Hur man kopierar formler med autofyll i Excel 2016 - dummies

Om du bara behöver kopiera en enda formel i Excel 2016 använder du funktionen AutoFill eller kommandona Kopiera och Klistra in. Denna typ av formelkopia kan, även om det är ganska vanligt, inte göras med dra och släpp.

Glöm inte alternativet Totals i verktyget Quick Analysis. Du kan använda den för att skapa en rad eller en kolumn med totals längst ner eller till höger i en datatabell i en blixt. Välj bara tabellen som ett cellområde och klicka på knappen Snabbanalys följt av Totals i dess palett. Klicka sedan på Sum-knappen i början av paletten för att skapa formler som totalt kolumnerna i en ny rad längst ner på tabellen och / eller Sum-knappen i slutet av paletten för att skapa formler som totalt raderna i en ny kolumn i högra änden.

Så här kan du använda AutoFill för att kopiera en formel till ett antal celler. I den här siffran ser du arbetsbladet Mother Goose Enterprises - 2016 med alla företag, men den här gången med endast en månad i rad 12, som kopieras via cell E12.

Kopiera en formel till ett cellområde med AutoFill.

Följande bild visar arbetsarket efter att du har dragit fyllnadshandtaget i cell B12 för att välja cellintervall C12: E12 (där denna formel ska kopieras).

Arbetsbladet efter att ha kopierat formeln i summan av den månatliga (och kvartalsvisa) försäljningen.

Relativt tal

Figuren visar arbetsbladet efter att formeln i en cell kopieras till cellområdet C12: E12 och cell B12 är aktiv. Lägg märke till hur Excel hanterar kopiering av formler. Den ursprungliga formeln i cell B12 är som följer:

= SUM (B3: B11)

När den ursprungliga formeln kopieras till cell C12 ändras Excel formeln något så att den ser ut så här:

= SUM (C3: C11)

Excel justerar kolumnreferensen, ändrar den från B till C, eftersom du kopierade från vänster till höger över raderna.

När du kopierar en formel till ett cellområde som sträcker sig ner raderna, justerar Excel radnummer i de kopierade formlerna snarare än kolumnbokstäverna för att passa positionen för varje kopia. Exempelvis innehåller cell E3 i Sales Goes Enterprise-2016-försäljningsbladet följande formel:

= SUM (B3: D3)

När du kopierar denna formel till cell E4 ändrar Excel kopian av formeln till Följande:

= SUM (B4: D4)

Excel justerar radreferensen för att hålla aktuell med den nya raden 4-positionen. Eftersom Excel justerar cellreferenser i kopior av en formel i förhållande till kopieringsriktningen är cellreferenserna kända som relativa cellreferenser .

Några saker är absolutes!

Alla nya formuleringar du skapar innehåller naturligtvis relativa cellreferenser om du inte säger något annat. Eftersom de flesta kopior du gör av formler kräver anpassningar av deras cellreferenser, behöver du sällan ge detta arrangemang en andra tanke. Då kommer du en gång i taget över ett undantag som kräver begränsning när och hur cellreferenser anpassas i kopior.

En av de vanligaste av dessa undantag är när du vill jämföra en rad olika värden med ett enda värde. Detta händer oftast när du vill beräkna vilken procentandel varje del är i summan. Till exempel, i arbetsbladet för Goose Enterprises - 2016, möter du denna situation när du skapar och kopierar en formel som beräknar vilken procentandel varje månads totala (i cellintervallet B14: D14) är kvartalsbeloppet i cell E12.

Antag att du vill ange dessa formler i rad 14 i arbetsbladet för Goose Enterprises - 2016, startat i cell B14. Formeln i cell B14 för att beräkna procentandelen i januari-försäljningen till första kvartalet är mycket enkel:

= B12 / E12

Denna formel delar upp försäljningsomgången i januari i cell B12 enligt kvartalsbeloppet i E12 (vad kunde det bli enklare?). Titta dock på vad som skulle hända om du drog fyllningshandtaget en cell till höger för att kopiera denna formel till cell C14:

= C12 / F12

Justeringen av den första cellreferensen från B12 till C12 är bara vad läkaren beställde. Justeringen av den andra cellreferensen från E12 till F12 är emellertid en katastrof. Inte bara beräknar du vilken procentandel försäljningen i februari i cell C12 är av första kvartalet försäljningen i E12, men du hamnar också med en av de hemska # DIV / 0! fel saker i cell C14.

Om du vill stoppa Excel från att justera en cellreferens i en formel i alla kopior du gör konverterar du cellreferensen från relativt till absoluta. Du gör detta genom att trycka på funktionsknappen F4, efter att du har lagt Excel i redigeringsläget (F2). Excel indikerar att du gör cellen referens absolut genom att placera dollar tecken framför kolumn bokstaven och rad nummer. Till exempel innehåller cellen B14 den korrekta formeln för kopiering till cellområdet C14: D14:

Kopiering av formeln för beräkning av förhållandet mellan månatlig och kvartalsvis försäljning med en absolut cellreferens.

= B12 / $ E $ 12

Titta på arbetsbladet efter att denna formel har kopierats till intervallet C14: D14 med fyllhandtaget och cell C14 väljs (se följande bild). Observera att formulärfältet visar att den här cellen innehåller följande formel:

Arbetsbladet efter att ha kopierat formeln med den absoluta cellreferensen.

= C12 / $ E $ 12

Eftersom E12 har ändrats till $ E $ 12 i den ursprungliga formeln, har alla kopior samma absoluta (oförändrade) referens.

Om du ger upp och kopierar en formel där en eller flera av cellreferenserna borde ha varit absoluta men du lämnade dem alla släktingar, redigerar du den ursprungliga formeln enligt följande:

Dubbelklicka på cellen med formeln eller tryck på F2 för att redigera den.
Placera infogningspunkten någonstans på referensen som du vill konvertera till absolut.
Tryck på F4.
När du är färdig med redigering klickar du på Enter-knappen på formulärfältet och sedan kopierar du formeln till det splittrade cellområdet med fyllhandtaget.

Var noga med att trycka F4 bara en gång för att ändra en cellreferens till helt absolut som jag beskriver tidigare. Om du trycker på F4-funktionsknappen en gång till, slutar du med en så kallad blandad referens, där endast raddelen är absolut och kolumndelen är relativ (som i E $ 12). Om du trycker på F4 igen kommer Excel upp med en annan typ av blandad referens, där kolumndelen är absolut och raddelen är relativ (som i $ E12). Om du fortsätter och trycker på F4 igen ändras Excel-referensnumret till helt relativ (som i E12).

När du är tillbaka där du startade kan du fortsätta använda F4 för att cykla genom samma uppsättning cellreferensändringar om igen.

Om du använder Excel 2016 på en enhet utan tillgång till ett fysiskt tangentbord med funktionstangenter (till exempel en pekskärmsplattform), kan du bara konvertera celladresser i formuläret i förhållande till absolut eller någon form av blandad adress är att öppna peka tangentbordet och använda det lägga till dollar tecknen före kolumn bokstaven och / eller rad nummer i lämplig cell adress på Formula bar.