Hur man kondenserar din QuickBooks 2014 Datafil

Kommandot QuickBooks Condense skapar en permanent kopia av QuickBooks datafil. (Denna kopia heter en arkivkopia av filen.) En arkivkopia av företagsfilen utgör en ögonblicksbild av företagsfilen som den existerar vid en viss tidpunkt.

Om någon senare har en fråga - kanske din revisor eller en federal eller statsrevisor - kan du använda arkivkopian av datafilen för att visa hur företagsfilen såg ut vid en viss tidpunkt.

När du förstår vad arkivering handlar om är processen ganska enkel. För att kondensera QuickBooks företagsfil, följ dessa steg:

1Välj kommandot Arkiv → Verktyg → Kondensdata.

QuickBooks visar den första kondensdata-dialogrutan.

2Välj alternativet Transaktioner före en specifik datumknapp.

Det här alternativet berättar QuickBooks om att du vill göra två saker: skapa en arkivkopia av QuickBooks datafil och smala ner arbetsfilen så att den inte är så stor. QuickBooks minskar storleken på arbetsversionen av företagsdatafilen genom att ta bort gamla, slutna transaktioner om du väljer i steg 3 för att ta bort transaktioner.

3 Ange borttransaktioner före datum.

För att ange det datum för vilket stängda transaktioner ska tas bort, ange datumet i datumrutan. Om du vill kondensera filen genom att ta bort transaktioner senast den 31 december 2010, skriv till exempel 1/1/2011 i datumrutan.

Observera att du inte behöver känna dig tvungen att ta bort en massa stängda transaktioner. Du tar bara bort slutna transaktioner om din QuickBooks företagsfil blir för stor. Du kan enkelt arbeta med en QuickBooks företagsfil som är 25 MB, 50 MB eller till och med 100 MB (megabyte).

Även om du typiskt kondenserar en QuickBooks-fil genom att ta bort gamla, slutna transaktioner skapar Condense-kommandot även filer utan transaktioner. Om du vill skapa en fil som innehåller listor och preferenser men inga transaktioner klickar du på alternativknappen Alla transaktioner. Förresten kan du använda alternativet Alla transaktioner för att bygga en nästan tom fil som du kan återanvända (t.ex. för träning).

4Klicka på Nästa när du slutar specificera vilka transaktioner QuickBooks ska ta bort.

QuickBooks visar den andra kondensdata-dialogrutan.

5Specifiera hur lagertransaktioner ska kondenseras och klicka på Nästa.

Om din QuickBooks-fil innehåller lagertransaktioner rekommenderar QuickBooks att du tar bort gamla lagertransaktioner.När QuickBooks visar den andra Condense Data-dialogrutan kan du berätta QuickBooks att göra just detta genom att välja alternativet Summarize Inventory Transactions. (Om du inte vill ta bort gamla transaktioner, välj knappen Spara inventarransaktioner).

När du klickar på Nästa fortsätter du till den tredje kondensdata-dialogrutan (inte visad), vilken frågar vilka transaktioner som bör betraktas stängda.

6 Ange vilka transaktioner som ska tas bort och klicka på Nästa.

QuickBooks ber om lite mer information om exakt vad som utgör en sluten eller gammal transaktion som ska tas bort. Du markerar kryssrutor för att ange huruvida transaktioner före borttagningsdatumet ska tas bort även om de är ofullständiga, markerade för att vara utskrivna, flaggade som att skickas och så vidare.

När du klickar på Nästa flyttar du vidare till den fjärde kondensdata-dialogrutan.

7 Ange vilken listrengöring som ska inträffa och klicka på Nästa.

Använd den fjärde Condense Data-dialogrutan för att berätta QuickBooks att förutom att ta bort gamla stängda transaktioner, ska det städa upp några av listorna. Du kan markera kryssrutor i dialogrutan Condense Data som berättar QuickBooks att ta bort oanvända konton, oanvända kunder, oanvända leverantörer och så vidare.

Genom att städa upp listan genom att ta bort oanvända listobjekt reducerar du inte bara storleken på företagsfilen utan gör det också lättare för personer att arbeta med listan.

När du klickar på Nästa visar QuickBooks den femte sidan i dialogrutan Condense Data.

8 Bekräfta din kondensering och arkivering.

När du beskriver hur du vill att QuickBooks ska arkivera och kondensera företagsfilen visar QuickBooks den femte Condense Data dialogrutan. Dialogrutan berättar att arkivprocessen börjar med QuickBooks att göra en kopia av datafilen och att kondensoperationen kan ta flera minuter eller till och med flera timmar att slutföra.

9 Klicka på Start Condense.

QuickBooks börjar processen med att kondensera datafilen.

10Back upp datafilen när du blir ombedd.

I början av kondensprocessen uppmanas QuickBooks dig att säkerhetskopiera QuickBooks företagsfil. Säkerhetskopiering av QuickBooks-företagsfilen som en del av en kondensoperation fungerar på samma sätt som att säkerhetskopiera QuickBooks-företagsfilen när som helst.

När du har säkerhetskopierat QuickBooks-företagsfilen sparar QuickBooks en arkivkopia av företagsfilen och rengör sedan arbetsversionen av företagsfilen med hjälp av dina instruktioner. Återigen, som noteras i de tidigare stegen, kan rengöringsprocessen ta bara några minuter, eller det kan ta flera timmar om filen är väldigt stor.