Hur man kondenserar din QuickBooks 2012 Data File - dummies

Kommandot QuickBooks 2012 Condense skapar en permanent kopia, kallad en arkivkopia, i QuickBooks datafil. En arkivkopia av företagsfilen utgör en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.

Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt

När du förstår vad arkivering handlar om är det ganska enkelt. För att kondensera QuickBooks företagsfil, följ dessa steg:

1. Välj kommandot Arkiv → Verktyg → Kondensdata.

   QuickBooks visar den första kondensdata-dialogrutan, som visas i bilden nedan.

   

2. Välj Transaktionerna före en specifik datumknapp.

   Det här alternativet berättar QuickBooks om att du vill göra två saker: Skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och skinnig ner storleken på arbetsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på arbetsversionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, slutna transaktioner om du väljer i steg 3 för att ta bort transaktioner.

3. Ange borttransaktioner före datum.

   För att ange det datum för vilket stängda transaktioner ska tas bort, ange datumet i den angivna rutan. Om du vill kondensera filen genom att ta bort transaktioner senast den 31 december 2009, skriv till exempel 12/31/2009 i datumrutan.

   Observera att du inte behöver känna dig tvungen att ta bort en massa stängda transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks företagsfil som är 25, 50 eller till och med 100 MB (megabyte) i storlek.

   Klicka på Nästa när du slutar specificera vilka transaktioner QuickBooks ska ta bort. QuickBooks visar den andra kondensdata-dialogrutan, som visas i följande illustration.

   

4. Ange hur och om QuickBooks ska sammanfatta de transaktioner som ska tas bort.

   Använd den andra kondensdata-dialogrutan för att ange hur QuickBooks ska sammanfatta de transaktioner som ska tas bort. Du kan få QuickBooks att sammanfatta transaktioner med en enda journalpost eller en månatlig journalpost - ett val du gör genom att välja lämplig alternativknapp.

   Eller du kan välja alternativet Skapa inte en sammanfattning för att ange att du inte vill att QuickBooks ska skapa en sammanfattande journalpost för att ersätta transaktioner som den tar bort.Klicka på Nästa när du är klar. QuickBooks visar den tredje kondensdatadialogrutan (inte visad), vilken frågar hur lagertransaktioner ska kondenseras.

5. Ange hur transaktionstransaktioner ska kondenseras.

   Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner. När QuickBooks visar den tredje kondensdata-dialogrutan kan du berätta QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativet Ta bort lagerinställningar. Klicka på Nästa för att fortsätta till den fjärde kondensdata-dialogrutan (inte visad), vilken frågar vilka transaktioner som bör anses vara stängda.

6. Ange vilka transaktioner som ska betraktas som stängda.

   När du klickar på Nästa för att flytta förbi dialogrutan Condense Data som frågar om inventeringstransaktioner, frågar QuickBooks lite mer information om vad som exakt utgör en "sluten" eller "gammal" transaktion som ska tas bort.

   Markera kryssrutor för att ange huruvida transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort, även om de är ofullständiga, markerade för att vara utskrivna, flaggade som att skickas och så vidare. Och sedan klickar du på Nästa för att gå vidare till den femte kondensdata-dialogrutan.

   

7. Ange eventuell listrengöring som ska inträffa.

   Använd den fjärde kondensdata-dialogrutan för att berätta QuickBooks. Det bör också städa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor i dialogrutan Kondensdata, Genom att städa upp listan genom att ta bort oanvända listobjekt, reducerar du inte bara storleken på företagsfilen utan gör det också lättare för personer att arbeta med listan.

8. Klicka på Nästa.

   QuickBooks visar den femte sidan i dialogrutan Condense Data, som visas i följande illustration.

   

9. Bekräfta din kondensering och arkivering.

   När du beskriver hur du vill att QuickBooks ska arkivera och kondensera företagsfilen visar QuickBooks den femte Condense Data dialogrutan. Denna dialogruta frågar dig att bekräfta ditt beslut att arkivera och kondensera datafilen. Använd den här dialogrutan för att bekräfta att du vill arkivera och kondensera data.

10. Klicka på Start Condense.

    QuickBooks börjar processen med att kondensera datafilen.

11. Säkerhetskopiera datafilen när du blir ombedd.

    I början av kondensprocessen uppmanas QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks-företagsfilen som en del av en kondensoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks-företagsfilen när som helst.

    När du har säkerhetskopierat QuickBooks-företagsfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rengör sedan arbetsversionen av företagsfilen med hjälp av dina instruktioner. Återigen, som noteras i de tidigare stegen, kan rengöringsprocessen ta bara några minuter, eller det kan ta flera timmar om filen är väldigt stor.