monsterjournaler.

Så här arkiverar du QuickBooks-företagsfilen genom att följa dessa steg:

1Välj fil → Verktyg → Rengör företagsdata.

Dialogrutan Clean Up Company Data visas.

2Välj Ta bort transaktionerna från en viss datumknapp.

Det här alternativet berättar QuickBooks om att du vill göra två saker: Skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och skinnig ner storleken på arbetsfilen så att den inte är så stor.

3 Ange borttagen stängda transaktioner på eller före datum och klicka på Nästa.

För att ange det datum för vilket stängda transaktioner ska tas bort, ange datumet i den angivna rutan. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks företagsfil som är 25, 50 eller till och med 100 MB. (Om du är intresserad, tryck Ctrl + 1 för att visa ett fönster som visar hur stor din QuickBooks-datafil är.)

4 Ange eventuella ytterligare kriterier som du vill att QuickBooks ska ansöka om att ta bort transaktioner och klicka på Nästa.

Du kan ha transaktioner som aldrig kommer att rensas eller aldrig skrivas ut eller skickas, till exempel. För att ange att vissa av dessa gamla transaktioner också ska tas bort markerar du kryssrutan som motsvarar borttagningskriteriet. Om du vill ta bort gamla fakturor och uppskattningar som fortfarande är markerade som att skickas, markerar du kryssrutan Ta bort fakturor och uppskattningar som markeras som ska skickas.

5Specifiera någon annan listrengöring som ska inträffa och klicka på Nästa.

Detta är din möjlighet att bli av med information som du inte längre använder eller att du är säker på att du inte behöver nytt.

6 Bekräfta din rengöring och arkivering.

Om du gjorde ett misstag klickar du på knappen Tillbaka för att ändra dina tidigare val.

7Click Start Cleanup.

I början av rengöringsprocessen uppmanas QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil.

8Backa upp datafilen när du blir ombedd.

Säkerhetskopiering av QuickBooks-företagsfilen som en del av en rensningsoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks-företagsfilen när som helst.